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Circulaire
Statut
En vigueur
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2003-021 01 02 11 01 2003-11-18
Sujet

Réseau des services intégrés et système d'évaluation : outil d'évaluation multiclientèle

Cette circulaire remplace celle du 4 mars 2003 (2003-002) même codification.
Expéditeur(s)

Le sous-ministre
Destinataire(s)
Les présidentes-directrices et présidents-directeurs généraux des régies régionales de la santé et des services sociaux et les directrices et directeurs généraux des établissements exploitant les missions CLSC, CHSLD, CH et CR et les associations d’établissements

Objet

L’adoption de l’outil d’évaluation multiclientèle, révisé selon les recommandations du Comité aviseur sur l’adoption d’un outil d’évaluation intégré des besoins des personnes en perte d’autonomie et de détermination des services requis, notamment en institution ou à domicile (septembre 2000), vise à favoriser l’intégration des services et des pratiques pour le mieux-être des personnes.

Description de l'outil d'évaluation multiclientèle (OEMC)

L’outil d’évaluation multiclientèle supporte six fonctions :

  • La « Prise de contact » sert à recueillir les données de l’usager pour décider de son admissibilité à un programme et de la priorité d’action. Elle contient aussi plusieurs des informations requises pour une référence à un autre établissement. 
  • L’« Évaluation de l’autonomie » permet d’évaluer l’autonomie de la personne et comprend le système de mesure de l’autonomie fonctionnelle connu sous le sigle SMAF.
  • L’« Évaluation de l’autonomie – Clientèle de soins court terme » peut être utilisée lorsque les besoins de services sont requis sur une courte période.
  • Le « Profil évolutif de l’autonomie » permet de suivre l’évolution des capacités de la personne.
  • Le « Plan d’intervention et d’allocation de services » vise à préciser les actions pour répondre aux besoins de services de la personne.
  • Le « Tableau de soins » représente sous forme graphique, la capacité fonctionnelle de la personne mesurée par le SMAF. Il est parfois appelé SMAF imagé. 

Outil d'évaluation multiclientèle sur support papier

L’outil d’évaluation multiclientèle sur support papier comprend six formulaires distincts :

  1. « Prise de contact » AS-750.
  2. « Évaluation de l’autonomie » AS-751.
  3. « Évaluation de l’autonomie – Clientèle de soins court terme » AS-752.
  4. « Profil évolutif de l’autonomie » AS-753.
  5. « Plan d’intervention et d’allocation de services » AS-754.
  6. « Tableau de soins » AS-755.

Les clientèles visées sont les personnes âgées de 65 ans ou plus et les personnes qui ont des incapacités ou des déficiences ou, une perte d’autonomie fonctionnelle. Cet outil, ou des sections pertinentes, doivent être utilisées lorsque ces clientèles sont dans le champ d’application de l’OEMC. Il doit servir à :

  • L’évaluation des clientèles et la planification des services à domicile et autres programmes du CLSC ;
  • L’évaluation des demandes d’orientation et d’admission ;
  • L’évaluation des usagers et la planification des soins et services des usagers en milieu d’hébergement et de soins de longue durée (CHSLD, RI et RTF), qu’ils soient hébergés de façon temporaire ou permanente ;
  • Aux intervenantes et intervenants des centres hospitaliers (CH) et des centres de réadaptation (CR) lorsqu’ils auront à référer un usager à un CLSC ou à un CHSLD et vice versa.

Demande de services interétablissement (DSIE)

Définition de la demande de services interétablissements

La demande de services interétablissements (DSIE) est un outil de référence sur support informatique, utilisé à l’intérieur d’un continuum de soins et services. Cet instrument de communication regroupe l’information nécessaire pour que l’établissement ou un partenaire du réseau qui reçoit une demande de services puisse en évaluer la recevabilité, planifier et mettre en place les services prévus.

Harmonisation OEMC & DSIE 

La DSIE comprend plusieurs données qui correspondent à celles de l’OEMC, notamment les éléments recueillis dans le formulaire de la « Prise de contact ». La présentation des données et l’harmonisation des termes ont été recherchées pour favoriser l’échange et la continuité de l’information. L’optimisation de cette normalisation sera réalisée lors de la disponibilité de l’OEMC sur support électronique.

Évolution de l'OEMC

L’outil d’évaluation multiclientèle et sa composante, le système de mesure de l’autonomie fonctionnelle (SMAF) sur support papier ou électronique, ne doivent en aucun cas, faire l’objet de modification par les utilisateurs. Les personnes intéressées à faire des commentaires ou à proposer des suggestions pourront s’adresser aux instances mises en place pour l’évolution de cet outil qui sont le Comité scientifique et le Groupe de travail de l’OEMC dans le cadre de l’informatisation des réseaux de services intégrés.

Comité scientifique

Un comité scientifique est constitué afin de s’assurer que le processus d’évaluation et les instruments qui le sous-tendent, s’adaptent aux besoins de la clientèle et suivent les changements des pratiques professionnelles. 

Des outils complémentaires, pour une évaluation plus approfondie de certains usagers qui présentent une problématique particulière, seront ajoutés à cet outil de base. L’addition de tels outils, sur support papier et électronique, se fera à la suite d’une analyse de pertinence et d’efficacité, et ce, au fur et à mesure de leur disponibilité. 

Groupe de travail de l'OEMC 

Un groupe de travail formé d’utilisateurs de l’outil d’évaluation multiclientèle est constitué pour définir les besoins tant pour la version papier que pour la version électronique.

Formation sur l'OEMC

La formation des utilisateurs de l’outil d’évaluation multiclientèle relève de chaque régie régionale de la santé et des services sociaux. Le programme de formation a été développé par le Centre d’expertise de l’Institut universitaire de gériatrie de Sherbrooke. Des personnes sont habilitées par un processus d’accréditation à offrir la formation aux utilisateurs dans leur région respective.

Le Centre d’expertise en gérontologie et en gériatrie inc. offre aux établissements et aux régies régionales, des sessions de formation selon des modalités à discuter entre les parties.

Matériel pour la formation 

Le matériel pédagogique développé pour la formation est disponible dans chacune des régies régionales de la santé et des services sociaux

Cahier de l'utilisateur

Le cahier de l’utilisateur est disponible en français et en anglais auprès de votre régie régionale.

Guide sommaire de l'utilisation de l'OEMC 

Le Guide sommaire de l’utilisation de l’OEMC est accessible en français et en anglais en fichier pdf sur le site Web du MSSS à l’adresse suivante : https://publications.msss.gouv.qc.ca/msss/document-001411/.

Indicateurs de l'intensité des services pour la clientèle admise en CHSLD

L’information concernant l’intensité des services est demandée sous deux angles. L’établissement qui exploite un CHSLD doit fournir les heures-soins travaillées (services rendus) auprès de cette clientèle dans le Rapport financier annuel AS-471. Cet établissement doit aussi répartir les usagers admis en CHSLD selon les heures-soins requises (services requis) dans le Rapport statistique annuel AS-478. 

Ce dernier indicateur doit être révisé en raison des suites à donner aux Orientations ministérielles sur les services offerts aux personnes en perte d’autonomie et au rapport sur L’allocation des ressources et la budgétisation des services de CLSC et de CHSLD qui préconisent l’implantation d’une classification des besoins de la clientèle selon des profils types. 

En attendant, l’établissement qui exploite un CHSLD procède pour la reddition de comptes selon les indications suivantes :

Rapport financier AS-471 
L’établissement qui exploite un CHSLD doit continuer de fournir les heures-soins travaillées dans le rapport financier annuel.

Rapport statistique annuel AS-478 
L’établissement qui exploite un CHSLD n’est plus tenu, à moins d’indication contraire, de fournir la répartition des usagers selon les heures-soins requises tel qu’il était prescrit dans le rapport statistique annuel.

Des travaux sont amorcés afin de réviser l’indicateur de la mesure de la lourdeur des cas. Les données retenues pour le calcul d’un nouvel indicateur seront intégrées au système d’information clientèle concerné, soit le système d’information clientèle en centre d’hébergement et de soins de longue durée (SICHELD).

Distribution des formulaires de l'OEMC

Les formulaires de l’outil d’évaluation multiclientèle sont disponibles chez le fournisseur selon les procédures régulières. Les informations nécessaires sont communiquées à l’ensemble du réseau par les responsables de la distribution des formulaires.

Les six formulaires sont accessibles en fichier pdf sur le site Web du ministère de la Santé et des Services sociaux à l’adresse suivante : http://www.msss.gouv.qc.ca/sujets/groupes/pa_outil.html.

Version anglaise de l'OEMC 

La version anglaise de l’outil d’évaluation multiclientèle est accessible aux intervenants du réseau. Les formulaires en anglais constituent une référence pour aider à la prestation des services. L’offre de service motive que les intervenants aient accès à la formulation française et anglaise de l’OEMC, outil reconnu pour l’implantation et l’usage d’un langage commun dans le réseau.

Les six formulaires en anglais sont accessibles en fichier pdf sur le site Web du ministère de la Santé et des Services sociaux à l’adresse suivante : http://www.msss.gouv.qc.ca/sujets/groupes/pa_outil.html

La version anglaise des deux formulaires de l’OEMC les plus susceptibles d’être consultés par les usagers sont disponibles, en format papier, chez le fournisseur selon les procédures régulières. Ces formulaires sont :

  • L’évaluation de l’autonomie : formulaire AS-751A_Autonomy assessment
  • Le tableau de soins : formulaire AS-755A_Care table

Droits d'utilisation et d'information exclusif au MSSS

L’outil d’évaluation multiclientèle et sa composante, le système de mesure de l’autonomie fonctionnelle (SMAF) sont des œuvres protégées en vertu de la Loi sur le droit d’auteur. Le ministère a acquis les droits exclusifs d’utilisation et de diffusion de ces outils sur support papier et électronique dans les limites territoriales du Québec.

Le ministère a donc les droits exclusifs pour l’informatisation de l’outil d’évaluation multiclientèle et sa composante, le SMAF. En outre, les ententes stipulent que le développement de l’OEMC et de sa composante, le SMAF, sur support électronique, doivent respecter les orientations technologiques et recevoir la certification nécessaire pour son utilisation sur le réseau de télécommunications sociosanitaire (RTSS).

Transition et disponibilité des formulaires du CTMSP

Les formulaires de l’outil d’évaluation multiclientèle remplacent les formulaires AS-525 à AS-527 et AS-525A à AS-527A de la Classification par types en milieux de soins et services prolongés (CTMSP). Le ministère a rendu disponibles ces outils jusqu’au 1er avril 2003. Il continuera de diffuser certains autres jusqu’à une autre date selon les indications mentionnées en annexe. Les formulaires français et anglais pour l’évaluation médicale seront diffusés jusqu’à leur remplacement. Ceux de la détermination des services requis seront disponibles jusqu’à leur remplacement ou leur annulation selon les décisions qui seront prises pour le choix de l’indicateur de la lourdeur de la clientèle et de la classification des besoins de la clientèle selon des profils types. 

Suivi

Nous vous demandons d’informer votre personnel et vos partenaires de ces mesures. Si des renseignements supplémentaires vous étaient nécessaires dans ce dossier, n’hésitez pas à communiquer avec le service ressource cité en référence.



















Le sous-ministre,


Original signé par

Juan Roberto Iglesias
Direction(s) ou service(s) ressource(s)
NomCoordonnée(s)
Service des personnes âgées 418 266-6855
Annexe(s) et pièce(s) jointe(s) à la circulaire
 Nom du documentDate
2003-021_Annexe (2003-11-18)_1.PDF 2003-11-18
Politique d'accessibilité
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