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Circulaire
Statut
En vigueur
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2011-012 01 02 40 15 2011-03-16
Document révisé le
2011-09-29
Sujet

Mécanisme d’autorisation et de remboursement des analyses de biologie médicale non disponibles au Québec

Expéditeur(s)

Le directeur général des services de santé et médecine universitaire
Destinataire(s)
Les directrices et directeurs généraux des établissements de santé et de services sociaux exploitant la mission CH et les présidentes-directrices et présidents-directeurs généraux des agences de la santé et des services sociaux
Cette circulaire s'adresse également, en adaptant les destinataires :

  • au Centre régional de santé et de services sociaux de la Baie-James (CRSSSBJ)
  • à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSS du Nunavik)
  • au Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James (CCSSSBJ)
  • Objet

    Le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) informe les établissements exploitant la mission CH de changements apportés au mécanisme d’autorisation et de remboursement des analyses de biologie médicale non disponibles au Québec. Les changements entreront en vigueur à compter du 1er décembre 2011.  

    Contexte

    Depuis quelques années, l’augmentation importante des demandes d’autorisation pour des analyses de biologie médicale non disponibles au Québec (au Canada et hors Canada) a amené le MSSS et la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) à apporter des modifications au mécanisme d’autorisation et de remboursement des analyses de laboratoire non disponibles au Québec.  

    La présente circulaire vise à informer les établissements des nouvelles dispositions concernant ces demandes. 

    Modalités

    Les établissements suivants sont désignés pour valider et approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec et assurer le suivi auprès de la RAMQ en ce qui concerne leur remboursement : 

    • Centre hospitalier de l’Université de Montréal
    • Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine
    • Centre hospitalier universitaire de Québec  
    • Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke  
    • Centre universitaire de santé McGill  
    • Hôpital Maisonneuve-Rosemont  
    • Hôpital Général Juif  
    • Centre hospitalier affilié universitaire de Québec 

    Le directeur des services professionnels de l’établissement désigné a la responsabilité de dresser une liste de médecins approbateurs au sein de leur établissement et de la maintenir à jour. Il doit s’agir de médecins généticiens ou de médecins spécialistes de laboratoire ayant une compétence officiellement reconnue dans les différents domaines concernés par ces demandes d'analyses. Le directeur des services professionnels a également la responsabilité de produire un rapport annuel détaillé faisant état du nombre de demandes, de leur nature et des coûts associés. Ce rapport doit être déposé au Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (CMDP) de l’établissement avec copie au conseil d’administration de l’établissement et au MSSS (Direction générale des services de santé et médecine universitaire).

    Chaque établissement désigné doit mettre en place un système assurant la traçabilité des échantillons et le suivi des résultats d’analyses.  

    Mécanisme

    Lorsqu’une analyse de biologie médicale est prescrite, le professionnel autorisé doit d’abord vérifier si cette analyse est disponible au Québec. Pour ce faire, il peut notamment consulter le Répertoire des procédures suprarégionales de biologie médicale, développé par le MSSS et disponible au www.msss.gouv.qc.ca, sous l’onglet « Répertoires »1 . Lorsqu’une analyse n’est pas disponible au Québec, le prescripteur doit compléter la première partie du formulaire Autorisation pour des services de biologie médicale non disponibles au Québec (AH-612) et le signer. Le formulaire doit être rempli à la main, en caractères d’imprimerie, ou être saisi à l’écran et imprimé avant d’être signé. Le prescripteur doit ensuite transmettre copie du formulaire et, le cas échéant, le spécimen à un médecin approbateur de l’un des établissements désignés pour approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec, qui doit valider la pertinence de la demande. Cette validation doit être effectuée avec diligence.  

    Mutation connue
    Dans le cas d’une analyse génétique pour une maladie héréditaire, le prescripteur vérifie et spécifie dans sa requête qu’au meilleur de sa connaissance, aucune mutation n’est connue chez d’autres membres de la famille.  

    Après validation, si la demande est jugée pertinente, le médecin approbateur : 

    • complète la deuxième partie du formulaire d’autorisation et le signe; 
    • identifie le laboratoire accrédité où sera envoyé le spécimen; 
    • s’assure que tous les documents nécessaires accompagnent l’échantillon (ex. : requête, formulaire spécifique exigé par le laboratoire hors Québec identifié, etc.); 
    • procède à l’envoi du spécimen, conformément aux politiques en vigueur et aux demandes du laboratoire qui réalisera l’analyse.  

    Si la demande est jugée non pertinente, elle est annulée après discussion avec le professionnel prescripteur. L’annulation est inscrite au formulaire, et une copie est retournée au prescripteur. Une autre copie est conservée par l’établissement approbateur.

    Il est à noter qu’un médecin approbateur ne peut autoriser lui-même les demandes qu’il prescrit.

    Priorité aux laboratoires canadiens 
    Avant de procéder à un envoi hors Québec, le médecin approbateur vérifie si un laboratoire canadien offre l’analyse demandée avec le temps réponse requis. Si tel est le cas, le spécimen est envoyé au laboratoire canadien. Sinon, l’envoi peut être fait à un laboratoire hors Canada. 

    Envoi séquentiel pour un même usager
    Normalement, une seule analyse hors Québec par requête devrait être demandée. Il est recommandé de procéder à l’envoi séquentiel (l'une après l'autre) des analyses non disponibles au Québec pour un même usager. 

    Toutefois, certaines situations cliniques particulières peuvent justifier l’envoi simultané de plus d’une analyse pour un même usager (ex. : enfant en crise métabolique, grossesse en cours, etc.). Lorsqu’une telle situation se présente, le prescripteur doit en faire mention au formulaire dans l’espace prévu à cet effet. 

    Système d’information 
    Les informations concernant les envois hors Québec doivent être saisies dans le système d’information de laboratoire (SIL) par l’établissement désigné. 

    Signature du directeur des ressources financières 
    Une fois le formulaire rempli et signé par le prescripteur et le médecin approbateur, il doit être signé par le directeur des ressources financières de l’établissement désigné. Ce dernier doit également indiquer le coût réel des services en dollars canadiens dans la case prévue à cet effet. 

    Remboursement
    Pour obtenir un remboursement, les établissements désignés doivent : 

    • Transmettre par la poste une copie du formulaire Autorisation pour des services de biologie médicale non disponibles au Québec (AH-612) dûment rempli et signé, accompagné des factures originales, à l’adresse suivante :

      Régie de l’assurance maladie du Québec 
      Case postale 18000
      Québec (Québec) G1K 9H1  

    Éléments à vérifier avant d’envoyer une demande : 

    • S’assurer que le numéro d’assurance maladie et la date de naissance de l’usager sont inscrits.
    • S’assurer que le coût réel des services en dollars canadiens est inscrit dans la case prévue à cet effet.
    • S’assurer que le formulaire est signé aux trois endroits prévus à cet effet (prescripteur, médecin approbateur et directeur des ressources financières de l’établissement désigné). 
    • S’assurer que les documents sont transmis sans agrafe. Au besoin, les joindre avec un trombone.
    • Lors de leur première demande de remboursement, les établissements désignés pour valider et approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec doivent transmettre à la RAMQ l’adresse postale de leur direction des ressources financières en composant le numéro suivant : 418 682-5133. 

    Outre la validation des éléments mentionnés précédemment, la Régie de l’assurance maladie du Québec ne procédera pas à une évaluation de la pertinence de la demande ultérieurement à celle qui aura été effectuée par l’établissement désigné pour valider et approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec. 

    Présentation de l'information financière
    Les établissements désignés doivent présenter les coûts de ces analyses ainsi que le remboursement de la RAMQ au niveau des activités accessoires complémentaires. Un centre d'activités 0270 - Analyses de biologie médicale non disponibles au Québec a été élaboré à cet effet.  

    Suivi

    Les établissements désignés doivent conserver une copie des formulaires, factures et autres pièces justificatives pertinentes pour toute vérification ultérieure.  

    _________________________________

    1. Le répertoire étant incomplet au moment de publier cette circulaire, veuillez également consulter le Répertoire québécois et système de mesure des procédures de biologie médicale, disponible en version électronique à l’adresse : http://intranetreseau.rtss.qc.ca ou www.msss.gouv.qc.ca, section Documentation, rubrique Publications.



















    Le directeur général,


    Original signé par

    Michel A. Bureau
    Direction(s) ou service(s) ressource(s)
    NomCoordonnée(s)
    Direction de la biovigilance et de la biologie médicale 581 814-9100, poste 62320
    Annexe(s) et pièce(s) jointe(s) à la circulaire
     Nom du documentDate
    2011-012_Annexe (rév 2011-09-29)_Schéma.pdf 2011-09-29
    Message(s)
      Nom du documentDate
    2011-012_Message (2011-09-29).pdf 2011-09-29
    Politique d'accessibilité
    Gouvernement du Québec
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