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Circulaire
Statut
En vigueur
Numéro de dossier Volume Chapitre Sujet Document Date
2022-014 01 02 30 05 2022-06-02
Sujet

Soutien clérical et administratif à la pratique et outils technologiques en installation publique offrant des services de première ligne

Cette circulaire remplace celle du 9 août 2018 (2018-011) même codification.
Expéditeur(s)

La sous-ministre adjointe à la Direction générale des affaires universitaires, médicales, infirmières et pharmaceutiques
Destinataire(s)
Les présidents-directeurs généraux des Centres intégrés de santé et de services sociaux (CISSS) et des Centres intégrés universitaires de santé et de services sociaux (CIUSSS), les directeurs des services professionnels, les directeurs des ressources humaines, les directeurs des ressources financières, les directeurs des ressources informationnelles, ainsi que les chefs de départements régionaux de médecine générale et les responsables, au sein des CISSS et CIUSSS, des Groupes de médecine de famille, des Groupes de médecine de famille accès-réseau et des Groupes de médecine de famille universitaires

Le genre masculin utilisé dans cette circulaire désigne aussi bien les hommes que les femmes.

Objet

Cette circulaire établit les rôles et les responsabilités des CISSS et CIUSSS en matière de soutien clérical, administratif et outils technologiques en installation publique offrant des services médicaux et professionnels de première ligne.

Elle vise uniquement les installations de type CLSC ou CHSGS ayant une offre de services de première ligne. 

Elle exclut les territoires visés par l’Entente particulière 32 dans la mesure où les médecins de famille exerçant leur pratique dans ces territoires ne peuvent inscrire de patients à leur nom.

Dans le contexte où un site ne respecte pas les balises de la présente circulaire, le CISSS ou le CIUSSS doit y remédier en respectant le nombre minimal de ressources et voir au respect des tâches établies dans la présente circulaire. 

Contexte

Au regard des dispositions sur le soutien clérical et administratif dans les installations publiques offrant des services de première ligne, le MSSS a statué des orientations pour l’amélioration de ce soutien. Il ajoute aussi des précisions relativement à l’utilisation de certains outils technologiques dans ces milieux. 

Acronymes

CHSGS : Centre hospitalier de soins généraux et spécialisés

CLSC : Centre local de services communautaires

DME : Dossier médical électronique

GMF : Groupe de médecine de famille

GMF-U : Groupe de médecine de famille universitaire

MSSS : Ministère de la Santé et des Services sociaux

RSSS : Réseau de la santé et des services sociaux

Modalités

Section 1 : Organisation hiérarchique et fonctionnelle en installation publique 

Cette section concerne uniquement les installations publiques offrant des services médicaux de première ligne.

Le CISSS ou le CIUSSS doit s’assurer d’adopter un organigramme hiérarchique et fonctionnel présentant une gestion collaborative partagée entre le médecin responsable de l’installation (ou le directeur médical si l’installation a une désignation GMF-U) et le cadre intermédiaire, prodiguant une gouvernance d’établissement claire et soutenante. 

Les principes généraux de cette organisation, les rôles et les responsabilités ainsi que l’organigramme proposé peuvent être consultés en annexe 1. 

Lorsque l’installation possède une désignation GMF, GMF accès-réseau ou GMF-U, l’organisation hiérarchique et fonctionnelle doit respecter les paramètres établis au sein du Programme de financement et de soutien professionnel pour les groupes de médecine de famille (Programme GMF), du Programme de désignation accès-réseau pour les groupes de médecine de famille (Programme GMF accès-réseau) et du Cadre de gestion des groupes de médecine de famille universitaires (Cadre de gestion GMF-U).

Section 2 : Soutien clérical et administratif

Cette section concerne uniquement les installations publiques offrant des services médicaux de première ligne.

Intégration du personnel en installation publique 

Le CISSS ou le CIUSSS doit référer à la nomenclature des titres d’emploi, des libellés, des taux et des échelles de salaire du RSSS, ainsi qu’aux fiches d’intégration du personnel en installation publique, en annexe 2, pour connaître la description des tâches qui devraient être accomplies afin de bien soutenir les médecins et les ressources professionnelles de première ligne en installation publique pour le personnel suivant :

  • agent administratif;
  • secrétaire médical;
  • technicien en administration.

Il s’agit de descriptions générales des tâches de soutien requises pour effectuer le suivi des patients. Ces listes de tâches pourront être adaptées aux besoins des divers milieux en respect de la disponibilité de la main-d’œuvre et conformément aux règles des conventions collectives en vigueur.

Les fiches précisent également les rôles et les responsabilités du CISSS ou du CIUSSS quant à l’intégration de ce personnel. Enfin, elles rappellent quelques éléments importants à retenir en lien avec le processus de dotation d’un poste vacant ou d’un remplacement.

Agent administratif

L’agent administratif assiste le médecin responsable de l’installation publique et le cadre intermédiaire. Il voit aux tâches administratives et à la gestion des rencontres. Il supporte le gestionnaire pour les volets de gestion de l’installation publique, de l’informatique, des statistiques et des communications.

Secrétaire médical

De façon générale, le secrétaire médical doit être dédié aux patients, aux médecins et aux professionnels de la santé. Ses tâches sont spécifiquement liées à la gestion des besoins des patients, des médecins et des ressources professionnelles qui les appuient dans le suivi longitudinal de patients.

Lors d’une absence, le secrétaire médical doit être remplacé dès le premier jour afin d’assurer le support nécessaire auprès des médecins et des ressources professionnelles et ainsi minimiser les impacts sur la continuité des services dispensés aux patients.

Technicien en administration

Le technicien en administration supporte l’équipe clinique dans les tâches administratives. Il assume des tâches en lien avec la gestion financière, l’organisation du travail ainsi que la planification de travaux complexes à caractère administratif dont la cueillette et l’analyse de données. Cette description inclut au besoin des fonctions de chef de l’équipe administrative.

Évaluation et attribution des ressources en installation publique 

Le CISSS ou le CIUSSS attribue des ressources cléricales et administratives en installation publique en respectant les modalités précisées dans le tableau Évaluation des ressources devant être attribuées pour le soutien clérical et administratif en installation publique offrant des services médicaux de première ligne en fonction du nombre de patients inscrits, présenté en annexe 3. 

Les ressources attribuées dans les installations publiques sont calculées en équivalent temps plein (ETP) selon le niveau d’inscription de la clientèle à un médecin de famille pratiquant dans cette installation. 

Lorsqu’une installation est reconnue GMF ou GMF-U, le soutien est attribué en fonction des inscriptions pondérées, selon les paramètres établis par le Programme GMF.

Le CISSS ou le CIUSSS voit à l’attribution des ressources en conformité avec le Programme GMF, le Programme GMF accès-réseau et le Cadre de gestion GMF-U, selon les arrimages suivants :

  • le budget de fonctionnement du Programme GMF ne doit pas servir à pallier les responsabilités du CISSS ou du CIUSSS. Ainsi, il ne doit pas servir à attribuer les ressources cléricales et administratives prévues par la présente circulaire; 
  • le budget pour le financement de l’offre de service du Programme GMF accès-réseau ne doit pas servir à pallier les responsabilités du CISSS ou du CIUSSS. Ainsi, il ne doit pas servir à attribuer les ressources cléricales et administratives prévues par la présente circulaire;
  • le soutien clérical et administratif octroyé dans le Cadre de gestion GMF-U ne s’ajoute pas à celui attendu par la présente circulaire : il s’agit du même soutien.

Autres situations

Nonobstant ce qui précède, le CISSS ou le CIUSSS peut, de manière exceptionnelle et en fonction des besoins recensés, élaborer une structure de soutien administratif et clérical différente.

Section 3 : Dossier médical électronique

Cette section concerne toutes les installations publiques offrant des services médicaux et professionnels de première ligne.

Le CISSS ou le CIUSSS soutient les installations publiques offrant des services de première ligne pour l’implantation et le paiement des licences DME pour les médecins de famille, les infirmières praticiennes spécialisées, ainsi que le personnel professionnel et administratif.

Le CISSS ou le CIUSSS fournit les licences DME en conformité avec le Programme GMF, le Programme GMF accès-réseau et le Cadre de gestion GMF-U, selon les arrimages suivants :

  • le budget de fonctionnement du Programme GMF ne doit pas servir à pallier les responsabilités du CISSS ou du CIUSSS. Ainsi, il ne doit pas servir à financer les licences DME prévues par la présente circulaire; 
  • le budget pour le financement de l’offre de service du Programme GMF accès-réseau ne doit pas servir à pallier les responsabilités du CISSS ou du CIUSSS. Ainsi, il ne doit pas servir à financer les licences DME prévues par la présente circulaire;
  • le budget de fonctionnement octroyé par le Cadre de gestion GMF-U ne doit pas servir à pallier les responsabilités du CISSS ou du CIUSSS. Ainsi, il ne doit pas servir à financer les licences DME prévues par la présente circulaire.

Les modalités de financement des licences DME pour les médecins de famille œuvrant en GMF, GMF accès-réseau ou GMF-U sont présentées en annexe 4. 

Section 4 : Gestion des disponibilités avec l’orchestrateur  

Cette section concerne toutes les installations publiques offrant des services médicaux et professionnels de première ligne.

L’installation publique offrant des services de première ligne doit transmettre à l’orchestrateur, par l’entremise d’un DME certifié par le MSSS, la totalité des plages de disponibilité offertes dans le cadre de son offre de service de première ligne. Ceci concerne à la fois les plages de disponibilité médicales, et les plages de disponibilité non médicales, lorsque les fonctionnalités de l’orchestrateur le permettront.

Les modalités d’accès de ces plages sont déterminées selon les besoins de la clientèle qui consulte dans l’installation : 

  • ces plages doivent pouvoir être comblées par téléphone et en personne auprès de la réceptionniste de l’installation; 
  • ces plages peuvent également être comblées en ligne par le citoyen. Dans ce cas, elles doivent être accessibles gratuitement par l’intermédiaire d’un portail de rendez-vous connecté à l’orchestrateur. Il est alors de la responsabilité de l’installation d’informer sa clientèle des modalités de prise de rendez-vous en ligne; 
  • certaines des plages de disponibilité peuvent aussi être comblées par le personnel autorisé du RSSS, selon les besoins.

Reddition de comptes

Par audits aléatoires ou ciblés.

Entrée en vigueur

Dès à présent.

Suivi

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez communiquer avec la Direction de l’accès et de l’organisation des services de première ligne du MSSS à l’adresse courriel suivante : dospli.gmf@msss.gouv.qc.ca.



















La sous-ministre adjointe,


Original signé par

Lucie Opatrny
Direction(s) ou service(s) ressource(s)
NomCoordonnée(s)
Direction de l'accès et de l'organisation des services de première ligne 514 788-3433, poste 66030
Politique d'accessibilité
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