Afin d’assurer une prestation de soins et de services de qualité et sécuritaires par le personnel des agences privées de placement (agence) auprès des usagers du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) tout en poursuivant l’objectif de réduction de la main-d’oeuvre indépendante (MOI), la présente circulaire a pour but de préciser les paramètres contractuels entre un établissement public ou privé conventionné (établissement) et une agence.

Les règles visent le recours à la MOI pour l’ensemble des titres d’emploi prévus à la nomenclature des titres d’emploi, des libellés, des taux et des échelles de salaire du RSSS.

L’utilisation des personnes salariées du RSSS est privilégiée par rapport à la MOI. Cette dernière constitue une solution de dernier recours afin d’assurer l’accessibilité, la continuité des services ainsi que la sécurité des usagers alors que toutes les autres mesures sont épuisées par l’établissement.

1. L’établissement prend des mesures afin d’assurer la qualité et la sécurité des soins et des services dispensés à sa clientèle par la MOI. 
2. Le recours à la MOI fait l’objet d’une entente contractuelle écrite (entente) liant un établissement et une agence. 
3. Toute entente avec une agence doit prévoir des ratios de quarts de travail défavorables par rapport à l’ensemble des quarts de travail effectué par le personnel de cette agence, lorsque les besoins de l’établissement le justifient. 
4. L’établissement peut solliciter du personnel d’agence uniquement auprès des agences retenues au terme du processus d’appel d’offres effectué par le Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG).
5. Nonobstant le paragraphe qui précède, l’établissement peut conclure des ententes de gré à gré si le titre d’emploi qu’il sollicite n’est pas inclus dans les devis du CAG ou que les agences qualifiées en vertu des appels d’offres du CAG ne sont en mesure de combler l’ensemble des affectations requises par l’établissement, et ce, aux conditions suivantes :

1. L’entente avec l’agence prévoit les mêmes conditions que celles prévues aux ententes du CAG à l’exception des conditions tarifaires;
2. L’agence détient le permis requis octroyé par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail (CNESST), le cas échéant;
3. Le président-directeur général ou le directeur général de l’établissement, selon le cas, autorise la signature de l’entente.

Toute entente doit être conforme à la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1)¹, notamment pour ce qui concerne les appels d’offres.

Pour des fins d’optimisation, les appels d’offres doivent être administrés par le CAG, à l’exception des contrats de gré à gré. Chaque appel d’offres peut notamment être lancé pour un seul établissement, un regroupement d’établissements ou une région sociosanitaire. 

Les particularités et les besoins spécifiques des différents types d’établissements au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2) seront pris en considération par le CAG dans les modalités d’appel d’offres, notamment afin de s’assurer de la disponibilité de la MOI en temps requis.

La durée de l’entente ne pourra pas, sauf exception, dépasser un an afin de permettre d’en évaluer les impacts, d’en réviser la teneur, au besoin, et d’inclure aux devis de nouvelles agences sur une base régulière.

L’appel d’offres ainsi que toute entente avec une agence doivent inclure :

• Les paramètres du programme d’orientation et de développement des compétences pour le personnel de l’agence comme déterminé par l’établissement, et ce, exclusivement aux frais de l’agence.
• La preuve, par l’agence, du contrôle de la validité des permis d’exercice et des exigences de formation et d’expérience.
• L’attestation, par l’agence, de la vérification des antécédents judiciaires de son personnel.
• Les critères établis par le CAG pour le choix des personnes pouvant être admissibles à une affectation dans le ou les établissements concernés.
• Les modalités applicables pour l’agence qui, à titre d’employeur, demeure toujours responsable de l’appréciation du rendement du personnel d’agence, du contrôle de la qualité des soins incluant les situations à risque et de la formation continue.
• Les modalités de suivi par l’agence des personnes affectées lors de plaintes, d’enquêtes ou de rendement insatisfaisant invoqué par l’établissement.
• L’interdiction pour l’agence d’affecter dans la région toute personne ayant déjà un lien d’emploi avec un établissement du RSSS ou sur l’ensemble des régions incluses dans un pôle, si cette personne travaille pour un établissement situé au sein de l’un des deux pôles régionaux.
• L’engagement de l’agence et de son personnel de ne pas solliciter un employé d’un établissement auquel il est lié par une entente, afin qu’un tel employé devienne membre de son personnel.
• La garantie de l’agence d’affecter le nombre de personnes convenu selon l’horaire de travail en vigueur pour une période donnée.
• La preuve par l’agence qu’elle détient le permis d’agence requis octroyé par la CNESST.
• Les modalités permettant à un établissement de recruter une personne qui y a déjà été affectée, sans que celles-ci ne puissent excéder l’équivalent de trois mois d’honoraires.
• Une déclaration indiquant que le personnel affecté par l’agence est soumis aux mêmes obligations professionnelles et déontologiques que le personnel régulier de l’établissement, notamment en ce qui concerne la poursuite de l’affectation en l’absence d’une relève adéquate.
• Le respect de l’ensemble des obligations dévolues aux agences en vertu de toute loi, tout règlement et tout arrêté ministériel en vigueur.
• Des ratios de quarts de travail défavorables (soir, nuit et fin de semaine) à être effectués par rapport à l’ensemble des quarts de travail effectués par le personnel d’une agence lorsque les besoins de l’établissement le justifient.

Une disposition prévoyant que, pour chaque période de facturation, des pénalités contractuelles équivalentes à un minimum de 20 % de l’ensemble des honoraires facturés au cours de la période seront exigées si les ratios totaux du temps travaillé par le personnel de l’agence pour la période ne respectent pas les ratios prévus à l’entente.

Sont institués deux pôles régionaux, lesquels sont composés des établissements situés dans les régions sociosanitaires suivantes :

• Pôle de la région de Montréal :
  • Montréal,
  • Laval,
  • Montérégie,
  • Laurentides,
  • Lanaudière.
• Pôle de la région de Québec :
  • Capitale-Nationale,
  • Chaudière-Appalaches.

Chacun des pôles doit déposer au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) un plan visant la réduction du recours à la MOI. Ce plan doit, entre autres, prévoir les éléments qui suivent :

• Les objectifs annuels de réduction de la MOI doivent être au moins équivalents à ceux inclus à la planification stratégique du MSSS.
• Les établissements doivent s’engager à ce que la moyenne des heures d’utilisation de la MOI, pour les mois de décembre 2021 à mars 2022, soit égale ou inférieure à celle de la période d’avril 2021 à novembre 2021.
• Chaque établissement doit recourir uniquement à la MOI qui lui est actuellement affectée et qui ne requiert pas de nouvelles périodes d’orientation, et ce, dès le 1^er novembre 2021, sauf exceptions spécifiquement prévues au plan. 
• Chaque pôle doit mettre en oeuvre la présente circulaire et réviser les ententes qui ne sont pas conformes, le cas échéant.

Chaque pôle doit s’assurer que la mise en oeuvre de leur plan débute, au plus tard, le 1^er décembre 2021.

Ces règles administratives s’appliquent à compter de la date de transmission de cette circulaire.

Les établissements qui disposent d’ententes qui ne s’inscrivent pas dans les paramètres de la présente circulaire devront les revoir soit à la date de la fin de l’entente actuelle ou avant cette date si des dispositions permettant de rouvrir l’entente y sont prévues.

Si les ententes sont à durée indéterminée, les ententes devront avoir été modifiées avant le 1^er juillet 2022.

L’utilisation, par l’établissement, des services d’une ou de plusieurs agences fera l’objet d’un suivi dans le cadre des mécanismes liés à l’entente de gestion et de l’annexe C du rapport financier annuel (formulaire AS‑471) (RFA (AS‑471)) pour les pages 832-00 et 833-00 ou toute autre reddition de compte qui sera mise en place par le MSSS.

De plus, un suivi du respect des modalités de la circulaire sera effectué par le biais du questionnaire à l’intention de la haute direction, lequel fait partie du RFA (AS‑471). Les établissements devront être en mesure, si nécessaire, de présenter explicitement leur plan visant la réduction ou l’élimination du recours à la MOI. 

Le service ressource cité en référence est disponible pour toute information additionnelle.