La présente circulaire vise à informer tous les CISSS et les CIUSSS de  l’obligation d’inclure les éléments mentionnés dans leurs documents  d’appels d’offres pour les SAP. 

La Loi sur les services de santé et les services sociaux permet aux  établissements de dispenser eux-mêmes les services de santé ou les  services sociaux requis ou de les faire dispenser par un établissement, un  organisme ou une personne avec lequel ils ont conclu une entente. Pour  faire dispenser des SAP par un organisme d’aide à domicile, les CISSS et les CIUSSS doivent signer des ententes de collaboration avec les  différents organismes qu’ils reconnaissent dans leur territoire. Ils peuvent  par la suite convenir des services qui seront offerts par l’un ou l’autre de  ces organismes, en fonction du requis de services et du choix de chaque  usager, ou conclure une entente pour un volume global de services  préétabli.

Dans son rapport de 2013 sur les services à domicile auprès des personnes âgées en perte d’autonomie, le Vérificateur général du Québec  VGQ) recommandait de « mettre en place des mécanismes permettant de s’assurer d’une prestation de services à domicile sécuritaires et de qualité lorsque ceux-ci sont rendus par des partenaires externes ». De même, la Commission de l’administration publique a soutenu cette recommandation du VGQ dans son rapport de décembre 2013. Adhérant à ces conclusions, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) s’est engagé à mettre en place des mesures d’encadrement et des conditions cliniques qui visent à assurer la qualité et la sécurité des services offerts par les organismes d’aide à domicile partenaires du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS). Un document d’orientations pour la prestation de SAP par les organismes d’aide à domicile est en cours d’élaboration au MSSS. La rédaction de ce document a d’ailleurs nécessité plusieurs consultations. La présente circulaire et ses annexes sont basées sur ces travaux.

En amont des éléments susmentionnés, la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) exige que tout contrat comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal prévu dans tout accord intergouvernemental applicable fasse l’objet d’une procédure d’appels d’offres publics. De plus, précisons que de telles ententes de services conclues entre les CISSS et les CIUSSS et leurs partenaires, qui comportent une dépense inférieure au seuil minimal prévu dans tout accord intergouvernemental, notamment pour la prestation de SAP par des organismes d’aide à domicile, sont visées par plusieurs dispositions de la LCOP et des règlements qui en découlent.

Des correspondances ont été envoyées aux CISSS et aux CIUSSS afin de les soutenir dans ce processus, mais il s’avère que des précisions supplémentaires soient nécessaires. De fait, le MSSS transmet aux CISSS et aux CIUSSS, par le biais de la présente circulaire, les exigences et les critères d’évaluation à faire valider dans le cadre des appels d’offres pour des SAP afin de s’assurer la qualité et la sécurité des services dispensés. 

L’annexe 1 jointe à la présente circulaire expose les exigences et les  critères d’évaluation et de conformité. Les CISSS et les CIUSSS doivent  les prendre en compte dans les appels d’offres, mais doivent moduler le  libellé des exigences et les critères d’évaluation selon leurs besoins.  Toutefois, il est nécessaire que ces éléments soient évalués dans les  documents d’appels d’offres afin de s’assurer de la qualité et de la  sécurité des services dispensés.

Voici d’autres modalités que doivent appliquer les CISSS et les CIUSSS dans le cadre d’appels d’offres pour les SAP : 

1.  Les exigences et les critères d’évaluation introduits aux appels d’offres visent à assurer la qualité et la sécurité des services, non pas à favoriser une entreprise en particulier. Ces exigences et ces critères d’évaluation doivent être présentés de manière à être conformes avec la LCOP ainsi que les règlements qui en découlent. Pour toute question relative à la LCOP ou à tout autre élément en lien avec la gestion contractuelle, des « conseillers du jour » sont disponibles au Secrétariat du Conseil du trésor. Il est possible de les joindre au 418 643-0875, poste 4999.
2. Une différence claire doit être faite entre une exigence et un critère d’évaluation et de conformité. Une exigence fait l’objet d’un simple constat, et ce, sans égard à la subjectivité. Un critère d’évaluation est, quant à lui, un élément sur lequel les membres du comité de sélection peuvent porter un jugement lorsqu’il s’agit d’évaluer la qualité d’une soumission. En vertu de la règlementation en vigueur, un appel d’offres comportant une évaluation de la qualité doit contenir au moins trois critères d’évaluation. De plus, il est recommandé que les éléments de qualité relatifs à chacun des critères d'évaluation soient peu nombreux, en lien direct avec le mandat à exécuter et bien détaillés afin que les soumissionnaires puissent comprendre aisément sur quoi et comment ils seront évalués. Ainsi, le minimum à rencontrer pour les soumissionnaires doit être déterminé. Ces éléments de qualité pourront être déterminés localement en fonction des réalités respectives des CISSS et des CIUSSS.
3. Afin d’assurer une offre de services optimale dans les territoires du RSSS, il est recommandé que les appels d’offres pour les SAP soient effectués par réseau local de services.
4. La formation des préposés est une exigence dont le libellé présenté en annexe 2 doit apparaître tel quel dans les documents d’appels d’offres.
5. Les appels d’offres doivent également préciser que l’entreprise qui soumissionne doit démontrer que son personnel a la formation nécessaire et qu’elle est en mesure d’être responsable de la formation continue de ses employés, ceci n’étant pas la responsabilité de l’établissement. Des précisions sont mentionnées à cet effet dans les annexes. De plus, le libellé suivant devra se trouver tel quel dans les documents d’appels d’offres : « Étant donné que l’employeur est le prestataire de services, il lui revient d’assumer les responsabilités relativement aux coûts liés à la formation de ses employés ».

Les CISSS et les CIUSSS doivent, à partir de la date de cette circulaire,  se conformer aux modalités mentionnés précédemment ainsi qu’aux  éléments présentés en annexe pour leurs futurs appels d’offres pour les  SAP. 

Pour les CISSS et les CIUSSS qui ont déjà des ententes signées avec des partenaires, ils doivent minimalement s’assurer que les éléments en lien avec la formation et la vérification des antécédents judiciaires sont conformes à ce qui est exigé dans la présente circulaire.

Toute demande d'information concernant l’appel d’offres pour la prestation  de SAP par les organismes d’aide à domicile peut être adressée à la Direction du soutien à domicile au 418 266-6623.