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Manuel de gestion financière

Statut
En vigueur
Date de mise en vigueur
1998-04-01
Chapitre 06 - Lettres de mise à jour

MGF-004 - Manuel de gestion financière des établissements : mise à jour pour toutes les missions d'établissements

Destinataire(s)
Les directrices et les directeurs généraux des établissements de santé et de services sociaux

La présente introduit notamment trois modifications au Manuel de gestion financière rétroactives au 1er avril 1998. Une première concerne la compilation des coûts reliés au passage à l’an 2000, une seconde concerne l’ajout d’une précision relativement à la capitalisation des immobilisations et enfin, une définition de la notion  d’engagement est ajoutée.

Compilation des coûts au passage à l’an 2000

Certains équipements ou logiciels nécessitent une adaptation ou un remplacement pour assurer le passage à l’an 2000. Ce besoin d’adaptation origine du fait que seuls deux caractères sont prévus pour représenter l’année dans des circuits intégrés ou dans certains logiciels d’opération ou de traitement d’information.

Ce passage à l’an 2000 va exiger, du réseau sociosanitaire, des dépenses capitalisables et non capitalisables pour l’adaptation ou le remplacement indispensables des équipements ordinaires (installations matérielles) et médicaux informatisés, d’équipements et systèmes informatiques et bureautiques ainsi que de logiciels de toute
nature.

L’établissement doit prioriser ses activités et ses dépenses pour permettre le passage à l’an 2000 de façon à  assurer l’efficience des soins et la sécurité des usagers ainsi qu’à favoriser le respect des crédits qui lui sont alloués. L’identification des coûts additionnels pour réaliser le passage à l’an 2000 se veut un outil de gestion et d’analyse. Cette identification ne doit pas avoir pour effet, pour une régie régionale ou pour un établissement, de créer des attentes spécifiques au niveau d’un financement additionnel correspondant.

Plusieurs intervenants du réseau sociosanitaire confrontés aux activités reliées à ce passage reconnaissent le besoin de compiler les coûts de ce dernier.

Les principaux objectifs qui sous-tendent cette compilation sont les suivants:

  • de connaître l’ensemble des coûts d’opérations et d’immobilisations reliés au passage de l’an 2000 à  l’intérieur d’un cadre précis, standardisé et connu de tous, et faisant l’objet d’une reddition de comptes;
  • d’isoler les coûts additionnels encourus par l’établissement;
  • de favoriser la comparabilité d’une année à l’autre dans l’ensemble des centres d’activités;
  • d’uniformiser la comptabilisation et la présentation de ces coûts pour l’ensemble des établissements;
  • d’avoir une piste de vérification adéquate de ces coûts.

En conséquence, la présente lettre de mise à jour vous transmet un nouveau souscentre d’activités au chapitre 4 du Manuel de gestion financière. Sa mise en vigueur est rétroactive au 1er avril 1998. Ce nouveau sous-centre d’activités « 7993 - Opération an 2000 » a pour objet d’identifier, de façon spécifique, seulement les coûts additionnels significatifs d’opération non capitalisables qui résultent d’activités spécifiques et exclusivement dédiées à pallier la non-conformité des immobilisations de l’établissement aux exigences de l’an 2000.

Pour qu’une dépense soit imputée au présent sous-centre d’activités, il faut:

  • que le lien entre celle-ci et le passage à l’an 2000 soit démontrable et vérifiable;
  • qu’elle constitue pour l’établissement une dépense supplémentaire non capitalisable qui n’aurait pas été encourue n’eut été à pallier la non-conformité des immobilisations aux exigences de l’an 2000; 
  •  qu’elle s’ajoute aux coûts de fonctionnement normalement encourus par l’établissement.

Les dépenses suivantes constituent des exemples de dépenses additionnelles:

  • le coût du temps supplémentaire payé et des primes payées au personnel permanent et occasionnel qui travaille à temps plein dans l’établissement pour des travaux effectués à l’égard du passage à l’an 2000;
  • le coût du temps régulier additionnel, du temps supplémentaire et les primes payées au personnel permanent ou aux occasionnels à temps partiel à qui l’établissement a demandé de faire plus d’heures que la normale pour des travaux effectués à l’égard du passage à l’an 2000 (à titre d’exemple, un permanent ou un occasionnel qui en temps normal, travaille 3 jours par semaine et à qui on a demandé de travailler 6
    jours par semaine);
  • le coût du temps régulier, du temps supplémentaire et des primes payées au personnel à la retraite rappelé, ainsi que le personnel occasionnel embauché pour réaliser des travaux indispensables reliés au passage à l’an 2000 ou pour remplacer temporairement le personnel régulier affecté au passage à l’an 2000;
  • le coût des avantages sociaux et des charges sociales rattaché à l’ensemble des coûts ci-haut énumérés;
  • le coût des services achetés en sus des activités régulières et dédié spécifiquement au passage à l’an 2000;
  • le coût du matériel, des fournitures et autres charges dédiés spécifiquement au passage à l’an 2000.

Par conséquent, le salaire régulier des effectifs réguliers de l’établissement, affectés à l’opération « an 2000 », ne peut être imputé au sous-centre d’activités 7993. Cependant, le salaire de leur remplaçant, le cas échéant, doit être inscrit à ce sous-centre d'activités. Il en est de même du coût du personnel additionnel embauché spécifiquement pour cette activité : consultant en informatique, ingénieur biomédical externe à l’établissement, fournitures et autres charges non capitalisables, etc.

L’imputation des autres dépenses reliées au passage à l’an 2000 mais non additionnelles demeurent dans leurs centres d’activités respectifs. Toutefois, l’établissement devra présenter à la sixième partie de son rapport financier annuel du 31 mars 1999, toutes ses dépenses non capitalisables reliées au passage à l’an 2000, et ce, par centre d’activités. Le détail des données qui seront demandées vous est fourni à l’annexe 2.

Également, à l’égard des équipements capitalisés à son fonds d’immobilisations résultant d’acquisitions spécifiquement et exclusivement dédiées à pallier la non-conformité des immobilisations de l’établissement aux exigences de l’an 2000, l’établissement devra répartir, à la quatrième partie du rapport financier annuel, le détail des acquisitions et radiations associées à l’« an 2000 » par catégorie d’équipement. Le détail des données
qui seront demandées vous est fourni à l’annexe 3.

L’établissement doit se référer aux règles de capitalisation des immobilisations décrites au Manuel de gestion financière pour savoir si les coûts engagés pour assurer le passage à l’an 2000 sont de nature capitalisable ou doivent être inscrits aux charges de l’exercice. De façon générale, les coûts encourus à l’égard des modifications apportées aux logiciels ou aux équipements visant seulement à assurer le maintien de leur efficacité pour la durée de vie initialement prévue, sont considérés non capitalisables et doivent être inscrits dans les charges de l’exercice où ils sont encourues. Ainsi, les pièces de rechange servant à remplacer les composantes non conformes, les modifications de logiciels d’application, le remplacement de petits équipements et toutes les autres charges associées spécifiquement au support des activités reliées au passage à l’an 2000 ne sont pas capitalisables. Toutefois, lorsque les modifications prennent la forme d’une révision de la programmation des applications ou des équipements qui améliore le potentiel de service de ceux-ci en prolongeant leur vie au-delà de la durée de vie utile normalement prévue (exception faite de l’an 2000) ou en augmentant leur puissance, les coûts encourus pour réaliser les modifications doivent être capitalisés au fonds d’immobilisations.

Également, nous vous rappelons qu’un établissement, avec l’autorisation préalable de la régie régionale, a la possibilité de transférer des montants entre ses fonds d’exploitation et d’immobilisations pour financer des dépenses spécifiques (MGF, pages 01.03.10 et 01.03.21 et circulaires régionales, s’il y a lieu). Ces dispositions permettent une comptabilisation des dépenses en fonction des règles de capitalisation en vigueur sans tenir compte des sources de financement.

Capitalisation des immobilisations

Une modification est ajoutée à la section des immobilisations afin de préciser davantage les situations qui entraînent une capitalisation des coûts encourus lorsque des améliorations sont réalisées auprès des immobilisations. De façon générale, les coûts engagés pour accroître le potentiel de service d’une immobilisation sont capitalisables au coût de l’immobilisation en cause. Le potentiel de service peut être accru lorsque la
capacité de production physique ou de service estimée antérieurement est augmentée, que les frais d’exploitation y afférents sont réduits, que la durée de vie initialement prévue est prolongée ou que la qualité des extrants est améliorée.

Engagement

Une définition est ajoutée à l’égard de la notion d’engagement afin de permettre de distinguer davantage la démarcation avec la notion de compte à payer.

Des indications pour le classement et les changements sont jointes à l’annexe 1. 

Nous demandons aux directrices et directeurs généraux concernés d’en aviser les utilisateurs.

Le service des Normes et pratiques de gestion est disponible pour tout renseignement additionnel (418) 643-5889. 











Le sous-ministre adjoint au Budget, à l'Administration et aux Immobilisations,


Original signé par

François Turenne



Politique d'accessibilité
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