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G26, Version 1.0.2.1682
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Circulaire
Statut
En vigueur
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2020-012 01 02 10 10 2020-04-20
Sujet

Utilisation des formulaires normalisés du ministère de la Santé et des Services sociaux et de l’informatisation

Cette circulaire remplace celle du 15 mai 2014 (2014-022) même codification.
Expéditeur(s)

La sous-ministre adjointe à la Direction générale des affaires universitaires, médicales, infirmières et pharmaceutiques
Le sous-ministre associé à la Direction générale des technologies de l'information
Destinataire(s)
Les présidentes-directrices générales et les présidents-directeurs généraux des établissements de santé et de services sociaux
Cette circulaire s'adresse également, en adaptant les destinataires :

  • au Centre régional de santé et de services sociaux de la Baie-James (CRSSSBJ)
  • à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSS du Nunavik)
  • au Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James (CCSSSBJ)
  • Préambule

    La normalisation des formulaires du dossier de l’usager vise à fournir au réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) des outils de qualité, uniformes sur tous les sites et pour lesquels les droits d’auteur ont été pris en compte. Cette normalisation vise, entre autres, à assurer le respect de règles de sécurité, des règlements professionnels, des lois, des besoins statistiques et de la traçabilité. Produits à grands volumes, ces formulaires représentent aussi des avantages financiers substantiels.

    Contexte

    Dans le contexte de l’informatisation du RSSS, l’uniformisation des formulaires entraîne aussi une diminution des coûts de développement et favorise le partage des informations entre les systèmes. 

    De nombreux formulaires maison sont cependant utilisés en parallèle dans le RSSS. En plus de créer de la redondance, cette situation ne garantit pas le respect des aspects mentionnés plus haut. Les divergences d’interprétation des informations contenues dans les formulaires peuvent aussi causer des erreurs professionnelles et des préjudices aux usagers. Il faut finalement noter que les établissements se placent, dans certains cas, en situation de possibilité de litige avec les propriétaires des droits d’auteur. 

    Le Comité de normalisation des formulaires du dossier de l’usager (CNFDU) a été mandaté par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) pour créer et garder à jour les formulaires hospitaliers (Code AH-XXX) et les formulaires sociaux (Code AS‑XXX) utilisés dans le RSSS.

    Modalités

    Les formulaires normalisés du dossier de l’usager du RSSS doivent être obligatoirement utilisés dans les établissements. Certains formulaires normalisés peuvent être facultatifs, le MSSS l’indiquera si tel est le cas. Dans le cas où il n’y a pas de formulaire normalisé, les établissements doivent en faire la demande au CNFDU, si celui ci rencontre les critères de normalisation établis par le MSSS (voir annexe). Dans le cas contraire, un formulaire maison pourra être utilisé. Un seul formulaire maison est autorisé au sein de l’établissement par besoin exprimé. 

    Les établissements doivent créer un comité de formulaires local qui effectuera l’uniformisation des formulaires maison ainsi que les propositions de création et de modification de formulaire normalisé au CNFDU. En aucun cas, les établissements peuvent modifier les formulaires normalisés. 

    Les initiatives locales ou régionales de numérisation ou d’informatisation des formulaires normalisés doivent être autorisées par le MSSS. De plus, les systèmes informatisés qui produisent des formulaires insérés au dossier de l’usager doivent présenter les formulaires au CNFDU afin d’assurer le respect des règles relatives à la conception, à l’informatisation et à la numérisation des formulaires du dossier de l’usager. 

    Suivi

    Tous les formulaires normalisés sont disponibles dans une ou plusieurs des versions suivantes : imprimé (en emballage multiple sur commande), statique (impression unitaire et remplissage à la main) et dynamique (remplissage à l'écran et impression unitaire). Les formulaires normalisés et autres informations pertinentes se retrouvent sur le site Web du MSSS à la section « Publications », rubrique « Formulaires du réseau ». Au même endroit, vous trouverez également des renseignements supplémentaires, au besoin.











    La sous-ministre adjointe,


    Original signé par

    Lucie Opatrny


    Le sous-ministre associé,


    Original signé par

    Luc Bouchard
    Direction(s) ou service(s) ressource(s)
    NomCoordonnée(s)
    Direction des ressources matérielles et ministérielles 581 814-9100, poste 61161
    Annexe(s) et pièce(s) jointe(s) à la circulaire
    Politique d'accessibilité
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