L'avoir propre d’une agence est constitué des résultats des activités accessoires et de la partie de l'excédent des revenus sur les dépenses des activités principales des exercices précédents. 

Lorsque les résultats des activités principales se soldent par un excédent des dépenses sur les revenus, ce montant est imputé en totalité à l'avoir propre. 

En vertu de l’article 390 de la LSSSS (chapitre S-4.2), son utilisation est limitée aux fins de la réalisation de sa mission et d’opérations découlant des fonctions qu’elle est appelée à exercer. Aucune approbation du Ministère n’est alors requise pour son utilisation.

Toute utilisation provenant de l’avoir propre doit être non récurrente et doit exclure tout soutien financier visant à inciter des départs d’employés ou de cadres en replacement. Elle ne doit pas avoir pour effet de rendre le solde déficitaire.

L’agence doit se conformer aux pratiques de gestion suivantes : 

2.1
Une comptabilisation distincte doit être tenue pour chacun des fonds même dans le cas des fonds affectés.

2.2
Il y a étanchéité entre les fonds, c'est-à-dire que les transferts de capital (1) ne sont pas permis, à moins d'une autorisation écrite du Ministère ou d’une directive prescrite à cet égard par le Ministère. Les transferts autorisés d’un fonds à un autre doivent transiter par le solde de fonds. 

2.3
Les emprunts interfonds ne comportent aucune charge d'intérêts. Pour chaque prêt interfonds, il doit y avoir un calendrier de remboursements impliquant des remboursements annuels. 

2.4
L’agence peut placer les sommes d'argent qui ne sont pas requises pour le paiement des dépenses par l'acquisition des titres autorisés suivants :

• obligations ou autres titres de créance émis ou garantis par le gouvernement du Canada, du Québec ou d'une province canadienne;
• dépôts auprès des institutions financières (banques - caisses populaires - sociétés de fiducie et de prêt).

2.5
L’agence doit prévoir des revenus suffisants pour financer les charges d'exploitation et le coût annuel en capital et intérêts des dépenses en immobilisations et équipements des activités accessoires. 

2.6
L’agence doit prévoir des revenus suffisants pour financer les transferts de fonds requis pour les charges d’exploitation et le coût annuel en capital et intérêts des dépenses en immobilisations et équipements de chacune des activités régionalisées. 

2.7
Les dispositions du principe directeur 3.3, de la section A, du chapitre 3 relatif au transfert du fonds d’exploitation au fonds d’immobilisations s’appliquent également aux agences avec adaptation.  

2.8
Le Manuel de gestion financière ou un autre document provenant du Ministère peut permettre que des charges d'exploitation soient imputées à un fonds affecté. En l'absence d'une telle autorisation, les seules charges d'exploitation pouvant être imputées à un fonds affecté autre que le fonds des services préhospitaliers d’urgence et de transport d’usagers entre établissements sont celles présentant un lien direct avec la finalité du fonds. Ces charges incluent la rémunération du personnel dédié spécifiquement à la réalisation des activités du fonds mais excluent la rémunération des employés de l’agence effectuant la gestion ou la coordination du fonds. 

L’agence ne peut imputer des charges d’exploitation au fonds des services préhospitaliers d’urgence et de transport d’usagers entre établissements qu’avec l’autorisation du Ministère; cette autorisation peut se présenter sous la forme du budget transmis par le Ministère à l’agence pour l’exercice concerné ou d’un autre document.  

2.9
Tout solde au 31 mars d’un fonds affecté de provenance nationale ne peut être attribué que pour des dépenses en conformité avec la finalité du fonds, laquelle a été signifiée à l’agence par la direction générale concernée du Ministère, gestionnaire du programme visé. Toute autre utilisation du solde requiert l’autorisation préalable du Ministère.  

2.10
Le solde d'un fonds ne peut être déficitaire.

Surplus et déficits des activités principales  

Les surplus et déficits annuels ici visés sont ceux résultant des opérations des activités principales du fonds d'exploitation et déterminés après que l'analyse financière ait été effectuée par le Ministère. 

a) Déficit : tout déficit est à la charge de l’agence et il est imputé, en fin d’exercice, directement à l’avoir propre. 

b) Surplus

• Si le surplus est égal ou inférieur à 2 % de la subvention totale aux fins des activités principales du fonds d'exploitation, inscrite au formulaire budgétaire de l’agence :
  
  Le surplus est libérable à la suite d’une décision du Ministère.  
• Si le surplus est supérieur à 2 % de la subvention totale aux fins des activités principales du fonds d'exploitation de l’agence, les règles suivantes s'appliquent selon le cas :
  • Dans le cas où l'avoir propre de l’agence est positif (créditeur), le montant libérable par le Ministère représente 2 % de la subvention totale aux fins des activités principales du fonds d'exploitation. 
  • Dans le cas où l'avoir propre est négatif (débiteur), le montant libérable par le Ministère est le total, jusqu'à concurrence du surplus, des sommes représentant 2 % de la subvention totale ci-haut mentionnée et du montant nécessaire pour combler le déficit accumulé au niveau de l'avoir propre.
  • Le Ministère appliquera de façon non récurrente en diminution des versements à effectuer à l’agence pour un exercice subséquent la partie du surplus non libérée. Tout surplus libéré par le Ministère est imputé à l’avoir propre. 

L'enveloppe régionale est constituée de crédits accordés par le Ministère à l’agence qui a le mandat de la gestion de l'allocation des ressources financières pour des activités sociosanitaires. 

Les opérations et les activités reliées au réseau sociosanitaire assumées par l'enveloppe régionale transitent par les établissements, les organismes communautaires et exceptionnellement certains fonds affectés.  

À même cette enveloppe, l’agence alloue des subventions aux établissements publics, aux établissements privés et aux organismes communautaires admissibles, conformément aux règles budgétaires applicables.  

Dans les cas d’exception où l’agence désire engager des crédits régionaux en fonds affectés, que ce soit pour la reconduction au début de l’exercice, ou dans le courant de l’exercice, elle doit fournir au Ministère des justifications afin d’en permettre l’analyse pour fin de décision. Elle doit soumettre au Ministère les demandes accompagnées de formulaires dûment complétés et portant la signature de la présidente-directrice générale ou du président-directeur général. Ces formulaires sont prescrits par le Ministère et portent le nom de « formulaire pour la justification des engagements budgétaires en fonds affectés ».  

Le Ministère informe l’agence de la date à partir de laquelle aucun engagement afférent à l'exercice se terminant le 31 mars ne peut plus être effectué. 

En fin d'exercice, l’agence établit des estimés de comptes à recevoir et de comptes à payer portant sur les rectificatifs postbudgétaires, le cas échéant, et sur les autres montants à payer ou à recevoir, et effectue un engagement représentant le résultat net de ces estimés. Ce montant estimatif fera l'objet d'un suivi de la part du Ministère au cours des exercices subséquents. Dans l'éventualité où ce montant s'avère supérieur aux chiffres réels, laissant un solde d'engagement non liquidé, ce dernier pourra être récupéré par le Ministère. Dans le cas contraire, l’agence comblera l'insuffisance au niveau de l'engagement à même les crédits de l'enveloppe régionale de l'exercice au cours duquel elle aura constaté cette insuffisance.

L’agence doit établir des lignes directrices et des mécanismes de contrôle valables pour la préparation des estimés.

Le total des engagements ne peut excéder le montant de l'enveloppe régionale. 

Le solde de l'enveloppe régionale non engagé en fin d'exercice devient périmé.