La présente circulaire remplace la circulaire 2015-019 datée du 18 juin 2015 et apporte des modifications quant au financement ainsi qu’à la gestion et l’utilisation des sommes non dépensées. Elle a pour objet de déterminer les paramètres budgétaires relatifs au financement des comités des usagers et des comités de résidents des établissements publics et des établissements privés du réseau de la santé et des services sociaux. Ces paramètres sont effectifs à partir de l’exercice financier 2016-2017.

Le 1^er avril 2015, la Loi modifiant l'organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l'abolition des agences régionales (Loi) entrait en vigueur. Celle-ci permet de consolider et de poursuivre les efforts déjà consentis pour l’amélioration du système de santé et de services sociaux, notamment en confiant à un centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) une responsabilité populationnelle au cœur d’un réseau territorial de services.

Au sein de ces CISSS nouvellement créés, la Loi exige la mise sur pied d’un comité des usagers du centre intégré (CUCI), lequel est responsable de l’ensemble des comités des usagers présents dans les établissements fusionnés ou regroupés sous le CISSS. Cette nouvelle structure de coordination, bien que présente uniquement dans les CISSS, ainsi que les nouveaux contours budgétaires et organisationnels découlant de la mise en œuvre de la Loi, ont entraîné la révision des paramètres budgétaires jusqu’ici en vigueur pour l’ensemble des comités des usagers œuvrant au sein des établissements publics et privés.  

La Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS) prescrit notamment qu’un « comité des usagers est institué pour chaque établissement et ce dernier doit, dans le cas d'un établissement public ou d'un établissement privé conventionné visé à l'article 475, lui accorder le budget particulier fixé à cette fin dans son budget de fonctionnement ou, dans le cas d'un établissement privé non conventionné, le montant versé à cette fin par le ministre » (art. 209).

En outre, la Loi maintient l’existence des comités des usagers institués au sein des établissements publics avant le 1^er avril 2015. Elle prévoit que le « centre intégré doit accorder à tout comité des usagers dont l’existence est ainsi continuée le budget particulier fixé à cette fin dans son budget de fonctionnement » (art. 203, Loi). Un CISSS doit également « accorder au comité des usagers [CUCI] le budget particulier fixé à cette fin dans son budget de fonctionnement » (art. 60, Loi).

Enfin, rappelons que lorsque « l'établissement exploite un centre offrant des services à des usagers hébergés, il doit mettre sur pied, dans chacune des installations du centre, un comité de résidents » (art. 209, LSSSS).

Pour l’application de la présente circulaire, les budgets particuliers accordés aux CUCI sont précisés en annexe. Pour les autres comités des usagers des établissements publics et privés conventionnés, les budgets particuliers correspondent aux budgets qui leur ont été alloués au cours de l’année financière 2014-2015. 

Ceux-ci incluent un montant majoré de 1 000 $ pour chacun des comités de résidents fonctionnels sous l’égide du comité des usagers.

Pour les établissements privés non conventionnés, le budget annuel alloué est fixé à 6 000 $ par comité des usagers. Celui-ci est majoré de 1 000 $ pour chacun des comités de résidents sous son égide.

Les établissements privés non conventionnés liés à un contrat d’achat de services d’hébergement et de soins de longue durée en mode partenariat public-privé ne sont pas assujettis à la présente circulaire. Les modalités qui doivent s’appliquer sont prévues à l’intérieur des ententes de partenariat. 

Il est de la responsabilité du comité des usagers (CU) de s’assurer que chaque comité de résidents dispose des ressources nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Par ailleurs, il ne peut y avoir de comité de résidents là où un CU est déjà présent. À ce titre, l’adresse civique d’un comité de résidents doit être différente de celle du CU de l’établissement.  

Notons que l’établissement peut proposer aux CU, des modalités afin de les soutenir dans leur suivi budgétaire.

Pour l’année financière 2016-2017, le budget annuel du CUCI provient des surplus accumulés jusqu’au 31 mars 2015 par les CU de l’établissement. 

À compter de 2017-2018, le budget annuel du CUCI lui sera octroyé par l’établissement à même les sommes disponibles à leur enveloppe budgétaire dédiée au programme service « Administration ».

Établissements publics 

Au 31 mars 2016, les sommes non dépensées relatives au budget alloué pour les CU devront faire l’objet d’une inscription à titre de revenu reporté. Ces sommes visent entre autres les éléments suivants :

• l’excédent des sommes accumulées par les CU avant le 31 mars 2015;
• les sommes non dépensées issues des montants alloués pour le financement de l’exercice 2015-2016;
• le cas échéant, le financement du CUCI réservé à partir des surplus accumulés au 31 mars 2015 pour l’exercice 2016-2017.

Ces revenus reportés, outre que ceux réservés au financement du CUCI, devront au cours de l’exercice 2016-2017, servir exclusivement à soutenir la réalisation, par le CU, de projets spéciaux non récurrents, visant à renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations ou à promouvoir l’amélioration de leur qualité de vie.

Pour un CISSS, ces projets spéciaux non récurrents seront pilotés par les CU, après un arbitrage du CUCI, en tenant compte d’une représentativité équitable des différents comités, missions, clientèles et territoires desservis. Les revenus reportés pourront ainsi être utilisés par l’un ou l’autre des CU de l’établissement, y compris par le CUCI.

Pour les exercices subséquents, les établissements publics pourront comptabiliser un revenu reporté à l’égard des sommes non dépensées au cours d’un exercice. Ces sommes spécifiques pourront être reportées pour une période maximale d’un an. Après cette période, l’excédent des sommes allouées qui n’auront pas été encourues devra être constaté au résultat de l’exercice par l’établissement.

Établissements privés conventionnés

Au 31 mars 2016, les sommes non dépensées pourront faire l’objet d’une inscription à titre de revenus reportés. Ces sommes devront être utilisées par le CU au cours de l’exercice 2016-2017 et devront servir à soutenir la réalisation de projets spéciaux, non récurrents, visant à renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations ou à promouvoir l’amélioration de leur qualité de vie.

À compter de l’exercice qui se terminera le 31 mars 2017, tant les sommes allouées pour l’exercice 2016-2017 que les revenus reportés au 31 mars 2016 qui n’auront pas été dépensés par le CU devront être inscrits à titre de compte à payer à l’égard du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) par l’établissement privé conventionné. Ce compte à payer fera l’objet d’une analyse par le MSSS.

Établissements privés non conventionnés

Au 31 mars 2016, les sommes non dépensées pourront faire l’objet d’une inscription à titre de revenus reportés. Ces sommes devront être utilisées par le CU au cours de l’exercice 2016-2017 et devront servir à soutenir la réalisation de projets spéciaux, non récurrents, visant à renseigner les usagers sur leurs droits et leurs obligations ou à promouvoir l’amélioration de leur qualité de vie.

À compter de l’exercice qui se terminera le 31 mars 2017, tant les sommes allouées pour l’exercice 2016-2017 que les revenus reportés au 31 mars 2016 qui n’auront pas été dépensés par le CU, devront être inscrits à titre de compte à payer par l’établissement privé non conventionné à l’égard du CISSS de son territoire. Ce compte à payer fera l’objet d’une analyse par le CISSS. Au terme de cette analyse, l’excédent des sommes allouées devra être constaté au résultat de l’exercice par le CISSS.

Au cours du processus régulier d’allocation budgétaire, le MSSS allouera à tous les établissements, les budgets de leurs CU respectifs. Les établissements seront ainsi habilités à accorder à leurs comités des usagers et de résidents leur budget annuel, et ce, conformément aux nouveaux paramètres budgétaires de la circulaire. Les CU se verront ainsi allouer, au début avril de chaque année, 50 % du budget annuel leur étant habituellement accordé. Un deuxième versement sera effectué pour la seconde portion de l’année et, le cas échéant, sera ajusté en fonction des sommes non dépensées par les CU au 31 mars de l’exercice précédent.

Dans l’éventualité où un établissement reçoit un don destiné spécifiquement à un CU, l’établissement doit rendre la totalité de ce don disponible au CU concerné sans réduire son financement annuel. Ainsi, l’établissement devra comptabiliser le don reçu en conformité avec les modalités décrites au principe directeur 2.14 « Revenus et revenus reportés » du Manuel de gestion financière. 

Les établissements publics et privés conventionnés doivent présenter les informations relatives aux CU selon la forme prescrite au rapport financier annuel AS-471. 

Les dépenses encourues à l’égard des CU doivent être présentées dans les charges non réparties au rapport financier annuel AS-471.

La reddition de comptes du CU se fait auprès du conseil d’administration de son établissement (public ou privé), ou le propriétaire de l’établissement privé (le cas échéant). Elle permet au comité de rendre compte de ses activités et de ses dépenses, ainsi que celles des comités sous sa responsabilité. Pour les CISSS, cette responsabilité est confiée au CUCI. Les gabarits fournis en annexe doivent être utilisés (rapport d’activités et rapport financier des comités des usagers). 

Le CU doit notamment y formuler une liste des enjeux prioritaires et ses recommandations pour l’amélioration de la qualité. La reddition de comptes complète doit être transmise au conseil d’administration avant le 31 mai de chaque année.

Enfin, au plus tard le 30 septembre suivant de chaque année, le conseil d’administration, ou le propriétaire de l’établissement, transmets au MSSS cette reddition de comptes, ainsi que la description des suivis qu’il a accordé, ou qu’il entend donner aux recommandations formulées à son attention, par son CU. 

Les établissements publics et privés doivent informer leurs CU, des présents paramètres budgétaires qui sont effectifs à compter de 2016-2017.