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Circulaire
Statut
En vigueur
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2011-032 01 01 10 08 2011-06-01
Sujet

Modalités relatives à l’accessibilité et au transfert des usagers vers un centre hospitalier receveur à vocation tertiaire ou spécialisé ou du retour vers leur centre hospitalier d’origine ou desservant leur bassin géographique d’appartenance

Expéditeur(s)

Le directeur général des services de santé et médecine universitaire
Destinataire(s)
Les directrices et directeurs généraux des établissements de santé et de services sociaux exploitant la mission CH et les présidentes-directrices et présidents-directeurs généraux des agences de la santé et des services sociaux
Cette circulaire s'adresse également, en adaptant les destinataires :

  • au Centre régional de santé et de services sociaux de la Baie-James (CRSSSBJ)
  • à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSS du Nunavik)
  • au Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James (CCSSSBJ)
  • Objet

    Le Ministère a la responsabilité de donner les orientations relatives aux standards d’accès et d’intégration (article 431 de la loi sur la santé et les services sociaux). Cette circulaire s’applique à diffuser les modalités relatives à l’accessibilité et au transfert des usagers vers un centre hospitalier receveur à vocation tertiaire ou spécialisé ou du retour vers leur centre hospitalier d’origine ou desservant leur bassin géographique d’appartenance.  

    L’épisode de soins d’un usager peut nécessiter l’utilisation de services tertiaires, spécialisés ou surspécialisés qui ne sont pas disponibles dans son centre hospitalier d’origine. Pour assurer le déroulement optimal de l’épisode de soins et en harmoniser le fonctionnement, des liens de réciprocité (aussi nommé protocole d’accès bidirectionnel ) doivent être établis entre un centre hospitalier receveur à vocation tertiaire ou spécialisée (ci-après nommé centre receveur tertiaire ou spécialisé) et le centre hospitalier référent, le centre hospitalier d’appartenance ou le centre hospitalier traitant de l’usager (ci-après nommés centre hospitalier d’origine).

    La présente circulaire vise aussi à définir les éléments soutenant les mécanismes de transferts d’usagers réciproques favorisant la fluidité et l’accessibilité des services.  

    Les modalités énoncées dans la présente circulaire prennent effet le 1er mai 2011.  

    Contexte

    La Loi sur les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux, adoptée en décembre 2003, a mené à la création de 95 réseaux locaux de service. Au cœur de chacun de ces réseaux locaux, figure un « nouvel établissement » nommé centre de santé et de services sociaux (CSSS). Ce nouveau mode d’organisation a principalement comme objectif d’améliorer l’état de santé et de bien-être de la population d’un territoire local, de favoriser la proximité des services offerts à la population et de faciliter le cheminement des usagers entre les différents niveaux de services qui doivent leur être accessibles. Cette structure vise aussi à mieux prendre en charge les clientèles vulnérables, tout particulièrement les personnes en perte d’autonomie, les jeunes en difficulté, les personnes ayant des problèmes de santé mentale ou aux prises avec le cancer et celles souffrant de maladies chroniques. Ces responsabilités s’inscrivent en complémentarité avec celles des agences de la santé et des services sociaux, lesquelles portent principalement sur les aspects de planification, d’organisation et de coordination des éléments du palier régional et des liens requis au regard de l’accès aux services non présents dans leurs régions respectives.  

    À cet égard, les responsabilités des CSSS incluent notamment :

    • L’accueil, l’évaluation et l’orientation des personnes et de leurs proches vers les services appropriés à leurs besoins;
    • L’offre globale de services généraux de santé et de services sociaux et certains services spécialisés;
    • L’accès aux soins requis par la clientèle, qu’ils soient présents dans la région ou non;
    • La conclusion des ententes de services avec d’autres partenaires (cliniques médicales, groupes de médecine de famille, centres jeunesse, centres de réadaptation, pharmacies communautaires, centres hospitaliers de référence ou universitaires, etc.) lorsqu’une telle entente est nécessaire.

    Quant au principe de hiérarchisation des services, il revient principalement à chacun des Réseaux universitaires intégrés de santé (RUIS), lesquels formulent des propositions d’organisation sur divers objets, dont notamment :

    • L’offre de service aux établissements ayant une désignation universitaire en réponse aux demandes des instances locales et des autres établissements associés (article 436.6.1 de la LSSS);
    • La prévention de la rupture des services à court, moyen ou long terme pour les établissements qui sont dans un territoire de desserte ou qui ont de la difficulté à assurer les services généraux et spécialisés à leur clientèle (article 436.6.8 de la LSSS).

    Comme ces différents paliers de responsabilité amènent les établissements du réseau de la santé à assurer l’accessibilité permettant aux personnes de recevoir les soins requis (spécialisés ou surspécialisés) selon les problèmes identifiés, il est nécessaire d’adopter certains principes assurant tout à la fois l’accès à l’expertise en temps opportun, le respect de la capacité d’accueil et de traitement des établissements spécialisés ainsi que la responsabilité des établissements face à leur base populationnelle.

    Modalités

    Les modalités énoncées ci-après s’inscrivent donc dans un contexte d’organisation générale permettant d’améliorer l’accessibilité et la continuité des services de santé offerts à la population. Elles reposent sur le respect des responsabilités de chacun des partenaires et de l’absolue nécessité du maintien de l’accès à la population aux soins urgents ou critiques lorsque requis. Ce principe d’accessibilité impose un processus de transit bidirectionnel entre les établissements concernés par la prise en charge des usagers en respect des services qui y sont disponibles.

    De plus, ces modalités représentent les principes de base de l’implantation de ces corridors bidirectionnels qui doivent, à court terme, être instaurés entre les établissements et à partir desquels les transferts de clientèle doivent être réalisés. Il est entendu qu’en cas de litige touchant particulièrement le retour d’un usager vers son centre référent ou d’appartenance, qu’un mécanisme d’arbitrage sera mis en place afin de définir la conduite appropriée.  

    Ces modalités visent aussi à définir les éléments soutenant les mécanismes de transferts réciproques favorisant la fluidité et l’accessibilité. Pour ce faire, le principe général de « prise en charge sans négociation » doit être au cœur de l’élaboration des ententes et mécanismes de transferts de la clientèle concernée. Ces liens de réciprocité (aussi nommé protocole d’accès bidirectionnel ) doivent être acceptés formellement et reposer sur les principaux objectifs décrits ci-dessous.  

    1- Objectifs du protocole sur les usagers et des partenaires concernés 

    1.1 À l’égard des usagers :

    • Garantir l’accessibilité en temps opportun à des soins et des services de qualité, selon les besoins de l’usager, le plus près possible de son lieu de résidence, dans le but de lui permettre de le réintégrer le plus rapidement possible; 
    • Assurer une meilleure fluidité des services entre les établissements; 
    • Assurer la continuité des services offerts à l’usager depuis le transfert vers le centre receveur tertiaire ou spécialisé jusqu'à son retour vers son centre hospitalier d’origine, le cas échéant. 

    De façon plus particulière, les présentes modalités s’inscrivent dans le respect des responsabilités des CSSS et des RUIS, lesquelles doivent être tenues en compte lors de l’élaboration et de la mise en place des mécanismes de gestion impliqués.

    1.2 À l’égard des partenaires concernés :

    • Le respect des responsabilités et des rôles des établissements concernés; 
    • L’utilisation judicieuse des lits de soins de courte durée des centres receveurs tertiaires ou spécialisés ainsi que ceux des centres hospitaliers d’origine; 
    • L’utilisation efficace des ressources humaines, matérielles et financières dans le but d’éviter tout dédoublement ou bris dans la continuité des services; 
    • L’adhésion à des modèles généraux d’entente réciproques applicables à divers établissements. 

    2- Admissibilité

    2.1 Définition générale de la clientèle visée :  

    Le protocole touche les usagers d’un centre hospitalier d’origine ou provenant d’un bassin d’appartenance autre que celui du centre receveur qui sont transférés ou référés vers un centre receveur tertiaire ou spécialisé pour y obtenir des soins non disponibles localement. Une fois les services spécialisés prodigués, ces usagers peuvent être réacheminés vers leur centre hospitalier (ou CSSS) d’origine ou desservant le territoire géographique d’appartenance, si leur condition l’exige.  

    2.2 Critères d’inclusion des usagers concernés par le protocole :

    Un usager devant être admis dans un centre receveur pour y recevoir des soins tertiaires ou spécialisés non accessibles dans le centre local ou le bassin géographique de provenance; 
    Ou
    Un usager admis dans un centre hospitalier tertiaire dans l’impossibilité soit de retourner dans son lieu de résidence, d’obtenir son congé médical, ou qui nécessite encore des soins médicaux, mais dont le niveau requis est disponible dans son centre d’appartenance; 
    Ou
    Un usager référé par son centre hospitalier d’origine pour l’obtention de soins tertiaires ou spécialisés et qui a terminé son épisode de soins aigus.  

    2.3 Critères d’exclusion des usagers concernés par le protocole : 

    L’usager hospitalisé dans un centre hospitalier tertiaire ou spécialisé qui constitue son centre hospitalier d’appartenance pour y recevoir des soins de niveau primaire ou secondaire en raison de son lieu de résidence;
    ou
    L’usager nécessitant une réadaptation spécialisée en soins de courte durée non disponible dans son bassin d’appartenance;
    ou
    L’usager traumatisé sévère ainsi que l’usager souffrant d’un traumatisme craniocérébral léger, puisque des protocoles existent déjà en ce sens;
    ou
    L’usager pouvant recevoir leur congé directement du centre receveur tertiaire ou spécialisé vers le domicile ou ne correspondant à aucun des critères d’inclusion précédemment énoncés.

    3- Partage des responsabilités en vue de l’application du protocole

    Les responsabilités suivantes concernent tous les acteurs impliqués dans l’accessibilité, la prise en charge et le suivi des usagers : 

    • Assurer en tout temps des procédures rapides et efficaces d’accès aux soins, incluant des moyens de communication et d’information pour faciliter le transfert des usagers; 
    • Procéder conjointement à l’évaluation du besoin des usagers dans le but d’éviter la duplication des interventions, de faciliter leur cheminement et de rapprocher les services de la population; 
    • Désigner une personne responsable au sein de chaque établissement de la gestion du protocole d’accès bidirectionnel; 
    • Faire le suivi et l’évaluation du protocole. 
      • Responsabilités du centre receveur tertiaire ou spécialisé à l’égard du protocole : 
        • Accueillir l’usager transféré ou référé par son centre hospitalier d’origine pour l’obtention des soins et des services requis dans les meilleurs délais; 
        • Accueillir tout usager acheminé par les transports ambulanciers pour l’obtention de soins spécialisés ou surspécialisés, en conformité avec les corridors préhospitaliers en vigueur; 
        • Définir les modalités de retour et soutenir le centre hospitalier d’origine pour toute problématique pertinente;
        • Réacheminer l’usager vers son centre hospitalier d’origine ou l’établissement desservant le bassin géographique d’appartenance lorsque son état de santé s’est stabilisé et que l’usager ne nécessite plus le niveau de soins offerts par le centre receveur tertiaire ou spécialisé; 
        • Compte tenu de la diversité des pathologies et des clientèles, les critères de retour vers le centre hospitalier d’origine doivent être établis par les médecins traitants du centre tertiaire ou spécialisé, en respect des capacités de soins et des services du centre d’origine; 
        • Transmettre rapidement à l’équipe de liaison du centre hospitalier ou du CSSS d’origine les besoins de l’usager, en vue de diminuer les délais dans l’organisation de services. 
      • Responsabilités du centre hospitalier ou du CSSS d’origine à l’égard du protocole : 
        • Respecter les modalités de transfert ou de référence d’un usager vers le centre receveur tertiaire ou spécialisé;
        • S’assurer que lors du transfert, les conditions relatives à la sécurité de l’usager soient respectées et que les soins nécessaires suggérés par le centre receveur tertiaire lui soient prodigués; 
        • Recevoir l’usager objet d’une demande de rapatriement à l’intérieur d’une période maximale de 48 heures suivant la réception de la demande faite à cet effet par le centre spécialisé ou tertiaire; 
        • Prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité des soins.

    4- Documents pertinents à transmettre lors d’un transfert vers le centre receveur tertiaire ou spécialisé ou lors du retour vers le centre hospitalier d’origine

    Lors d’un transfert, que ce soit au moment de la référence au centre receveur tertiaire ou spécialisé ou au moment du retour au centre hospitalier d’origine, les documents requis faisant état de la condition de l’usager doivent être transmis: 

    Lors du transfert :

    • Un résumé médical approprié; 
    • Les tracés d’électrocardiogrammes ou d’autres tests diagnostiques pertinents;
    • Les radiographies, les résultats et les copies d’imageries médicales. 

    Lors du retour :

    • L’évolution de la condition de l’usager depuis son arrivée; 
    • Un résumé des examens cliniques effectués; 
    • Les traitements médicaux et chirurgicaux prodigués; 
    • Les diagnostics principaux et secondaires identifiés; 
    • Les ordonnances au départ : médicaments, programmes de réadaptation et suivi; 
    • Une évaluation de l’équipe de liaison du centre receveur tertiaire, en collaboration avec les intervenants du centre hospitalier d’origine;  
    • Les rapports des professionnels (physio, ergo, etc.) impliqués au dossier.  

    5- Résolution de problèmes

    Si un différend entourant le retour d’une personne à son centre référent ou à l’établissement de son bassin d’appartenance ne pouvait être résolu entre les directeurs des services professionnels concernés, la résolution du conflit relèvera de la responsabilité des directeurs régionaux des affaires médicales (DRAM) si deux régions sont impliquées; si la problématique était intrarégionale, l’intervention du DRAM ou du PDG concerné sera alors sollicitée. 

    Politique de déplacement

    Dans le cadre des modalités énoncées ci-dessus, la circulaire 01.01.40.10 sur la DÉPLACEMENT politique de déplacement donne les indications sur la responsabilité de paiement des déplacements intra et interrégional des usagers entre les établissements.  

    Suivi

    La Direction nationale des urgences est disponible pour toute information additionnelle au 581 814-9100, poste 62335. 



















    Le directeur général des services de santé et médecine universitaire,


    Original signé par

    Michel A. Bureau
    Direction(s) ou service(s) ressource(s)
    NomCoordonnée(s)
    Direction des services préhospitaliers d’urgence 581 814-9100, poste 62335
    Annexe(s) et pièce(s) jointe(s) à la circulaire
     Nom du documentDate
    2011-032_Annexe (2011-06-01)_Lexique.pdf 2011-06-01
    Politique d'accessibilité
    Gouvernement du Québec
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