Logo MSSS
G26, Version 1.0.2.1682
Liens Ignorer la navigation
Attention : Il est possible que le contenu du site puisse ne pas satisfaire aux exigences du Standard sur l'accessibilité des sites Web. Si vous avez besoin d'accompagnement ou d'assitance vous pouvez contacter l'équipe de pilotage au circulaires_mgf@msss.gouv.qc.ca.
Circulaire
Statut
En vigueur
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2019-020 03 01 61 39 2019-09-20
Sujet

Rapport annuel de gestion des groupes d’approvisionnement en commun

Expéditeur(s)

Le sous-ministre adjoint à la Direction générale de la coordination, de la planification, de la performance et de la qualité (DGCPPQ)
Destinataire(s)
Les directeurs généraux des groupes d’approvisionnement en commun

Objet

Cette circulaire fournit des informations relatives au rapport annuel de gestion que doit élaborer un groupe d’approvisionnement en commun (GAC).

La circulaire vise à assurer une présentation uniforme des rapports annuels de gestion des GAC.

Principe

Le rapport annuel de gestion s’inscrit dans une perspective de gestion axée sur les résultats. Il a pour principal objectif de communiquer une information comparable et fiable, notamment sur l’atteinte des engagements pris dans le cadre de l’entente de gestion et d’imputabilité (EGI) conclue avec le ministre.

Ce rapport interpelle le conseil d’administration du GAC quant à sa responsabilité de réaliser les projets d’approvisionnement en commun de biens ou de services qui lui sont confiés conformément aux orientations du ministre. Le contenu du rapport doit être cohérent avec l’information de gestion présentée périodiquement au conseil d’administration.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) demande au conseil d’administration du GAC de souscrire aux considérations précédemment mentionnées et de s’assurer que les rapports incluent les éléments identifiés dans la circulaire et ses annexes.

Dispositions légales

Les articles de loi suivants édictent des obligations pour la production des rapports annuels de gestion :

  • Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S 4.2) (LSSSS)


Généralités
Articles 435.5, 182.7, 278

Cette section énonce tous les éléments obligatoires devant figurer dans le rapport annuel de gestion.


Généralités
Articles 182.7, 182.8, 278

  • Un GAC doit préparer un rapport annuel de gestion. Ce rapport doit notamment comprendre :
    • Une présentation des résultats en lien avec les objectifs prévus à l'EGI convenue avec le ministre;
    • Une déclaration du directeur général attestant la fiabilité des données contenues au rapport et des contrôles afférents;
    • Tout autre élément ou renseignement déterminé par le ministre.
  • Le rapport annuel de gestion remplace le rapport annuel du GAC remis à la fin de l’année financière. 
  • Le rapport annuel de gestion doit porter sur les activités du GAC. Il doit être produit suivant la forme déterminée par le ministre et contenir tout renseignement requis par celui-ci.


Code d’éthique et de déontologie

  • Les membres du conseil d'administration doivent établir un code d'éthique et de déontologie qui leur est applicable.
  • Le code porte sur les devoirs et obligations des personnes visées et peut prévoir des normes adaptées aux différentes catégories de personnes visées ou qui peuvent ne s'appliquer qu'à certaines catégories d'entre elles. 
  •  Le GAC doit rendre le code accessible au public et le publier dans son rapport annuel.


Adoption par le conseil d’administration et séance d’information publique

  • Le conseil d'administration doit, entre autres, adopter le rapport annuel de gestion et s'assurer du suivi de la performance et de la reddition de comptes de la réalisation des engagements contenus dans l’EGI convenu avec le MSSS.
  • Le conseil d’administration doit tenir, au moins une fois par année, une séance publique d’information à laquelle sont invités à participer les établissements membres. Les membres du conseil doivent alors présenter les renseignements contenus notamment au rapport annuel de gestion. Ils doivent répondre aux questions qui leur sont adressées relativement à ce rapport.


Transmission
Article 435.5

  • Un GAC doit transmettre au ministre son rapport annuel de gestion au plus tard le 30 juin de chaque année.
  • Les GAC doivent publier leur rapport annuel de gestion sur leur site Internet.

Contenu

Les éléments suivants représentent le contenu minimum requis et les grandes sections doivent idéalement apparaître dans cet ordre dans le rapport annuel de gestion, ceci afin d’uniformiser la présentation pour tous les GAC.

Un GAC peut ajouter toute autre information jugée pertinente soit dans l’une des sections suivantes ou dans une section spécifique. 

1. Le message des autorités

Ce message présente le rapport annuel de gestion et donne l’occasion de faire part des principaux enjeux et résultats atteints au cours de l’exercice.

Signataires

  • le président du conseil d’administration et
  • le directeur général du GAC
  •  

    2. La déclaration de la fiabilité des données et des contrôles afférents

    Cette déclaration atteste de la fiabilité des données contenues dans le rapport annuel de gestion et des contrôles afférents.

    Signataires

  • le directeur général du GAC
  • la mission et les principaux services offerts;
  •  

    3. La présentation du GAC et des faits saillants

    Le rapport annuel de gestion doit contenir une brève description de :

  • la mission et les principaux services offerts;
  • l’organigramme de l’organisation au 31 mars.
  •  

    Le conseil d’administration

    • Faire une liste des membres du conseil d'administration
    • En ce qui concerne le code d’éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d’administration, le GAC doit :
      • faire état du nombre de cas traités et de leur suivi, des manquements constatés au cours de l’année, de leur décision et des sanctions imposées par l’autorité compétente ainsi que du nom des personnes révoquées ou suspendues au cours de l’année couverte par le rapport. Si aucun cas traité ou manquement constaté, le mentionner;
      • mettre le code d’éthique et de déontologie à l’annexe du rapport annuel de gestion.


    Les comités et les conseils
    • Le GAC dresse la liste de ses principaux conseils, comités ou instances
    • S’il le désire, il peut présenter les fonctions, les membres et les faits saillants de ses conseils, comités ou instances.

     

    Les faits saillants
    Les faits saillants de l'année sont présentés de façon concise.

    Étant donné les incidences sur l’organisation et l’atteinte des résultats, il peut être important de faire mention, s’il y a lieu, de ces éléments :

    • les nouveaux enjeux, les priorités et les principales réalisations;
    • les principales modifications apportées dans les services offerts;
    • les ressources humaines, matérielles et financières, etc.

     

    4. Les résultats au regard de l’EGI

    Cette partie rend compte des résultats des attentes spécifiques (chapitre III) et des engagements annuels (chapitre IV) prévus à l’EGI. Le GAC doit présenter les résultats des deux chapitres, les mettre en contexte et les accompagner de commentaires expliquant les écarts, le cas échéant. 

    Puisque ce document est destiné à la population, les noms des personnes ou des directions responsables ne doivent pas y apparaître. La référence à des pratiques internes et l’utilisation d’acronymes sont également à éviter.

    Les résultats et les commentaires doivent être les mêmes que ceux présentés au MSSS à la fin de chaque année financière.

    Chapitre III : Attentes spécifiques
    Afin de répondre aux recommandations du Vérificateur général du Québec en matière de performance, le MSSS a élaboré un modèle de présentation uniforme et compréhensible des résultats du chapitre III. Les GAC sont invités à s’y conformer.

    Vous devez utiliser le tableau ci-dessous pour présenter les résultats de toutes les attentes spécifiques figurant dans votre EGI.

    Attente spécifique

    Description de l’attente spécifique

     État de réalisation

     Commentaires
    Axe 1 - Maximiser économies pour les établissements du RSSS
    Évaluer la valeur monétaire des économies potentielles générées par la réalisation d'appels aux marchés regroupés.
       
    Axe 2 - Respect de la gestion contractuelle
    Évaluer la valeur monétaire et le nombre de contrats conclus de gré à gré en fonction de la disposition invoquée (cas autorisés dans la LCOP) et en particulier, en raison d'une prolongation de contrat.   
    Axe 3 - Maximiser la performance opérationnelle
    Mise en place d'un système du coût de revient.   
     

    Points importants

    • Le tableau doit être présenté selon les divisions thématiques présentées dans le chapitre III de l’EGI.
    • Toutes les attentes spécifiques de l’entente convenue avec le ministre doivent être présentées.
    • Si une attente est retirée au cours de l’année, il faut le mentionner, par exemple : « Cette attente a été retirée par le MSSS ».
    • Les attentes spécifiques qui ne concernent pas le GAC ne doivent pas être présentées dans le rapport annuel de gestion.
    • Dans la colonne « État de réalisation », vous devez spécifier si l’atteinte est réalisée ou non.
    • Dans la colonne « Commentaires », vous devez expliquer les raisons de la non-réalisation de l’attente ainsi que les mesures entreprises pour assurer la réalisation.


    Directives de présentation des résultats du chapitre IV aux fins de l’appréciation de la performance

    Afin de répondre aux recommandations du Vérificateur général du Québec en matière de performance, le MSSS a élaboré un modèle de présentation uniforme et compréhensible des résultats du chapitre IV. Les GAC sont invités à s’y conformer.

    Le tableau devrait être présenté selon les mêmes divisions thématiques que celles du chapitre IV de l’EGI.

    Attention, si les indicateurs sont en expérimentation, aucun résultat n’est indiqué dans la colonne « Résultats ». Toutefois, le GAC fournira un résumé de ce qui a été effectué comme travail sur l’indicateur dans la section « Commentaires ».

     Indicateurs

    Engagement annuel
    (P13)

    Résultats 
    (P13)

    Cibles 2020 GAC

    Commentaires (justification des écarts, évaluation du résultat, mesures correctrices, etc.)

    Maximiser les économies
    2.03.01 - Taux global d’achats aux contrats regroupés  

     60 %

    En expérimentation

    Commentaires

    1. les facteurs qui expliquent l’atteinte ou la non-atteinte de l’engagement, les mesures correctrices mises en place pour favoriser son atteinte; l’état des travaux pour un indicateur en expérimentation;
    2. l’appréciation de l’évolution des résultats par rapport aux résultats de l’année précédente doit être indiquée lorsque les données sont disponibles;
    3. le cas échéant, les problèmes connus liés à la qualité des données, à la méthodologie de l’indicateur et, s’il y a lieu, les mesures correctrices apportées pour corriger la situation. 
    Respect de la gestion contractuelle
    2.03.03 - Proportion des contrats mis en concurrence par rapport à l’ensemble des contrats  

     85 %

    En expérimentation

    Commentaires

    Maximiser la performance opérationnelle 
    2.03.02 - Proportion des dossiers dont le processus d’appel d'offres a été réalisé selon l’échéancier prévu à la programmation des GAC  

     80 %

    En expérimentation

    Commentaires

     Atteinte de l’engagement annuel atteint à 100 %
     Atteinte de l’engagement annuel égal ou supérieur à 90 % et inférieur à 100 %
     Atteinte de l’engagement annuel inférieur à 90 %
     

    Points importants

    • Le tableau doit être présenté selon les divisions thématiques présentées dans le chapitre IV de l’EGI.
    • Tous les engagements convenus avec le ministre doivent être présentés.
    • Pour les indicateurs ayant fait l’objet d’un addenda, la valeur à inscrire est celle de l’addenda.
    • Si un engagement est retiré au cours de l’année, il faut le mentionner, par exemple : « Cet engagement a été retiré par le MSSS ».
    • La légende de couleur doit être utilisée afin d’illustrer l’atteinte ou la non-atteinte de l’engagement.

      • Dans la colonne « Commentaires », vous devez identifier les facteurs qui expliquent la non-atteinte de l’engagement, les mesures correctrices mises en place pour favoriser son atteinte, les travaux effectués si l’indicateur est en expérimentation.
      • L’appréciation de l’évolution des résultats par rapport aux résultats de l’année précédente doit être indiquée lorsque les données sont disponibles.
      • Le cas échéant, les problèmes connus liés à la qualité des données, à la méthodologie de l’indicateur et, s’il y a lieu, les mesures correctrices apportées pour corriger la situation.


    5. Les activités relatives à la Loi favorisant la surveillance des contracts des organismes publics et instituant l'autorité des marchés publics

    Le GAC doit traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat public.

    À cette fin, il doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaines.

    Le GAC rend cette procédure accessible sur son site Internet.

    6. Les ressources humaines

    Les effectifs du GAC

    Le GAC présente le nombre de cadres et de salariés occupant un emploi au 31 mars de l’année, selon le statut (temps complet ou temps partiel) ainsi que le nombre d’équivalents temps complet (ETC) pour la dernière année. Il présente également le nombre d’ETC du personnel à temps partiel occasionnel pour la dernière année.

    Si jugé approprié, tout commentaire peut être ajouté afin d’apporter des précisions dans le cas de situations particulières.


    7. Les ressources financières

    Les états financiers

    • Le GAC doit présenter le tableau suivant.

      Activités

      Charges brutes

       Variations

       

       Exercice
      courant

       Exercice
      précédent

       $

       %

      PCEM    
      Programmation    
      Projets    
           
       Total    
       
    • À la suite de ce tableau, le GAC doit mentionner que le lecteur peut consulter les états financiers inclus dans le rapport financier annuel publié sur son site Internet, pour plus d’information sur les ressources financières.

     

    8. Le code d'éthique et de déontologie des administrateurs

    Le code d’éthique et de déontologie doit être accessible au public et apparaître en annexe du rapport annuel.

    Après adoption par le conseil d’administration en séance non publique, le groupe d’approvisionnement en commun (GAC) achemine les copies de son rapport annuel de gestion selon les directives énoncées ci-après.

    Transmission du rapport

    Au plus tard, le 30 juin transmettre :

    • une copie électronique à l’adresse suivante :
      ministre@msss.gouv.qc.ca

    ou
    une copie papier au bureau du ministre :
    Ministère de la Santé et des Services sociaux 
    Cabinet du ministre
    1075, chemin Sainte-Foy, 15e étage Québec (Québec)  G1S 2M1

    et

    • une copie électronique à l’adresse suivante :
      investissements@msss.gouv.qc.ca

    Diffusion du rapport

    Le rapport annuel de gestion doit être déposé sur le site Internet du GAC et présenté en séance publique.

    La présentation du rapport annuel de gestion en séance publique et sa diffusion sur le site Internet du GAC doivent se faire après sa transmission au ministre. 

    Le dépôt sur le site Internet doit se faire au plus tard un mois après la transmission du rapport annuel de gestion au ministre

    Suivi

    Toute demande d’information concernant le contenu et le dépôt du rapport annuel de gestion peut être adressée à la Direction du génie biomédical, de la logistique et de l’approvisionnement au 581 814-9100, poste 62672.



















    Le sous-ministre adjoint,


    Original signé par

    Pierre Lafleur
    Direction(s) ou service(s) ressource(s)
    NomCoordonnée(s)
    Direction du génie biomédical, de la logistique et de l’approvisionnement 581 814-9100, poste 62672
    Direction des normes et des pratiques de gestion réseau 581 814-9100, poste 62320
    Politique d'accessibilité
    Gouvernement du Québec
    © Gouvernement du Québec, 2022