La présente circulaire a pour but de préciser la politique du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) concernant la disposition du mobilier et de l’équipement en surplus des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) ainsi que d’énoncer les modalités d’application de la présente politique.

La politique poursuit les objectifs suivants :

1. Fournir un cadre de disposition du mobilier et de l’équipement en surplus aux établissements publics;
2. Prendre en compte la dimension patrimoniale des biens dans le respect de la Loi sur le patrimoine culturel (RLRQ, chapitre P‑9.002);
3. Promouvoir l’utilisation économique et efficiente des ressources;
4. Répartir équitablement les ressources dans l’intérêt des établissements publics du RSSS, d’organismes sans but lucratif (OSBL) régionaux liés à la mission de l’établissement public, d’organismes publics régionaux hors réseau et d’organismes d’aide humanitaire;
5. Favoriser une disposition tenant compte des principes de développement durable, en appliquant notamment l’ordre des priorités d’actions 3RV‑E : réduire, réutiliser, recycler, valoriser et éliminer de manière responsable.
   

Cette politique vise les établissements publics déclarant du mobilier et de l’équipement en surplus sur une base ponctuelle ou dans des contextes spécifiques de changement de vocation, de cessation partielle d’activités, d’intégration, de fusion ou de fermeture. Lors d’une fermeture, les modalités définies ci-après s’appliquent jusqu’à l’entrée en fonction du liquidateur.

Le cadre légal de cette circulaire est constitué des articles 172 par. 6, 265 al.1, par. 4, 340 par. 7, 405.1, 431 al. 1, par. 3, et 436 par. 2 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S 4.2) (LSSSS).
 

Il appartient aux établissements de conclure les ententes appropriées pour la disposition du mobilier et de l’équipement en surplus en tenant compte, le cas échéant, des divers liens contractuels rattachés à ces biens, le tout dans le respect de la LSSSS, des modalités de la présente politique et des procédures de disposition en vigueur. Si le mobilier et l’équipement sont d’une certaine valeur, le don à un autre établissement ou à une organisation humanitaire doit être préalablement autorisé par le MSSS.

Équipements médicaux spécialisés

1. L’établissement qui veut disposer d’un équipement doit l’offrir aux autres établissements publics du RSSS.
2. Si aucun intérêt n’est démontré, alors il doit procéder à la vente par un processus de vente encadré (voir note 3 p. 5).
3. Si le processus de vente encadré ne donne pas de résultats, alors l’équipement doit être offert aux organismes d’aide humanitaire (ex. : Collaboration Santé Internationale).
4. L’établissement peut en disposer en l’offrant à des organismes de recyclage locaux. Si cela n’est pas possible, alors il doit en disposer comme un déchet.

N. B. : L’établissement peut disposer à titre gratuit de ses biens, s’il s’agit de biens de valeur modique ou, avec l’autorisation préalable du MSSS.


Équipements médicaux non spécialisés

1. L’établissement qui veut disposer d’un équipement doit l’offrir aux autres établissements publics du RSSS.
2. Si aucun intérêt n’est démontré, alors il peut procéder à la vente par un processus de vente encadré (voir note 3 p. 5). 
3. Si le processus de vente ne donne pas de résultats, l’établissement doit l’offrir à ses fondations.
4. Si les fondations ne démontrent pas d’intérêt, l’établissement peut l’offrir aux OSBL régionaux liés à sa mission.
5. Si les OSBL ne démontrent pas d’intérêt, alors l’équipement doit être offert aux organismes d’aide humanitaire (ex. : Collaboration Santé Internationale).
6. L’établissement peut en disposer en l’offrant à des organismes de recyclage locaux. Si cela n’est pas possible, alors il doit en disposer comme un déchet.

N. B. : L’établissement peut disposer à titre gratuit de ses biens, s’il s’agit de biens de valeur modique ou, avec l’autorisation préalable du MSSS.

Mobilier et équipement non médical

1. L’établissement qui veut disposer de mobilier ou d’équipement non médical doit prendre en compte la dimension patrimoniale des biens dans le respect de la Loi sur le patrimoine culturel.
2. Si le bien ne répond pas à des critères patrimoniaux, alors l’établissement peut procéder à la vente par un processus de vente encadré (voir note 3 p. 5). 
3. Si le processus de vente ne donne pas de résultats, l’établissement doit l’offrir à ses fondations.
4. Si les fondations ne démontrent pas d’intérêt, l’établissement peut l’offrir aux OSBL régionaux liés à sa mission.
5. Si les OSBL ne démontrent pas d’intérêt, alors le mobilier ou l’équipement peut être offert aux organismes publics régionaux hors du RSSS.
6. Si aucun intérêt n’est démontré, alors l’établissement doit l’offrir aux organismes d’aide humanitaire (ex. : Collaboration Santé Internationale).
7. L’établissement peut en disposer en l’offrant à des organismes de recyclage locaux. Si cela n’est pas possible, alors il doit en disposer comme un déchet.

N. B. : L’établissement peut disposer à titre gratuit de ses biens, s’il s’agit de biens de valeur modique ou, avec l’autorisation préalable du MSSS.

Le tableau ci-dessous résume le cheminement de disposition des différents types d’équipements et du mobilier :

Notes :

1) Les revenus de vente des équipements vétustes doivent être réservés exclusivement pour les remplacements d’équipements médicaux au sein de l’établissement.

2) Les organismes acheteurs incluent les organismes publics à but non lucratif (laboratoires de recherche, universités, maisons d’enseignement, musées, etc.), les cliniques ou établissements privés et les organismes ou interlocuteurs non accrédités représentant des pays en voie de développement ou de reconstruction désirant acheter du mobilier ou de l’équipement en surplus des établissements publics du RSSS.

3) Voici les processus de vente encadrés qui sont autorisés par le MSSS :

• Appel de propositions semblable à la vente d’un immeuble excédentaire;
• Recours aux services de disposition des biens excédentaires du Centre de services partagés du Québec, comme pour les autres ministères;
• Recours aux services des plateformes Web spécialisées dans la revente d’équipements.

Tout autre processus doit être autorisé préalablement par le MSSS.

La gratuité est le mode privilégié de disposition du mobilier et de l’équipement en surplus du RSSS, s’il s’agit de biens de valeur modique, ou de biens avec une certaine valeur et pour lesquels l’autorisation préalable du MSSS a été obtenue pour leur transfert aux établissements publics ou autres organismes. Si les biens dont on dispose sont l’objet d’obligations contractuelles ou de reliquat de dettes, ou qu’il y aura des frais liés à cette disposition comme des frais de transport, de dédouanement et de remise en état, etc., il faudra en tenir compte dans l’établissement de la contrepartie exigée.

La vente est le mode de disposition utilisé auprès des organismes acheteurs, et pour les biens d’une certaine valeur.

Toutes les dispositions d’équipements doivent être comptabilisées en conformité avec les modalités prévues au Manuel de gestion financière, notamment l’annexe 1F Politique de capitalisation des immobilisations, l’annexe 1G Revenus de subvention et dépenses de transfert ainsi que le principe directeur 1.6.1 Opération interentitée du chapitre 1.

De façon générale, les règles prévues à l’annexe 1F prévoient que lorsqu’un équipement est disposé à titre gratuit, l’établissement doit constater une dépense de transfert équivalente à la valeur comptable nette de l’immobilisation cédée. Dans la situation où un équipement est disposé dans le cadre d’une vente, tout écart entre le produit net réalisé (c’est-à-dire la contrepartie ou la compensation reçue en échange) et sa valeur comptable nette est comptabilisé à titre de gain ou de perte aux résultats du fonds d’immobilisations.

Il est à noter que les particularités relatives au calcul de l’ajustement de la subvention à recevoir – réforme comptable du fonds d’immobilisations sont également applicables aux équipements disposés selon les modalités de cette circulaire.

Pour tout renseignement additionnel, vous êtes invités à communiquer avec le personnel de la Direction du génie biomédical, de la logistique et de l’approvisionnement au 581 814-9100, poste 62672.