1.1 Définition

Le budget de fonctionnement est une enveloppe budgétaire attribuée par l’agence à un établissement public ou privé conventionné pour un exercice financier.

Cette enveloppe permet à l'établissement de répondre aux besoins propres à son plan d'organisation, d'assurer le bon fonctionnement de ses activités et de pourvoir à la prestation adéquate des services qu'il est appelé à fournir.  

1.2 Contenu

Le budget de fonctionnement transmis à l'établissement public ou privé conventionné porte exclusivement sur les dépenses brutes admissibles de fonctionnement et les revenus reliés aux activités principales. Ces revenus sont décrits au point 2.2 de ce chapitre.  

2.1 Dépenses brutes admissibles

2.1.1 Base du budget de fonctionnement

Le montant du budget attribué de l'année précédente ou tout autre montant établi par l’agence est la base servant au calcul des composantes budgétaires. L’agence détermine ainsi le budget brut des dépenses admissibles d'une année. 

On entend par dépenses admissibles, toutes les dépenses qui permettent la réalisation des activités principales d'un établissement. Elles comprennent :

1^O les dépenses courantes d'exploitation faites pour la prestation des services que l'établissement est appelé à fournir ;

2^O les dépenses reliées aux ventes de services ; 

3^O les montants accordés à titre d'aide matérielle ou financière conformément à l'article 478 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux ;  

4^O les contributions au fonds d'immobilisations autorisées par l’agence, ou, dans le cas des contrats de location-acquisition, effectuées conformément aux règles établies par l’agence.

Cependant, les dépenses admissibles ne comprennent pas les charges extraordinaires. 

Lorsque la période couverte par le budget de l'année précédente n'est pas représentative, le principe de l'annualité peut être utilisé comme base du budget si la période couverte est jugée suffisante. 

2.1.2 Révision de la base budgétaire 

Cette opération consiste à augmenter ou à diminuer, s'il y a lieu, le budget des dépenses brutes d'un établissement. Elle est effectuée en tenant compte des disponibilités des ressources financières mises à la disposition des agences et des règles budgétaires applicables. 

Dans le cas des établissements publics, cette opération tient également compte de la productivité des centres qu'ils exploitent, des indices de besoins de la population à desservir et de la richesse relative des régions. De plus, l'application de la politique concernant les surplus et les déficits du fonds d'exploitation peut influencer les résultats de la révision de la base budgétaire.

2.1.3 Composantes budgétaires

2.1.3.1 Établissements publics  

Le budget de fonctionnement est formé des composantes globale et détaillée et tient compte des ventes de services.  

La composante globale est la portion du budget qui s'ajuste annuellement suivant un taux unique pour tous les établissements d'une même catégorie. Cette composante globale comprend les articles de dépenses (salaires, avantages sociaux, charges sociales et autres dépenses) dont l'importance est comparable d'un centre à l'autre et pour lesquels l'impact de la fluctuation des prix est compensé par l'application de ce taux unique. 

La composante détaillée comprend les postes budgétaires dont le montant a été isolé pour de multiples raisons, entre autres :  

• la nécessité d'appliquer des taux d'indexation différents de ceux de la composante globale, ce qui est le cas notamment pour les cadres ou les hors-cadres ;
• la volonté de suivre annuellement les montants reliés à certains programmes ; 
• l'obligation d'isoler les allocations pour les dépenses sujettes à l'application de la politique sur les rectificatifs postbudgétaires. 

De plus, certains éléments de la composante détaillée sont spécifiques à certaines activités qui ont pour but de répondre à des besoins prioritaires de la clientèle ou à de nouvelles politiques d'allocation de ressources acceptées par l’agence. Les sommes prévues pour ces activités ne peuvent faire l'objet de permutation budgétaire. 

La somme des dépenses prévues aux composantes globale et détaillée est augmentée d'un montant de dépenses correspondant aux revenus déductibles au titre de ventes de services.  

2.1.3.2 Établissements privés conventionnés  

a) Établissements privés rémunérés sur la base d'un budget 

Un établissement privé peut être rémunéré sur la base d'un budget de fonctionnement. Ce dernier est réparti en diverses composantes qui s'ajustent annuellement suivant un taux unique, par composante, pour tous les établissements d'une même catégorie. Chacune de ces composantes comprend les articles de dépenses (salaires, avantages sociaux, charges sociales et autres dépenses) dont l'importance est comparable d'un centre à l'autre et pour lesquels l'impact de la fluctuation des prix est compensé par ce taux unique. Ces composantes sont : 

• composante clinique
• avances sur dépenses estimées, salariales et non salariales 
• composante cadre
• composante fonctionnement
• composante immobilière
• composante mobilière 

L'enveloppe peut également comprendre des budgets protégés, des développements autorisés, des articles de dépenses dont l'importance n'est pas comparable d'un centre à l'autre, ou d'une année à l'autre, et pour lesquels l'impact de la fluctuation des prix n'est pas nécessairement compensé par l'application d'un taux unique. 

b) Établissements privés rémunérés sur la base d'un taux forfaitaire  

Un centre exploité par un établissement privé peut être rémunéré à un taux forfaitaire pour les services qu'il dispense conformément à une convention conclue avec le ministre. Le taux forfaitaire peut être établi sous la forme d'un taux quotidien versé pour les services fournis aux usagers. 

Le financement de l'établissement peut s'effectuer par des versements anticipés basés sur une estimation provisoire des sommes totales devant être versées pour l'ensemble de l'exercice financier, après déduction d'une somme égale aux revenus estimés, provenant des contributions des usagers hébergés. Ces sommes versées sont ajustées en fin d'exercice, afin de tenir compte des montants réels. 

2.1.4 Taux d'accroissement

Le taux d'accroissement reflète l'indexation consentie par l’agence pour compenser l'impact de la fluctuation des prix sur les articles de dépenses des composantes budgétaires.

2.2 Revenus déductibles 

Les revenus prévus suivants sont déduits du total des dépenses brutes admissibles approuvées :  

2.2.1 les revenus provenant des contributions imposées en vertu d'une loi du Québec, du Canada ou de tout autre gouvernement, à des usagers ayant statut de résidents du Québec, à des non-résidents et à des tiers responsables. Sont également déduits les revenus provenant du paiement des services fournis à un usager ; 

2.2.2 les revenus provenant des locataires hébergés dans un centre d'hébergement et de soins de longue durée (CHSLD) ; 

2.2.3 les revenus provenant de la location d'un emplacement (espace) à un autre établissement, à une agence ou à un organisme sans but lucratif ; 

2.2.4 les revenus provenant de la vente d'un service à un autre établissement, à une agence ou à un organisme ; 

2.2.5 les revenus ayant un traitement budgétaire équivalant à celui des ventes de services (charges = revenus) :  

1. Les contributions de la CSST, prévues au contrat entre cet organisme et un établissement, pour les services à domicile, la réserve de lits, les services rendus en physiothérapie, en ergothérapie ainsi qu'en réadaptation sociale dans les centres de réadaptation ;
2. Les contributions de la SAAQ, prévues au contrat entre cet organisme et un établissement, pour les services rendus relativement au programme cadre d'intervention en réadaptation auprès de victimes d'un traumatisme cranio-cérébral couvertes par la Loi sur l'assurance-automobile ; 
3. Les contributions du ministère de la Sécurité publique, prévues au contrat entre ce ministère et un établissement, en vue d'assurer le séjour en milieu hospitalier des personnes prévenues, détenues et en libération conditionnelle dans le but notamment d'effectuer une expertise psychiatrique légale, en vertu du Code criminel, ou à la suite d'une demande du ministre de la Sécurité publique. 

2.2.6 les revenus de suppléments de chambres à un lit (« privées ») et à deux lits (« semi-privées ») ;  

2.2.7 pour les CLSC, CHSLD, CR et CJ (CPEJ/CRJDA-MDA) certains revenus qualifiés de « autres revenus » énumérés à la section A du chapitre 3 du Manuel de gestion financière qui ne sont pas mentionnés ci-dessus ainsi que les recouvrements des centres d'activités.  

2.3 Budget net de fonctionnement 

Le montant du budget net de fonctionnement agréé par l’agence est déterminé en déduisant les revenus précédemment identifiés, des dépenses brutes admissibles approuvées. 

3.1 Versements périodiques et versements spécifiques

Le financement des établissements s'effectue par des versements périodiques et, s'il y a lieu, par des versements spécifiques.  

3.2 Rectificatifs postbudgétaires et autres ajustements

Cette politique consiste à réviser le financement alloué de l’agence en fin d'exercice. Elle permet d'ajuster les écarts entre les montants attribués au budget de fonctionnement et les montants réels, par rapport à certaines catégories de revenus et de dépenses de fonctionnement reliées aux activités principales. Ces ajustements sont effectués conformément aux directives alors en vigueur et lorsque requis, effectués à l'analyse du rapport financier annuel. 

4.1 Prévisions budgétaires de fonctionnement 

Le conseil d'administration de l'établissement public voit à ce que soient préparées les prévisions budgétaires de fonctionnement de chacun des établissements qu'il administre, en fonction des paramètres budgétaires que l’agence lui a fait connaître. Les prévisions budgétaires de fonctionnement établissent le montant requis par un établissement pour assurer les opérations relatives à la prestation des services qu'il est appelé à fournir et qui sont essentiels à la réalisation de la mission de tout centre qu'il exploite. Les prévisions budgétaires des dépenses et des revenus doivent être en équilibre. Ces prévisions budgétaires peuvent éventuellement servir à l'élaboration du budget détaillé et, le cas échéant, à l'élaboration du plan d'équilibre budgétaire. 

4.2 Budget détaillé  

Le conseil d'administration de l'établissement public voit à ce que soit réparti le montant total des sommes que l’agence affecte aux budgets de fonctionnement de ou des établissements qu'il administre. Il voit à ce que soient révisées, le cas échéant, les prévisions budgétaires de fonctionnement de tout établissement qu'il administre, adopte le budget de fonctionnement propre à chaque établissement et transmet à l’agence le formulaire « budget détaillé » dûment complété. Ce dernier est préparé, en tenant compte de l'évolution du coût des activités de chaque établissement, par période, selon la répartition suivante :

• salaires, avantages sociaux et charges sociales ;
• autres charges directes ;
• revenus estimés indiqués à ce chapitre ; 
• heures rémunérées. 

4.3 Plan d'équilibre budgétaire 

Lorsque le budget détaillé d'un établissement public prévoit un déficit, le conseil d'administration de l'établissement voit à ce qu'un plan d'équilibre budgétaire soit élaboré, adopté et transmis à l’agence, en même temps que le budget détaillé, le formulaire plan d'équilibre budgétaire dûment complété. Ce plan d'équilibre budgétaire indique les mesures d'économies à appliquer pour respecter le budget de fonctionnement de chaque établissement. Il doit distinguer les mesures qui n'affectent pas les services directs à la clientèle de celles qui sont susceptibles de les affecter.