Lorsqu’une analyse de biologie médicale est prescrite, le professionnel autorisé doit d’abord vérifier si cette analyse est disponible au Québec. Pour ce faire, il peut notamment consulter le Répertoire des procédures suprarégionales de biologie médicale, développé par le MSSS et disponible au www.msss.gouv.qc.ca, sous l’onglet « Répertoires »1 . Lorsqu’une analyse n’est pas disponible au Québec, le prescripteur doit compléter la première partie du formulaire Autorisation pour des services de biologie médicale non disponibles au Québec (AH-612) et le signer. Le formulaire doit être rempli à la main, en caractères d’imprimerie, ou être saisi à l’écran et imprimé avant d’être signé. Le prescripteur doit ensuite transmettre copie du formulaire et, le cas échéant, le spécimen à un médecin approbateur de l’un des établissements désignés pour approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec, qui doit valider la pertinence de la demande. Cette validation doit être effectuée avec diligence.
Mutation connue
Dans le cas d’une analyse génétique pour une maladie héréditaire, le prescripteur vérifie et spécifie dans sa requête qu’au meilleur de sa connaissance, aucune mutation n’est connue chez d’autres membres de la famille.
Après validation, si la demande est jugée pertinente, le médecin approbateur :
- complète la deuxième partie du formulaire d’autorisation et le signe;
- identifie le laboratoire accrédité où sera envoyé le spécimen;
- s’assure que tous les documents nécessaires accompagnent l’échantillon (ex. : requête, formulaire spécifique exigé par le laboratoire hors Québec identifié, etc.);
- procède à l’envoi du spécimen, conformément aux politiques en vigueur et aux demandes du laboratoire qui réalisera l’analyse.
Si la demande est jugée non pertinente, elle est annulée après discussion avec le professionnel prescripteur. L’annulation est inscrite au formulaire, et une copie est retournée au prescripteur. Une autre copie est conservée par l’établissement approbateur.
Il est à noter qu’un médecin approbateur ne peut autoriser lui-même les demandes qu’il prescrit.
Priorité aux laboratoires canadiens
Avant de procéder à un envoi hors Québec, le médecin approbateur vérifie si un laboratoire canadien offre l’analyse demandée avec le temps réponse requis. Si tel est le cas, le spécimen est envoyé au laboratoire canadien. Sinon, l’envoi peut être fait à un laboratoire hors Canada.
Envoi séquentiel pour un même usager
Normalement, une seule analyse hors Québec par requête devrait être demandée. Il est recommandé de procéder à l’envoi séquentiel (l'une après l'autre) des analyses non disponibles au Québec pour un même usager.
Toutefois, certaines situations cliniques particulières peuvent justifier l’envoi simultané de plus d’une analyse pour un même usager (ex. : enfant en crise métabolique, grossesse en cours, etc.). Lorsqu’une telle situation se présente, le prescripteur doit en faire mention au formulaire dans l’espace prévu à cet effet.
Système d’information
Les informations concernant les envois hors Québec doivent être saisies dans le système d’information de laboratoire (SIL) par l’établissement désigné.
Signature du directeur des ressources financières
Une fois le formulaire rempli et signé par le prescripteur et le médecin approbateur, il doit être signé par le directeur des ressources financières de l’établissement désigné. Ce dernier doit également indiquer le coût réel des services en dollars canadiens dans la case prévue à cet effet.
Remboursement
Pour obtenir un remboursement, les établissements désignés doivent :
- Transmettre par la poste une copie du formulaire Autorisation pour des services de biologie médicale non disponibles au Québec (AH-612) dûment rempli et signé, accompagné des factures originales, à l’adresse suivante :
Régie de l’assurance maladie du Québec
Case postale 18000
Québec (Québec) G1K 9H1
Éléments à vérifier avant d’envoyer une demande :
- S’assurer que le numéro d’assurance maladie et la date de naissance de l’usager sont inscrits.
- S’assurer que le coût réel des services en dollars canadiens est inscrit dans la case prévue à cet effet.
- S’assurer que le formulaire est signé aux trois endroits prévus à cet effet (prescripteur, médecin approbateur et directeur des ressources financières de l’établissement désigné).
- S’assurer que les documents sont transmis sans agrafe. Au besoin, les joindre avec un trombone.
- Lors de leur première demande de remboursement, les établissements désignés pour valider et approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec doivent transmettre à la RAMQ l’adresse postale de leur direction des ressources financières en composant le numéro suivant : 418 682-5133.
Outre la validation des éléments mentionnés précédemment, la Régie de l’assurance maladie du Québec ne procédera pas à une évaluation de la pertinence de la demande ultérieurement à celle qui aura été effectuée par l’établissement désigné pour valider et approuver les demandes d’analyses de biologie médicale non disponibles au Québec.
Présentation de l'information financière
Les établissements désignés doivent présenter les coûts de ces analyses ainsi que le remboursement de la RAMQ au niveau des activités accessoires complémentaires. Un centre d'activités 0270 - Analyses de biologie médicale non disponibles au Québec a été élaboré à cet effet.