La présente directive ministérielle a pour but de transmettre aux établissements desservant une population nordique et autochtone la version 2025-2026 du nouveau rapport mensuel et trimestriel (formulaire AS-617), ci-après « rapport périodique », et de les informer des modalités entourant les informations qu’ils doivent acheminer au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) au cours de l’exercice financier 2025-2026, afin d’assurer le suivi de la situation financière. 

En vertu des articles 3 et 4 de la Loi sur l’équilibre budgétaire de Santé Québec et des établissements publics de santé et de services sociaux (RLRQ, chapitre E-12.0001), ci-après la « Loi », Santé Québec doit, en cours d'année financière, maintenir l’équilibre entre ses dépenses et ses revenus et ne doit pas encourir de déficit à la fin d'une année financière. Il en est de même de tout établissement public.

Il revient à la responsabilité du Président-directeur général (PDG) ainsi qu’au conseil d’administration (C.A.) de prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect des lois, règlements et directives.   

En vertu de l’article 10 de la Loi, le directeur général d’un établissement public qui dessert le territoire d'une instance régionale doit, s’il est d’avis que le maintien de l’équilibre budgétaire de l’établissement est menacé au cours d’une année financière, en informer sans retard le C.A. de l’établissement. 

Dès que le C.A. constate que l’équilibre budgétaire ne pourra être respecté, il doit procéder à la modification du budget de fonctionnement de l’établissement pour y intégrer, comme dépense, tout déficit anticipé et en informer l’instance régionale et le ministre. Un plan de redressement doit également être élaboré et soumis au ministre qui l’approuve avec ou sans modification. 

De plus, en vertu de l’article 11 de la Loi, lorsque la situation financière d’un établissement qui dessert le territoire d'une instance régionale le justifie, particulièrement lorsque le maintien de l’équilibre budgétaire de cet établissement est menacé, le ministre peut établir des mécanismes de contrôle afin de s’assurer de l’atteinte de l’objectif de la présente loi. Il peut notamment exiger de cet établissement la mise en place d’un programme d’évaluation ou d’un programme de vérification interne.

Les établissements desservant une population nordique et autochtone doivent transmettre au MSSS une version préliminaire du rapport périodique au plus tard le 10^e jour ouvrable suivant la fin de chaque mois et acheminer la version finale de ce rapport périodique dûment complété selon la forme prescrite, au plus tard le 30^e jour calendrier suivant la fin de chaque mois. Ils doivent compléter les informations requises en considérant tous les éléments mentionnés dans la présente directive ministérielle et dans les annexes suivantes : 

• Annexe 1 : Mise à jour 2025-2026 du rapport mensuel et trimestriel (formulaire AS-617) - Liste des principales modifications  
• Annexe 2 : Calendrier - Date limite de transmission électronique
• Annexe 3 : Lettre de déclaration type
• Annexe 4 : Exemple de résolution du conseil d’administration
• Annexe 5 : LPRG-Web : Éléments à considérer lors de la production du rapport mensuel et trimestriel (formulaire AS‑617) - 2025‑2026 

Conformément à l’article 3 de la Loi, Santé Québec doit, en cours d’année financière, maintenir l’équilibre entre ses dépenses et ses revenus. Il en est de même de tout établissement public. Cette exigence légale s’applique aux résultats globaux de l’établissement (Manuel de gestion financière, Principes directeurs 3.4 du Chapitre 01).

Un Plan d'équilibre budgétaire (PEB) est donc requis lorsque l’établissement prévoit une perspective déficitaire au fonds d’exploitation au 31 mars 2026. Dans ce contexte, l’établissement desservant une population nordique et autochtone doit élaborer et soumettre au MSSS un PEB dûment approuvé par son C. A. et ce, le plus rapidement possible. 

Dans le cas où l’établissement prévoit utiliser des surplus cumulés pour couvrir un déficit, en tout ou en partie, il ne doit pas présenter cette utilisation à titre de mesure dans un PEB. Toutefois, il devra l’indiquer dans sa lettre de déclaration. Il devra également fournir l’information pour permettre au MSSS d’apprécier le respect de l’utilisation des surplus cumulés.

Le dépôt ou non d'un PEB au MSSS ne soustrait en aucun temps le C.A. d'un établissement desservant une population nordique et autochtone de son obligation de respecter l'article 3 de la Loi. 

Les établissements desservant une population nordique et autochtone doivent obligatoirement produire un rapport périodique dans la forme et le format prescrits, conformément au calendrier de production à l'annexe 2 de la présente directive ministérielle ainsi qu'à l'annexe 5 pour les éléments à considérer.

Les établissements desservant une population nordique et autochtone doivent également produire un rapport périodique trimestriel dans la forme et le format prescrits, lequel comprend : 

• une copie numérisée de la résolution du C. A. à l’égard de l’adoption du rapport périodique trimestriel (annexe 4); 
• une copie numérisée de la lettre de déclaration (annexe 3) signée par le président-directeur général ou le directeur général de l’établissement attestant notamment de :    
  • l’adoption du rapport périodique du trimestre concerné en précisant la date d’adoption par le C. A. ainsi que les résultats qui en découlent; 
  • l’engagement de l’établissement à :    
    • faire figurer le respect de l’obligation d’équilibre budgétaire sur la base de résultats établis en conformité avec la Loi, pour l’exercice financier visé, parmi ses priorités de gestion;
    • s’être assuré d’avoir présenté une information financière claire, fidèle et basée sur des méthodes d’enregistrement et de contrôle valables;
    • élaborer un rapport périodique sur la base d’un niveau de revenus autorisés formellement par le MSSS et de dépenses vraisemblables;
    • présenter le résultat des charges prévues en fonction des programmes-services; 
    • prendre les dispositions permettant d’assurer un suivi périodique rigoureux de la situation financière de l’établissement et en faire état, conformément aux directives ministérielles en vigueur;  
    • aviser sans délai le C. A. et le MSSS de toute situation pouvant compromettre l’équilibre budgétaire et financier de l’exercice financier concerné;  
    • le cas échéant, assurer un suivi rigoureux de la réalisation de toutes les mesures de redressement budgétaire intégrées à la planification trimestrielle; 
    • confirmer que les mesures approuvées précédemment n'ont pas d'effet défavorable sur l'accessibilité des services à la population ni sur la qualité en hygiène et salubrité de ses installations; 
    • confirmer qu’aucun événement n'est survenu ou n’est sur le point de survenir et qu’aucun fait n’a été découvert à ce jour pouvant avoir un effet significatif sur les prévisions financières de l’établissement pour l’exercice financier en cours.
• Le cas échéant, l’établissement desservant une population nordique et autochtone doit produire un PEB présentant les mesures de redressement requises pour assurer l’équilibre budgétaire et financier au fonds d’exploitation au 31 mars 2026. Le PEB proposé doit notamment :    
  • être présenté sous la forme prescrite à l’annexe 5 « Grille d’analyse des mesures de redressement budgétaire » de la dernière version de la circulaire codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements desservant une population nordique et autochtone - Planification budgétaire (formulaire RR-446); 
  • faire état de l’impact potentiel de la réalisation de chacune des mesures de redressement sur l’accessibilité et la qualité des services à la population et sur le personnel;  
  • être dûment approuvé par le C. A. de l’établissement. Une copie de la résolution doit être transmise au MSSS; 

L’annexe 4 de la dernière version de la directive ministérielle codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements desservant une population nordique et autochtone - Planification budgétaire (formulaire RR-446) présente un guide détaillé, expliquant la marche à suivre pour remplir la grille d’analyse.

Bien que l’article 10 de la Loi prévoie que le PEB doit être soumis au MSSS et approuvé avec ou sans modification, les mesures de redressement établies n’ayant pas d’impact sur l’organisation des services, particulièrement sur l’accès aux soins et aux services et ne contrevenant pas à une norme ou aux directives ministérielles ou gouvernementales, doivent être réalisées sans délai.

Dans le cadre de l’exécution budgétaire, l’établissement public desservant une population nordique et autochtone doit transmettre au MSSS par voie électronique: 

• Le rapport périodique (mensuel et trimestriel, formulaire AS-617) pour l’exercice financier 2025-2026 avec l’application LPRG-Web au chemin d'accès https://www.lprg.rtss.qc.ca/.
• Le cas échéant, un PEB dûment adopté par le C. A. ainsi qu’une copie de la résolution adoptant ce PEB à l’adresse daf@msss.gouv.qc.ca, à l’attention de madame Kathleen Munger, Sous-ministre adjointe. Une version en format Excel du PEB doit aussi être incluse dans l’envoi.
• Le cas échéant, un suivi des mesures du PEB sous la forme prescrite à l’annexe 7 « Suivi des mesures de redressement budgétaire » de la dernière version de la directive ministérielle codifiée 03.01.61.02 portant sur le suivi financier des établissements desservant une population nordique et autochtone - Planification budgétaire (formulaire RR-446).

La version préliminaire du rapport périodique doit être transmise au MSSS par chaque établissement desservant une population nordique et autochtone au plus tard le 10^e jour ouvrable suivant la fin de chaque mois. La version finale de ce rapport périodique doit être produite et acheminée par voie électronique par chaque établissement, au plus tard le 30^e jour calendrier suivant la fin de chaque mois visé et doit refléter la situation financière de l’établissement à la fin de ces mois. 

Le cas échéant, lorsque l'établissement n'est pas en mesure de produire le rapport selon l'échéance prescrite, une demande de report d'échéance doit être adressée à l'adresse daf@msss.gouv.qc.ca , et ce, en précisant les raisons du délai et la date prévue de transmission.