La présente circulaire définit les modalités entourant les informations que les établissements du réseau de la santé et des services sociaux doivent transmettre périodiquement au ministère de la Santé et des Services sociaux concernant la rémunération du personnel cadre et salarié. Cette transmission de données est sous l’égide d’un protocole entre le ministère de la Santé et des Services sociaux et les centres informatiques.

Ces données sont nécessaires pour permettre :

• l’évaluation des coûts des demandes syndicales et des offres gouvernementales dans le cadre des négociations des conventions collectives;
• la répartition entre les établissements des crédits obtenus du Conseil du trésor lors du renouvellement des conventions collectives;
• la production de données statistiques et financières concernant le personnel du réseau;
• la production d’indicateurs de gestion des ressources humaines notamment en matière de planification de main-d’œuvre et d’organisation du travail.

Le Ministère est propriétaire et responsable des banques de données ainsi constituées et s’assure du respect des lois en lien avec les informations reçues. Pour assurer le respect des critères de cohérence et d’uniformité de l’information produite, les données relatives à la paie doivent être normalisées. 

La constitution des banques de données requiert plusieurs fichiers devant être transmis majoritairement pour chacune des périodes de paie.  

La description de ces fichiers est reproduite à l’aide de trois annexes jointes à la présente circulaire. Ces annexes renferment la liste des variables concernées par chacun des fichiers demandés :

Annexe 1 :
information détaillée du relevé de paie en lien avec un individu, son poste et sa rémunération;

Annexe 2 :
information sur la structure organisationnelle de l’établissement;

Annexe 3 :   
information sur chacun des postes de l’établissement. Cette annexe concerne le volet planification de la main-d’œuvre et l’organisation du travail (PMO). 

À noter que l’information demandée doit, jusqu’à nouvel ordre, correspondre à celle relative à l’établissement (nom et code) selon la structure organisationnelle en vigueur au 31 mars 2015. 

Le Ministère invite les établissements à être très vigilants sur le respect et l’application des normes et pratiques de gestion. 

Chaque établissement doit s’assurer de la conformité des informations transmises pour obtenir des données uniformes et cohérentes afin de minimiser les impacts négatifs lors des différentes évaluations qui sont faites telles que l’analyse des coûts et des crédits. Ainsi, une attention très particulière doit être portée sur les données, notamment les centres d’activités, les titres d’emploi et les primes et, pour les hors-cadre et les cadres, la catégorie salariale cadre, la classe et la sous-classe. 

Concernant les centres d’activités, dans un contexte où l’information par programme et service devient la pierre angulaire de l’organisation et du financement, il est encore plus important d’utiliser les codes prévus au Manuel de gestion financière. Ceux-ci peuvent être consultés sur le site internet du Ministère à l’adresse suivante : 
http://g26.int.msss.rtss.qc.ca/Formulaires/MGF/ListeTableMatieres.aspx

Pour les titres d’emploi et les primes, les établissements sont invités à consulter le site internet du Comité patronal de négociation du secteur de la santé et des services sociaux (CPNSSS) à l’adresse suivante : https://www.cpnsss.gouv.qc.ca/index.php?titres-demploi-salaires-et-primes#nomenclature

Finalement, pour les hors-cadre et les cadres, la catégorie salariale cadre, la classe et la sous-classe peuvent être consultées à l’adresse ci-dessous en se référant au message aux abonnées du 24 juillet 2019 et son annexe :
http://g26.int.msss.rtss.qc.ca/Formulaires/Circulaire/ConsCirculaire.aspx?enc=T6DtYKV3Jvo=

Les centres informatiques qui agissent à titre d’agent payeur ont été avisés de l’entrée en vigueur de cette circulaire et doivent convenir d’un protocole de transmission de données avec le Ministère. Il en est de même pour les établissements qui produisent leurs données avec leur propre système informatique. 

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez communiquer avec la Direction de l’analyse et du soutien informationnel au 581 814-9100, poste 61399.