La présente circulaire a pour but de transmettre aux établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) la version 2024-2025 du nouveau rapport mensuel et trimestriel (formulaire AS-617), ci-après rapport périodique, et de les informer des modalités entourant les informations qu’ils doivent acheminer au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) au cours de l’exercice financier 2024-2025, afin d’assurer le suivi de la situation financière. 

En vertu des articles 3 et 4 de la Loi sur l’équilibre budgétaire du réseau public de la santé et des services sociaux (RLRQ, chapitre E-12.0001), ci-après la Loi, un établissement public du RSSS doit maintenir l’équilibre budgétaire entre ses dépenses et ses revenus en cours d’exercice financier et ne doit encourir de déficit à la fin d'une année financière.

Il revient à la responsabilité du Président-directeur général (PDG) ainsi qu’au conseil d’administration (C.A.) de prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect des lois, règlements et directives.   

En vertu de l’article 10 de la Loi, le directeur général d’un établissement public doit, s’il est d’avis que le maintien de l’équilibre budgétaire de l’établissement est menacé au cours d’une année financière, en informer sans retard le C.A. de l’établissement. 

Dès que le C.A. constate que l’équilibre budgétaire ne pourra être respecté, il doit procéder à la modification du budget de fonctionnement de l’établissement pour y intégrer, comme dépense, tout déficit anticipé et en informer l’agence et le ministre. Un plan de redressement doit également être élaboré et soumis au ministre qui l’approuve avec ou sans modification. 

De plus, en vertu de l’article 11 de la Loi, lorsque la situation financière d’un établissement public le justifie, particulièrement lorsque le maintien de l’équilibre budgétaire de cet établissement est menacé, le ministre peut établir des mécanismes de contrôle afin de s’assurer de l’atteinte de l’objectif de la présente loi. Il peut notamment exiger de cet établissement la mise en place d’un programme d’évaluation ou d’un programme de vérification interne.  

Les établissements publics du RSSS doivent transmettre au MSSS une version préliminaire du rapport périodique au plus tard le 10^e jour ouvrable suivant la fin de chaque mois et acheminer la version finale de ce rapport périodique dûment complété selon la forme prescrite, au plus tard le 30^e jour calendrier suivant la fin de chaque mois. Les établissements publics du RSSS doivent compléter les informations requises en considérant tous les éléments mentionnés dans la présente circulaire et dans les annexes suivantes : 

• Annexe 1 : Mise à jour 2024-2025 du rapport mensuel et trimestriel (formulaire AS-617) - Liste des principales modifications  
• Annexe 2 : Calendrier - Date limite de transmission électronique
• Annexe 3 : Lettre de déclaration type
• Annexe 4 : Exemple de résolution du conseil d’administration
• Annexe 5 : LPRG-Web : Éléments à considérer lors de la production du rapport mensuel et trimestriel (formulaire AS‑617) - 2023‑2024 

Conformément à l’article 3 de la Loi, un établissement public du RSSS doit, en cours d’année financière, maintenir l’équilibre entre ses dépenses et ses revenus. Cette exigence légale s’applique aux résultats globaux de l’établissement (Manuel de gestion financière, Principes directeurs 3.4 du chapitre 01).

Un Plan d'équilibre budgétaire (PEB) est donc requis lorsque l’établissement prévoit une perspective déficitaire au fonds d’exploitation au 31 mars 2025. Dans ce contexte, l’établissement public du RSSS doit élaborer et soumettre au MSSS un PEB dûment approuvé par son C. A. et ce, le plus rapidement possible. 

Dans le cas où l’établissement prévoit utiliser des surplus cumulés pour couvrir un déficit, en tout ou en partie, il ne doit pas présenter cette utilisation à titre de mesure dans un PEB. Toutefois, il devra l’indiquer dans sa lettre de déclaration. Il devra également fournir l’information pour permettre au MSSS d’apprécier le respect de l’utilisation des surplus cumulés.

Le dépôt ou non d'un PEB au MSSS ne soustrait en aucun temps le C.A. d'un établissement public du RSSS de son obligation de respecter l'article 3 de la Loi. 

Les établissements publics du RSSS doivent obligatoirement produire un rapport périodique dans la forme et le format prescrits, conformément au calendrier de production à l'annexe 2 de la présente circulaire ainsi qu'à l'annexe 5 pour les éléments à considérer.

Les établissements publics du RSSS doivent également produire un rapport périodique trimestriel dans la forme et le format prescrits, lequel comprend : 

• une copie numérisée de la résolution du C. A. à l’égard de l’adoption du rapport périodique trimestriel (annexe 4); 
• une copie numérisée de la lettre de déclaration (annexe 3) signée par le président-directeur général ou le directeur général de l’établissement attestant notamment de : 
  • l’adoption du rapport périodique du trimestre concerné en précisant la date d’adoption par le C. A. ainsi que les résultats qui en découlent; 
  • l’engagement de l’établissement à :  
    • faire figurer le respect de l’obligation d’équilibre budgétaire sur la base de résultats établis en conformité avec la Loi, pour l’exercice financier visé, parmi ses priorités de gestion;
    • s’être assuré d’avoir présenté une information financière claire, fidèle et basée sur des méthodes d’enregistrement et de contrôle valables;
    • élaborer un rapport périodique sur la base d’un niveau de revenus autorisés formellement par le MSSS et de dépenses vraisemblables;
    • prendre les dispositions permettant d’assurer un suivi périodique rigoureux de la situation financière de l’établissement et en faire état, conformément aux circulaires en vigueur;  
    • aviser sans délai le C. A. et le MSSS de toute situation pouvant compromettre l’équilibre budgétaire et financier de l’exercice financier concerné;  
    • le cas échéant, assurer un suivi rigoureux de la réalisation de toutes les mesures de redressement budgétaire intégrées à la planification trimestrielle; 
    • confirmer que les mesures approuvées précédemment n'ont pas d'effet défavorable sur l'accessibilité des services à la population ni sur la qualité en hygiène et salubrité de ses installations; 
    • confirmer qu’aucun événement n'est survenu ou n’est sur le point de survenir et qu’aucun fait n’a été découvert à ce jour pouvant avoir un effet significatif sur les prévisions financières de l’établissement pour l’exercice financier en cours.
• Le cas échéant, l’établissement public du RSSS doit produire un PEB présentant les mesures de redressement requises pour assurer l’équilibre budgétaire et financier au fonds d’exploitation au 31 mars 2025. Le PEB proposé doit notamment :
  • être présenté sous la forme prescrite à l’annexe 5 « Grille d’analyse des mesures de redressement budgétaire » de la dernière version de la circulaire codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux - Planification budgétaire (formulaire RR-446); 
  • faire état de l’impact potentiel de la réalisation de chacune des mesures de redressement sur l’accessibilité et la qualité des services à la population et sur le personnel;  
  • être dûment approuvé par le C. A. de l’établissement. Une copie de la résolution doit être transmise au MSSS; 

L’annexe 4 de la dernière version de la circulaire codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux - Planification budgétaire (formulaire RR-446) présente un guide détaillé, expliquant la marche à suivre pour remplir la grille d’analyse.

Bien que l’article 10 de la Loi prévoie que le PEB doit être soumis au MSSS et approuvé avec ou sans modification, les mesures de redressement établies n’ayant pas d’impact sur l’organisation des services, particulièrement sur l’accès aux soins et aux services et ne contrevenant pas à une norme ou aux directives ministérielles ou gouvernementales, doivent être réalisées sans délai.

Dans le cadre de l’exécution budgétaire, l’établissement public du RSSS doit transmettre au MSSS par voie électronique: 

• Le rapport périodique (mensuel et trimestriel, formulaire AS-617) pour l’exercice financier 2024-2025 avec l’application LPRG-Web au chemin d'accès https://www.lprg.rtss.qc.ca/.
• Le cas échéant, un PEB dûment adopté par le C. A. ainsi qu’une copie de la résolution adoptant ce PEB à l’adresse sfrp@msss.gouv.qc.ca, à l’attention de madame Kathleen Munger, Sous-ministre adjointe. Une version en format Excel du PEB doit aussi être incluse dans l’envoi.
• Le cas échéant, un suivi des mesures du PEB sous la forme prescrite à l’annexe 7 « Suivi des mesures de redressement budgétaire » de la dernière version de la circulaire codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux - Planification budgétaire (formulaire RR-446).

La version préliminaire du rapport périodique doit être transmise au MSSS par chaque établissement au plus tard le 10^e jour ouvrable suivant la fin de chaque mois. La version finale de ce rapport périodique doit être produite et acheminée par voie électronique par chaque établissement public du RSSS, au plus tard le 30^e jour calendrier suivant la fin de chaque mois visé et doit refléter la situation financière de l’établissement à la fin de ces mois. 

Le cas échéant, lorsque l'établissement n'est pas en mesure de produire le rapport selon l'échéance prescrite, une demande de report d'échéance doit être adressée à l'adresse sfrp@msss.gouv.qc.ca , et ce, en précisant les raisons du délai et la date prévue de transmission.