Les éléments suivants représentent le contenu minimum requis et les grandes sections doivent idéalement apparaître dans cet ordre dans le rapport annuel de gestion, ceci afin d’uniformiser la présentation pour tous les GAC.
Un GAC peut ajouter toute autre information jugée pertinente soit dans l’une des sections suivantes ou dans une section spécifique.
1. Le message des autorités
Ce message présente le rapport annuel de gestion et donne l’occasion de faire part des principaux enjeux et résultats atteints au cours de l’exercice.
Signataires
le président du conseil d’administration etle directeur général du GAC
2. La déclaration de la fiabilité des données et des contrôles afférents
Cette déclaration atteste de la fiabilité des données contenues dans le rapport annuel de gestion et des contrôles afférents.
Signataires
le directeur général du GACla mission et les principaux services offerts;
3. La présentation du GAC et des faits saillants
Le rapport annuel de gestion doit contenir une brève description de :
la mission et les principaux services offerts;l’organigramme de l’organisation au 31 mars.
Le conseil d’administration
- Faire une liste des membres du conseil d'administration
- En ce qui concerne le code d’éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d’administration, le GAC doit :
- faire état du nombre de cas traités et de leur suivi, des manquements constatés au cours de l’année, de leur décision et des sanctions imposées par l’autorité compétente ainsi que du nom des personnes révoquées ou suspendues au cours de l’année couverte par le rapport. Si aucun cas traité ou manquement constaté, le mentionner;
- mettre le code d’éthique et de déontologie à l’annexe du rapport annuel de gestion.
Les comités et les conseils- Le GAC dresse la liste de ses principaux conseils, comités ou instances
- S’il le désire, il peut présenter les fonctions, les membres et les faits saillants de ses conseils, comités ou instances.
Les faits saillants
Les faits saillants de l'année sont présentés de façon concise.
Étant donné les incidences sur l’organisation et l’atteinte des résultats, il peut être important de faire mention, s’il y a lieu, de ces éléments :
- les nouveaux enjeux, les priorités et les principales réalisations;
- les principales modifications apportées dans les services offerts;
- les ressources humaines, matérielles et financières, etc.
4. Les résultats au regard de l’EGI
Cette partie rend compte des résultats des attentes spécifiques (chapitre III) et des engagements annuels (chapitre IV) prévus à l’EGI. Le GAC doit présenter les résultats des deux chapitres, les mettre en contexte et les accompagner de commentaires expliquant les écarts, le cas échéant.
Puisque ce document est destiné à la population, les noms des personnes ou des directions responsables ne doivent pas y apparaître. La référence à des pratiques internes et l’utilisation d’acronymes sont également à éviter.
Les résultats et les commentaires doivent être les mêmes que ceux présentés au MSSS à la fin de chaque année financière.
Chapitre III : Attentes spécifiques
Afin de répondre aux recommandations du Vérificateur général du Québec en matière de performance, le MSSS a élaboré un modèle de présentation uniforme et compréhensible des résultats du chapitre III. Les GAC sont invités à s’y conformer.
Vous devez utiliser le tableau ci-dessous pour présenter les résultats de toutes les attentes spécifiques figurant dans votre EGI.
Attente spécifique | Description de l’attente spécifique | État de réalisation | Commentaires |
Axe 1 - Maximiser économies pour les établissements du RSSS
|
Évaluer la valeur monétaire des économies potentielles générées par la réalisation d'appels aux marchés regroupés.
| | | |
Axe 2 - Respect de la gestion contractuelle |
Évaluer la valeur monétaire et le nombre de contrats conclus de gré à gré en fonction de la disposition invoquée (cas autorisés dans la LCOP) et en particulier, en raison d'une prolongation de contrat. | | | |
Axe 3 - Maximiser la performance opérationnelle |
Mise en place d'un système du coût de revient. | | | |
Points importants
- Le tableau doit être présenté selon les divisions thématiques présentées dans le chapitre III de l’EGI.
- Toutes les attentes spécifiques de l’entente convenue avec le ministre doivent être présentées.
- Si une attente est retirée au cours de l’année, il faut le mentionner, par exemple : « Cette attente a été retirée par le MSSS ».
- Les attentes spécifiques qui ne concernent pas le GAC ne doivent pas être présentées dans le rapport annuel de gestion.
- Dans la colonne « État de réalisation », vous devez spécifier si l’atteinte est réalisée ou non.
- Dans la colonne « Commentaires », vous devez expliquer les raisons de la non-réalisation de l’attente ainsi que les mesures entreprises pour assurer la réalisation.
Directives de présentation des résultats du chapitre IV aux fins de l’appréciation de la performance
Afin de répondre aux recommandations du Vérificateur général du Québec en matière de performance, le MSSS a élaboré un modèle de présentation uniforme et compréhensible des résultats du chapitre IV. Les GAC sont invités à s’y conformer.
Le tableau devrait être présenté selon les mêmes divisions thématiques que celles du chapitre IV de l’EGI.
Attention, si les indicateurs sont en expérimentation, aucun résultat n’est indiqué dans la colonne « Résultats ». Toutefois, le GAC fournira un résumé de ce qui a été effectué comme travail sur l’indicateur dans la section « Commentaires ».
Indicateurs | Engagement annuel (P13) | Résultats (P13)
| Cibles 2020 GAC | Commentaires (justification des écarts, évaluation du résultat, mesures correctrices, etc.)
|
Maximiser les économies |
2.03.01 - Taux global d’achats aux contrats regroupés | | | 60 % | En expérimentation |
Commentaires - les facteurs qui expliquent l’atteinte ou la non-atteinte de l’engagement, les mesures correctrices mises en place pour favoriser son atteinte; l’état des travaux pour un indicateur en expérimentation;
- l’appréciation de l’évolution des résultats par rapport aux résultats de l’année précédente doit être indiquée lorsque les données sont disponibles;
- le cas échéant, les problèmes connus liés à la qualité des données, à la méthodologie de l’indicateur et, s’il y a lieu, les mesures correctrices apportées pour corriger la situation.
|
Respect de la gestion contractuelle |
2.03.03 - Proportion des contrats mis en concurrence par rapport à l’ensemble des contrats | | | 85 % | En expérimentation |
Commentaires |
Maximiser la performance opérationnelle |
2.03.02 - Proportion des dossiers dont le processus d’appel d'offres a été réalisé selon l’échéancier prévu à la programmation des GAC | | | 80 % | En expérimentation |
Commentaires |
| Atteinte de l’engagement annuel atteint à 100 % |
| Atteinte de l’engagement annuel égal ou supérieur à 90 % et inférieur à 100 % |
| Atteinte de l’engagement annuel inférieur à 90 % |
Points importants
- Le tableau doit être présenté selon les divisions thématiques présentées dans le chapitre IV de l’EGI.
- Tous les engagements convenus avec le ministre doivent être présentés.
- Pour les indicateurs ayant fait l’objet d’un addenda, la valeur à inscrire est celle de l’addenda.
- Si un engagement est retiré au cours de l’année, il faut le mentionner, par exemple : « Cet engagement a été retiré par le MSSS ».
- La légende de couleur doit être utilisée afin d’illustrer l’atteinte ou la non-atteinte de l’engagement.
- Dans la colonne « Commentaires », vous devez identifier les facteurs qui expliquent la non-atteinte de l’engagement, les mesures correctrices mises en place pour favoriser son atteinte, les travaux effectués si l’indicateur est en expérimentation.
- L’appréciation de l’évolution des résultats par rapport aux résultats de l’année précédente doit être indiquée lorsque les données sont disponibles.
- Le cas échéant, les problèmes connus liés à la qualité des données, à la méthodologie de l’indicateur et, s’il y a lieu, les mesures correctrices apportées pour corriger la situation.
5. Les activités relatives à la Loi favorisant la surveillance des contracts des organismes publics et instituant l'autorité des marchés publics
Le GAC doit traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat public.
À cette fin, il doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaines.
Le GAC rend cette procédure accessible sur son site Internet.
6. Les ressources humaines
Les effectifs du GAC
Le GAC présente le nombre de cadres et de salariés occupant un emploi au 31 mars de l’année, selon le statut (temps complet ou temps partiel) ainsi que le nombre d’équivalents temps complet (ETC) pour la dernière année. Il présente également le nombre d’ETC du personnel à temps partiel occasionnel pour la dernière année.
Si jugé approprié, tout commentaire peut être ajouté afin d’apporter des précisions dans le cas de situations particulières.
7. Les ressources financières
Les états financiers
- Le GAC doit présenter le tableau suivant.
Activités | Charges brutes
| Variations |
| Exercice courant
| Exercice précédent
| $ | % |
PCEM | | | | |
Programmation | | | | |
Projets | | | | |
| | | | |
Total | | | | |
- À la suite de ce tableau, le GAC doit mentionner que le lecteur peut consulter les états financiers inclus dans le rapport financier annuel publié sur son site Internet, pour plus d’information sur les ressources financières.
8. Le code d'éthique et de déontologie des administrateurs
Le code d’éthique et de déontologie doit être accessible au public et apparaître en annexe du rapport annuel.
Après adoption par le conseil d’administration en séance non publique, le groupe d’approvisionnement en commun (GAC) achemine les copies de son rapport annuel de gestion selon les directives énoncées ci-après.