Utilisation des ressources matérielles et humaines d’un établissement par un « dispensateur de services »
1. Priorité à la clientèle du réseau de la santé et des services sociaux
L’établissement doit, avant tout, prioriser cette clientèle. En conséquence, un établissement ne peut pas s’engager à vendre ou à fournir des services ou à donner en location des espaces ou de l’équipement à un dispensateur de services de manière à nuire à sa propre prestation de services.
2. Conditions préalables
Un établissement peut permettre l’utilisation de ses ressources matérielles et humaines à un dispensateur de services uniquement si les conditions suivantes sont rencontrées :
- s’assurer que le dispensateur de services priorise la clientèle du réseau de la santé et des services sociaux;
- si les cibles ministérielles et cliniques, en termes de délais d’accès, ont totalement été atteintes et maintenues pour une période minimale et continue de six mois au jour où l’on souhaite permettre cette utilisation. Les cibles visées sont celles faisant partie des ententes de gestion et d’imputabilité conclues avec le ministre; des exemples de cibles ministérielles et cliniques sont inclus à l’annexe 1;
- avoir préalablement fait l’objet d’une politique de l’établissement entérinée par le conseil d’administration;
- avoir préalablement établi les tarifications et les modalités de paiement et fait connaître la procédure aux dispensateurs de services et à la clientèle;
- avoir préalablement mis en place un mécanisme d’identification des services non assurés rendus afin de récupérer minimalement les coûts que le dispensateur de services a engagés auprès des usagers concernés ou des assureurs privés ainsi qu’auprès des professionnels impliqués au sein de l’établissement;
- avoir préalablement mis en place un mécanisme de suivi entre les différents secteurs de dispensations de services et la direction des ressources financières au sein de l’établissement.
3. Entente écrite
L’établissement qui est autorisé à vendre ou fournir des services, à louer des espaces ou de l’équipement à un dispensateur de services doit conclure avec ce dernier une entente écrite établissant les exigences de l’établissement et balisant les responsabilités et les obligations de chacune des parties.
Cette entente doit, entre autres :
- être préalablement autorisée par le ministre en fonction des conditions énumérées au point 2;
- être entérinée par une résolution du conseil d’administration de l’établissement;
- comporter une clause permettant à l’établissement d’y mettre fin advenant que la fourniture de services à des dispensateurs de services nuise à la prestation de ses propres services;
- indiquer la tarification relative à la fourniture de services, d’espace ou d’équipement.
4. Facturation
4.1 Généralités
Sous réserve de ce qui est prévu aux paragraphes 4.2 et 4.3, l’établissement qui projette de vendre, fournir des services ou louer des espaces ou des équipements à un dispensateur de services, doit établir sa facturation en fonction des prix concurrentiels du marché. Ces prix ne peuvent pas être inférieurs à l’ensemble des coûts réels directs et indirects occasionnés par la prestation de services (administration et soutien aux services, gestion des bâtiments et des équipements, amortissement, etc.).
4.2 Particularités – Location d’espaces
La présente section s’applique aux projets de « location d’espaces », soit la location d’espaces identifiés en mètres carrés avec une durée de location déterminée et continue. Un bail qui est renouvelable ou pouvant être conclu de façon périodique et récurrente est considéré comme un bail de plus d’un an, nécessitant que le ministre approuve au préalable le projet de bail de location d’espaces.
Cette section ne s’applique pas à une « entente d’utilisation » qui désigne plutôt l’utilisation d’espaces précis pour un usage prédestiné de façon ponctuelle préétablie et pour une durée déterminée et incluant la prestation de services par l’établissement propriétaire (exemple : entente d’utilisation de salles d’opérations ou d’examens).
4.2.1 Principe
Concurremment à l’article 263, lorsqu’un établissement projette offrir des superficies en location d’espaces, il doit :
- obtenir au préalable une déclaration d’espaces excédentaires de son conseil d’administration identifiant une superficie précise et déterminant une durée; étant entendu que la superficie et la durée du bail de location ne pourront excéder la déclaration d’excédentarité, incluant toute période de renouvellement prévue au bail;
- offrir les espaces déclarés excédentaires via un processus d’appel d’offres public à moins, qu’exceptionnellement, le ministre ait autorisé l’établissement à ne pas procéder par appel d’offres public.
4.2.2 Location d’espaces de gré à gré
Concurremment à l’article 263, lorsque le ministre autorise exceptionnellement l’établissement à offrir de gré à gré des superficies en location d’espaces, ce dernier doit :
- obtenir au préalable une déclaration d’espaces excédentaires de son conseil d’administration identifiant une superficie précise et déterminant une durée; étant entendu que la superficie et la durée du bail de location ne pourront excéder la déclaration d’excédentarité, incluant toute période de renouvellement prévue au bail;
- obtenir, par une firme d’évaluateurs agréée par le ministre, un rapport sur la juste valeur locative des espaces visés; étant entendu que le coût de location ne pourra être inférieur à l’évaluation de juste valeur locative, à moins, qu’exceptionnellement, le ministre ait autorisé à louer à une valeur moindre; étant entendu que cette valeur ne devra être inférieure à l’ensemble des coûts réels directs et indirects occasionnés par la prestation de services (administration et soutien aux services, gestion des bâtiments et des équipements, amortissement, etc.).
Dans le cadre de l’application de l’article 263, le ministre approuve au préalable le projet de bail de location d’espaces.
4.3 Particularités – Laboratoire de biologie médicale
Les laboratoires de biologie médicale regroupent les activités de prélèvements, d’examens cliniques (procédures) et de production d’analyse.
La production d’une analyse ou d’un examen de biologie médicale implique la réception et l’enregistrement de l’échantillon primaire ou de l’aliquot dans le système d’information du laboratoire, la réalisation de l’analyse, la validation des résultats et la transmission du rapport.
Toute analyse ou examen de biologie médicale doit être effectué sous ordonnance médicale ou dentaire ou sous ordonnance d’un professionnel habilité à le faire par les lois et règlements applicables.
L’établissement peut accepter de recevoir et d’enregistrer des échantillons biologiques prélevés à des fins diagnostiques de la part d’un dispensateur de services ou de produire des analyses de biologie médicale, mais il n’en a pas l’obligation. S’il accepte, il doit conclure préalablement une entente écrite avec le dispensateur de services, comme prévu à la section 3, sous réserve du respect des conditions préalables mentionnées à la section 2. Cette entente doit inclure les clauses à l’effet que :
- L’établissement doit s’assurer que le personnel du dispensateur de services est autorisé à effectuer des prélèvements et exiger une preuve d’appartenance à un ordre professionnel.
- L’établissement doit fournir le manuel des procédures et fixer les normes et exigences auxquelles le dispensateur de services devra se conformer.
- L’établissement est responsable de la réception, incluant une validation de la qualité, et de l’enregistrement de l’échantillon dans le système d’information de son laboratoire de biologie médicale. Il doit s’assurer que le dispensateur de services s’est conformé aux exigences s’appliquant à la phase pré-analytique.
- L’établissement transmet le rapport au prescripteur autorisé de l’ordonnance.
- Le dispensateur de services est responsable d’effectuer le prélèvement, le prétraitement si nécessaire et le transport de l’échantillon biologique vers l’établissement avec lequel il s‘est entendu, selon les dispositions du manuel des procédures et des normes et exigences établies.
- Le dispensateur de services doit informer son client du lieu où sont effectuées les analyses biomédicales. Cette information doit être affichée visiblement dans les centres de prélèvements ou un document informatif doit être remis au client.
De plus, l’entente doit comporter une clause sur la facturation ou la nonfacturation, conformément aux dispositions mentionnées dans les rubriques ci-après. Il est à noter que pour des services assurés l’analyse de l’échantillon biologique et la transmission du rapport ne sont pas facturées au client du dispensateur de services.
4.3.1 Réception et enregistrement de prélèvements biologiques primaires en provenance d’un cabinet privé de professionnels ou d’un centre médical spécialisé au sens de la LSSSS
Le dispensateur de services visé dans cette section est un professionnel de la santé soumis à l’application d’une entente ou un professionnel désengagé œuvrant dans un cabinet privé de professionnels ou un centre médical spécialisés au sens de la LSSSS (cabinet).
À la suite de l’entrée en vigueur le 26 janvier 2017 du Règlement abolissant les frais liés à la dispensation des services assurés et régissant les frais de transport des échantillons biologiques (Décret 1124-2016 du 21 décembre 2016), l’établissement ne peut pas facturer un cabinet pour l’approvisionnement en matériel et fournitures nécessaires pour effectuer des prélèvements constituant un service assuré, ni pour la réception, l’enregistrement, l’analyse des échantillons reçus ou la transmission du rapport.
4.3.2 Réception et enregistrement de prélèvements biologiques primaires en provenance de dispensateurs de services offrant exclusivement un service de prélèvement
Le dispensateur de services visés dans cette section n’est pas concerné par l’application du Règlement mentionné à la section 4.3.1 Il peut être notamment un centre de prélèvements ou un professionnel offrant exclusivement un service à domicile.
L’établissement doit facturer le dispensateur de services pour la réception et l’enregistrement de l’échantillon. La facturation peut également comprendre les fournitures de laboratoire et les frais de formation et de gestion.
4.3.3 Réception et enregistrement de prélèvements biologiques primaires en provenance de résidences privées pour aînés
Les résidences privées pour aînés (RPA) sont celles visées à l’article 346.0.1 de la LSSSS.
Afin d’améliorer l’accessibilité aux services de biologie médicale pour la clientèle âgée du Québec, le Ministère de la Santé et des services sociaux (MSSS) favorise le développement de corridors de services entre les résidences et les établissements.
L’entente conclue entre les parties, soit l’établissement et la RPA, doit inclure les clauses énumérées à la section 4.3.
Considérant l’orientation ministérielle, l’établissement doit fournir gratuitement à la RPA le matériel et les fournitures nécessaires aux prélèvements lorsqu’ils constituent un service assuré. De plus, il ne facture pas pour la réception et l’enregistrement des échantillons biologiques qui leur sont acheminés à des fins d’analyses diagnostiques.
Toutefois, s’il s’agit d’un service non assuré, l’établissement n’est pas tenu de fournir gratuitement le matériel et les fournitures nécessaires aux prélèvements. Il peut convenir avec la RPA d’une clause relative à la facturation à cet égard ainsi, le cas échéant, que pour les frais de formation et de gestion.
4.3.4 Production d’analyses de biologie médicale pour un dispensateur de services
Le dispensateur de services visé dans cette section peut être, notamment, un laboratoire privé qui sous-traite certaines analyses de biologie médicale au laboratoire d’un établissement public. Il n’est pas concerné par l’application du Règlement mentionné à la section 4.3.1.
L’établissement doit facturer toute analyse de biologie médicale effectuée pour le compte d’un dispensateur de services. Le prix facturé doit inclure la réception et l’enregistrement de l’échantillon. Le rapport est transmis au dispensateur privé. L’établissement peut également facturer des frais de gestion.
Le rapport est transmis au dispensateur de services privé.
4.4 Particularités – Médecine dentaire
Les services dentaires sont non assurés à l’exception de ceux mentionnés au Règlement d’application de la Loi sur l’assurance maladie (chapitre A-29, r.5) (ci-après RALAM) (réf. : RALAM articles 31, 35, 36 et 36.1). En fait, en médecine dentaire, le statut de la personne assurée détermine sa couverture d’assurance publique. Donc, il faut déterminer le statut de la personne, assurée ou non, selon qu’il s’agisse d’un enfant de moins de 10 ans ou d’un prestataire d’une aide financière de dernier recours détenant un carnet de réclamation valide.
Ainsi, les services énumérés à l’article 31 du RALAM sont assurés pour tous en milieu hospitalier à la seule condition de détenir une carte d’assurance maladie valide. Un enfant de moins de 10 ans bénéficie quant à lui des services énumérés à l’article 35 du RALAM. Par conséquent, tout autre service non listé à ce dernier est non assuré. Les prestataires d’une aide financière de dernier recours, détenant un carnet de réclamation valide depuis 12 mois consécutifs, peuvent obtenir les services listés à l’article 36 du RALAM uniquement. Si la personne est prestataire et détient un carnet de réclamation depuis moins de 12 mois consécutifs, seuls les services énumérés à l’article 36.1 du RALAM sont assurés.
Les services assurés sont ceux listés au RALAM et peuvent être répertoriés en utilisant les codes d’actes de la Régie de l’assurance maladie (RAMQ). Tout autre service non inclus au RALAM est non assuré.
Cas particuliers :
- Oncologie bucco-dentaire
Le service d’oncologie bucco-dentaire de la Direction générale de la cancérologie du MSSS couvre tous les actes dentaires inclus dans le panier de services dentaires pour les usagers recevant des soins dentaires à cause d’un cancer « ORL » nécessitant de la radio-oncologie couvrant les maxillaires. Le centre de radio-oncologie est responsable de déterminer qui peut avoir accès au programme. Pour les usagers couverts par ce service, il n’y a aucuns honoraires facturés aux usagers pour les actes de ce panier de services. L’établissement facture tout autre acte à l’usager.
- Dentisterie générale et en clinique spécialisée
La dentisterie générale concerne tous les soins dentaires usuels, soit diagnostic, prévention, dentisterie opératoire, chirurgie, endodontie, prosthodontie, parodontie et orthodontie. La dentisterie en clinique spécialisée fait référence aux soins dentaires reçus dans les cliniques de désordres temporo-mandibulaires, les cliniques de douleur chronique et les cliniques d’apnée du sommeil. L’établissement facture tout acte qui n’est pas assuré à l’usager.
- Spécialistes en chirurgie buccale et maxillo-faciale, spécialistes en médecine buccale, spécialistes en pathologie buccale et maxillo-faciale, spécialistes en radiologie buccale et maxillo-faciale.
L’établissement facture tout acte qui n’est pas assuré à l’usager.
- Dentisterie en CHSLD
L’établissement se doit d’appliquer pour les soins dentaires dispensés à l’usager, une politique de facturation qui varie selon les revenus de la personne, et ce, comme précisé à la Directive sur les besoins spéciaux (circulaire codifiée 03-01-41-03).
5. Risques de conflit d’intérêts
Le conseil d’administration de l’établissement doit établir des procédures administratives et prendre des dispositions pour éviter les risques de conflit d’intérêts avec l’ensemble des dispensateurs de services, y compris son personnel, les médecins et les dentistes. Le cas échéant, il doit appliquer les mesures correctrices qui s’imposent.
6. Autres circonstances nécessitant facturation
Dans toute autre circonstance, l’établissement doit d’abord se référer aux autres circulaires existantes traitant de tarification ou de facturation, par exemple pour les non-résidents, pour les cas dont la responsabilité administrative relative au paiement incombe à un autre organisme, par exemple, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), etc.
Pour les situations non couvertes par ces circulaires ainsi que la présente, l’établissement applique les modalités énoncées à la présente en les adaptant à la situation.
7. Disposition transitoire
Les ententes écrites en cours à la date de la présente, entre un établissement et un dispensateur de services, peuvent se continuer jusqu’à la date de fin indiquée dans l’entente et doit exclure toute période de renouvellement. Toute autre entente en cours doit se terminer au plus tard le 31 mars 2014.