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Manuel de gestion financière

Statut
En vigueur
Date de mise en vigueur
2000-12-01
Chapitre 03 - Données financières et quantitatives, NOCC et programmes
Section D - Notes d'orientation de comptabilisation et de compilation

NOCC-03 - Processus de budgétisation

Note(s)
Ce document doit faire l'objet d'une mise à jour éventuellement

Préambule

La présente note d’orientation vise à fournir des balises à l’ensemble des établissements publics de santé et de services sociaux afin de les aider, s’il y a lieu, à bonifier ou à élaborer leur processus de budgétisation. 

Cette note s’inscrit dans un objectif d’une amélioration continue de la gestion des établissements. Elle vise, notamment, à susciter de la part des établissements un questionnement sur leur processus de budgétisation actuelle afin, le cas échéant, de rendre ce dernier davantage structuré, documenté, rigoureux et dynamique.

De plus, cette note a été conçue en tenant compte de la nécessité de garantir la présence d’un bon processus budgétaire dans le réseau de la santé et des services sociaux, tout en laissant la marge de manoeuvre nécessaire aux établissements pour l’élaboration de ce processus, afin qu’il soit adapté à leurs réalités et à leurs besoins.  

La procédure balisant le processus de budgétisation d’un établissement doit comprendre les mécanismes et objectifs décrits ci-dessous.

1. Description du processus de budgétisation

Le processus de budgétisation d’un exercice financier doit comprendre une phase de planification budgétaire et une autre de contrôle et de suivi budgétaire. La procédure établie par l’établissement à l’égard de chacune de ces phases doit être suffisamment détaillée en regard :

  • du rôle et des responsabilités du conseil d’administration, du directeur général, des directeurs, des chefs de service, des chefs de département clinique ainsi que de tous les autres intervenants pouvant apporter une contribution valable ;
  • des échéanciers à respecter ;
  • des moyens mis en place pour assurer un contrôle et un suivi budgétaire et financier périodique et rigoureux.

2. Objectifs de chacune des phases du processus de budgétisation

3.1 Phase de la planification budgétaire 

La phase de la planification budgétaire a pour objectif la détermination et l’élaboration du budget de fonctionnement de l’établissement. Cette phase doit débuter quelques mois avant le début de l’exercice financier pour lequel on tient à adopter un budget de fonctionnement.  

La procédure relative à cette phase doit viser à permettre à l’établissement :

  • d’assurer une participation active et une imputabilité des gestionnaires de l’établissement qui tiennent compte d’objectifs de performance et de cibles de productivité mesurables ;
  • d’établir les différentes étapes de l’élaboration du budget de fonctionnement de l’établissement et les échéanciers de réalisation ;
  • de s’assurer que le budget de fonctionnement est élaboré à partir des orientations, des priorités et des objectifs émis par la régie régionale et ceux approuvés par le conseil d’administration de l’établissement ;
  • de s’assurer que dans l’élaboration du budget on a tenu compte de l’analyse des résultats de l’exercice en cours, des paramètres et des indicateurs pouvant influencer le budget de fonctionnement, de l’évolution des clientèles et de l’intensité des services ;
  • de faire adopter par son conseil d’administration un budget de fonctionnement équilibré (l’équilibre entre les dépenses et les revenus) dans les délais prescrits et de transmettre ce budget à la régie régionale de la santé et des services sociaux ;
  • s’il constate que l’équilibre budgétaire ne pourra être respecté, de modifier son budget de fonctionnement afin d’y faire ressortir le déficit anticipé, d’en informer la régie régionale de la santé et des services sociaux et le ministre, ainsi que, le cas échéant, d’élaborer et de soumettre un plan de redressement à la régie régionale de la santé et des services sociaux et au ministre pour approbation par ce dernier.  


3.2 Phase de contrôle et de suivi  

La phase de contrôle et de suivi budgétaire et financier a pour objectif d’analyser périodiquement et de façon rigoureuse, les résultats obtenus avec les prévisions budgétaires et, le cas échéant, d’apporter des mesures correctives.

La procédure relative à cette phase doit viser à permettre à l’établissement :

  • de suivre la planification budgétaire effectuée en début d’année ;
  • de maintenir ou d’atteindre l’équilibre budgétaire et financier ;
  • d’assurer périodiquement (minimum de quatre fois par année) la production d’un rapport concernant les résultats obtenus versus les prévisions concernant la situation financière, le volume d’activités, les objectifs de performance et les cibles de productivité ;
  • d’assurer un processus d’analyses, de corrections et de rétroactions aux différents paliers décisionnels qui tiennent compte des écarts entre les données réelles et prévisionnelles ;
  • d’assurer une participation active des gestionnaires de l’établissement au contrôle et au suivi financier ;
  • de produire et de transmettre aux instances de l’établissement, au ministère et à la régie régionale, aux dates et dans la forme que ceux-ci déterminent, des rapports, des états de situation ou toutes les autres demandes d’information ;
  • s’il constate que l’équilibre budgétaire ne pourra être respecté, de modifier son budget de fonctionnement afin d’y faire ressortir le déficit anticipé, d’en informer la régie régionale de la santé et des services sociaux et le ministre, ainsi que, le cas échéant, d’élaborer et de soumettre un plan de redressement à la régie régionale de la santé et des services sociaux et au ministre pour approbation par ce dernier.  

3. Adoption d'un processus de budgétisation

Le conseil d’administration de tout établissement public doit adopter, d’ici octobre 2001, si cela n’est pas déjà fait, une procédure ou une politique écrite relative à l’encadrement du processus de budgétisation. Un suivi sera effectué afin de s’assurer que chaque établissement public est muni d’un processus de budgétisation répondant aux orientations de la présente note. 

4. Guide explicatif d'un processus de budgétisation

Vous trouverez, en annexe de la présente, un guide explicatif détaillant un processus de budgétisation. 

Annexe(s) et pièce(s) jointe(s)
  Nom du document Date
  Chapitre 03_Section D_NOCC-03_Annexe (2000-12-01)_Guide.pdf  2014-05-14
Mentionné dans les éléments suivants



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