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Circulaire
Icône étoile représentant une nouveauté
Statut Remplacée le
Archivé 2022-06-20
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2021-004 03 01 61 04 2021-06-22
Document révisé le
2022-02-08
Sujet

Suivi de l’équilibre budgétaire des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux - Exécution du budget

Cette circulaire remplace celle du 24 juillet 2020 (2020-004) même codification.
Expéditeur(s)

Le sous-ministre adjoint à la Direction générale du financement, de l’allocation des ressources et du budget
Destinataire(s)
Les présidentes-directrices générales et les présidents-directeurs généraux, les directrices générales et les directeurs généraux des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux
Cette circulaire s'adresse également, en adaptant les destinataires :

  • au Centre régional de santé et de services sociaux de la Baie-James (CRSSSBJ)
  • à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSS du Nunavik)
  • au Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James (CCSSSBJ)
  • Objet

    La présente circulaire a pour but de transmettre aux établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) la version 2021-2022 du rapport trimestriel (formulaire AS-617) et du rapport périodique (formulaire RR-444) et de les informer des modalités entourant les informations qu’ils doivent transmettre périodiquement au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) au cours de l’exercice financier 2021-2022, afin d’assurer le suivi de la situation financière.

    Équilibre budgétaire

    En vertu des articles 3 et 4 de la Loi sur l’équilibre budgétaire du réseau public de la santé et des services sociaux (RLRQ, chapitre E-12.0001), ci-après la Loi, un établissement doit maintenir l’équilibre entre ses revenus et ses charges en cours d’exercice financier et ne doit pas engager de déficit en fin d’année.

    Modalités

    Les établissements publics du RSSS doivent transmettre au MSSS, conformément au calendrier établi en annexe 2 de la présente circulaire, le rapport trimestriel (formulaire AS-617) et, le cas échéant, le rapport périodique (formulaire RR-444) dûment complétés selon la forme prescrite par celui-ci. Les établissements publics du RSSS doivent compléter les informations requises aux différents formulaires et un plan d’équilibre budgétaire (PEB), le cas échéant, en considérant tous les éléments mentionnés dans la présente circulaire et dans les documents suivants : 

    • Annexe 1 : Mise à jour 2021-2022 du rapport trimestriel (formulaire AS-617) et du rapport périodique (formulaire RR‑444) - Liste des principales modifications
    • Annexe 2 : Calendrier 2021-2022, 2022-2023 et 2023-2024 - Date limite de transmission électronique 
    • Annexe 3 : Lettre de déclaration type 
    • Annexe 4 : Exemple de résolution du conseil d’administration 
    • Annexe 5 : LPRG-Web : Éléments à considérer lors de la production du rapport trimestriel (formulaire AS‑617) et du rapport périodique (formulaire RR‑444) 2021‑2022
    • Annexe 6 : Feuille de route LPRG-Web pour compléter le rapport trimestriel (formulaire AS-617)
    • Annexe 7 :  Feuille de route LPRG-Web pour compléter le rapport périodique (formulaire RR-444)

    Exécution du budget

    Conformément à l’article 3 de la Loi, un établissement public du RSSS doit, en cours d’année financière, maintenir l’équilibre entre ses dépenses et ses revenus. Cette exigence légale s’applique sur les résultats globaux de l’établissement (Manuel de gestion financière, chapitre 01, 3.4 Principes directeurs).

    Un PEB est donc requis lorsque l’établissement prévoit présenter à son prochain rapport trimestriel (formulaire AS-617) une perspective déficitaire au fonds d’exploitation au 31 mars 2022. Dans ce contexte, l’établissement doit élaborer et déposer simultanément avec son rapport trimestriel (formulaire AS‑617) un PEB dûment approuvé par le conseil d’administration (C. A.). 

    Dans le cas où un PEB est en cours d’approbation au moment où l’établissement produit son rapport trimestriel (formulaire AS-617) ou que des mesures de redressement sont nécessaires pour atteindre l’équilibre budgétaire, l’établissement doit présenter à la ligne 28 de la page 100-00 du rapport trimestriel (formulaire AS-617) le montant des mesures estimées à être approuvées par le MSSS. 

    Pour les établissements publics du RSSS responsables d’une grappe de services OPTILAB, les prévisions trimestrielles doivent inclure les dépenses et les revenus liés à ce projet. Ainsi, les établissements publics du RSSS pour lesquels un PEB est requis et dont les coûts du projet OPTILAB sont supérieurs au financement alloué doivent inclure à leur PEB une mesure de redressement en conformité avec leur plan d’autofinancement OPTILAB.  

    Cette mesure doit décrire sommairement les actions prévues à leur plan qui permettront de dégager des économies futures et de résorber l’excédent des dépenses attribuables à la mise en activité du projet OPTILAB.

    Les prévisions trimestrielles doivent inclure toutes les dépenses prévues par l’établissement, incluant celles importantes liées aux médicaments et les coûts de la COVID-19. L’établissement n'a, cependant, pas à inclure de mesure de redressement dans son PEB pour la portion de la prévision déficitaire liée à l’augmentation des dépenses en médicaments onéreux, notamment les antinéoplasiques et le nusinersen (Spinraza). Il doit s’assurer de préciser dans sa lettre de déclaration le montant du déficit attribué à ces coûts. 

    Dans le cas où l’établissement prévoit utiliser des surplus cumulés pour couvrir, en tout ou en partie, un déficit, il ne doit pas présenter cette utilisation à titre de mesure dans un PEB. Toutefois, il devra l’indiquer dans sa lettre de déclaration. Il devra également fournir l’information pour permettre au MSSS d’apprécier le respect de l’utilisation des surplus cumulés.

    Production de documents

    Les établissements publics du RSSS doivent obligatoirement produire un rapport trimestriel (formulaire AS-617) dans la forme et le format prescrits, lequel comprend : 

    • une copie numérisée de la résolution du C. A. à l’égard de l’adoption du rapport trimestriel (formulaire AS‑617) (annexe 4); 
    • une copie numérisée de la lettre de déclaration (annexe 3) signée [retrait] par le président-directeur général ou le directeur général de l’établissement attestant, notamment de : 
      • l’adoption du rapport trimestriel (formulaire AS-617) de la période concernée en précisant la date d’adoption par le C. A. ainsi que les résultats qui en découlent; 
      • l’engagement de l’établissement à :  
        • faire figurer le respect de l’obligation d’équilibre budgétaire sur la base de résultats établis en conformité avec la Loi, pour l’exercice financier visé, parmi ses priorités de gestion;
        • s’être assuré d’avoir présenté une information financière basée sur des méthodes d’enregistrement et de contrôle valables;
        • élaborer un rapport trimestriel (formulaire AS-617) sur la base d’un niveau de revenus autorisés formellement par le MSSS et de dépenses vraisemblables;
        • prendre les dispositions permettant d’assurer un suivi périodique rigoureux de la situation financière de l’établissement et en faire état;  
        • aviser sans délai le C. A. et le MSSS de toute situation pouvant compromettre l’équilibre budgétaire et financier de l’exercice financier concerné;  
        • confirmer que les coûts additionnels liés à la pandémie de COVID-19 ont été inclus dans le rapport trimestriel (formulaire AS-617) et préciser l’estimation des coûts la plus récente;  
        • le cas échéant, assurer un suivi rigoureux de la réalisation de toutes les mesures de redressement budgétaire intégrées à la planification trimestrielle; 
        • confirmer qu’aucun événement n'est survenu ou n’est sur le point de survenir et qu’aucun fait n’a été découvert jusqu’à ce jour pouvant avoir un effet significatif sur les prévisions financières de l’établissement pour l’exercice financier en cours.
    • Le cas échéant, un PEB présentant les mesures de redressement requises pour assurer l’équilibre budgétaire et financier au fonds d’exploitation au 31 mars 2022 doit être produit par l’établissement public du RSSS. Le PEB proposé doit notamment :
      • être présenté sous la forme prescrite à l’annexe 5 « Grille d’analyse des mesures de redressement budgétaire » de la dernière version de la circulaire codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux - Planification budgétaire; 
      • être dûment approuvé par le C. A. de l’établissement. Une copie de la résolution doit être transmise au MSSS; 
      • faire état de l’impact potentiel de la réalisation de chacune des mesures de redressement sur l’accessibilité et la qualité des services à la population et sur le personnel.  

    L’annexe 4 de la dernière version de la circulaire codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux - Planification budgétaire présente un guide qui explique en détail comment remplir la grille d’analyse.

    Bien que l’article 10 de la Loi prévoit que le PEB doit être soumis au MSSS et approuvé avec ou sans modification, les mesures de redressement établies n’ayant pas d’impact sur l’organisation des services et particulièrement sur l’accès aux services et ne contrevenant pas à une norme ou aux directives ministérielles ou gouvernementales doivent être réalisées sans délai.

    De plus, l’établissement public du RSSS pour lequel :

    • le résultat du fonds d’exploitation du 31 mars 2021 est déficitaire;

    ou

    • le budget détaillé (formulaire RR-446) a présenté un montant à la ligne 28 « Mesures de redressement » de la page 100-00;

    ou

    • un PEB est requis simultanément au rapport trimestriel (formulaire AS-617) à la sixième période.

    doit produire un rapport périodique (formulaire RR-444) à la sixième période de l’année financière concernée. 

    Exceptionnellement, dans le cas où une ou plusieurs des trois conditions ci-dessus n’est pas respectée en lien seulement avec le projet OPTILAB ou à l’augmentation prévue des dépenses en médicaments, l’établissement n’a pas à produire de rapport périodique (formulaire RR-444). 

    Transmission

    Dans le cadre de l’exécution budgétaire, l’établissement public du RSSS doit transmettre : 

    • Le rapport trimestriel (formulaire AS-617) pour l’exercice financier 2021-2022 avec l’application LPRG-Web à l’adresse internet https://www.lprg.rtss.qc.ca/
    • Le cas échéant, un PEB dûment adopté par le C. A. ainsi qu’une copie de la résolution adoptant ce PEB à l’adresse courriel sfrp@msss.gouv.qc.ca, à l’attention de monsieur Pierre-Albert Coubat, Sous -ministre adjoint. Une version en format Excel du PEB doit aussi être incluse dans l’envoi.
    • Le cas échéant, un rapport périodique (formulaire RR-444) pour l’exercice financier 2021-2022 avec l’application LPRG-Web à l’adresse Internet https://www.lprg.rtss.qc.ca/.

    Échéances

    Le rapport trimestriel (formulaire AS-617) doit être produit et transmis par chaque établissement public du RSSS conformément au calendrier établi en annexe 2. Il doit donc être produit et transmis à la sixième, à la neuvième et à la douzième période. Celui-ci doit refléter la situation financière de l’établissement à la fin de ces périodes.

    Le cas échéant, l’établissement public du RSSS devra joindre un PEB à son rapport trimestriel selon le même calendrier (annexe 2). De plus, au besoin, l’établissement public du RSSS doit fournir toute autre information additionnelle en sa possession permettant au MSSS une compréhension adéquate des mesures.

    Le cas échéant, le rapport périodique (formulaire RR-444) doit être produit et transmis conformément au calendrier établi en annexe 2, soit à la sixième période. 

    Nonobstant ce qui précède, le MSSS pourra, sur demande, exiger la production d’un rapport trimestriel (formulaire AS-617) ou d’un rapport périodique (RR-444) pour toute autre période.

    Suivi

    Pour toute question ou toute information concernant cette circulaire, nous vous invitons à communiquer avec la Direction du suivi financier - réseau à l’adresse sfrp@msss.gouv.qc.ca



















    Le sous-ministre adjoint,


    Original signé par

    Pierre-Albert Coubat
    Direction(s) ou service(s) ressource(s)
    NomCoordonnée(s)
    Direction du suivi financier - réseau 581 814-9100, poste 62019
    Message(s)
      Nom du documentDate
    2021-004_Message (2022-02-08).pdf 2022-02-08
    Politique d'accessibilité
    Gouvernement du Québec
    © Gouvernement du Québec, 2022