L’annexe A présente un tableau sommaire du traitement des différents types de coûts
expliqués ci-après.
A. Généralités – Capitalisation des coûts d’un projet de développement informatique
Selon la Politique de capitalisation des immobilisations, un projet de développement
informatique « consiste en des travaux de conception, de réalisation, de conversion,
d’essais, de formation, d’implantation et de rodage jusqu’à la mise au point définitive
d’une infrastructure technologique, d’une amélioration définie ou d’une nouvelle
solution. »
8
Un projet de développement informatique constitue une immobilisation s’il satisfait toutes les caractéristiques suivantes9 :
- Le bien répond à la définition d’une immobilisation énoncée au paragraphe 06, à
savoir que :
- C’est un actif matériel (c’est-à-dire qu’un potentiel de service ou des avantages économiques futurs y sont associés et que l’établissement contrôle les avantages ou l’accès à ceux-ci lorsqu’il est utilisé par la collectivité);
- Il est destiné à être utilisé de façon durable par l’établissement pour la production ou la fourniture de biens, pour la prestation de services, pour l’administration, à être donné en location à des tiers, ou à servir pour le développement ou la mise en valeur, la construction ou l’amélioration d’autres immobilisations; il n’est pas censé être vendu dans le cours normal des activités;
- Il a une durée de vie utile supérieure à un an.
- Une estimation raisonnable de la valeur de l’immobilisation peut être établie selon une base de mesure appropriée;
- Son coût est supérieur au seuil de capitalisation établi.
Soulignons qu’aux fins de la Politique de capitalisation des immobilisations, un développement informatique et un logiciel sont réputés avoir une existence physique.
Le coût d’acquisition d’une immobilisation10 comprend son prix d’achat et tous les coûts directs liés à son acquisition et à sa mise en service, tels que les frais de conception, de douane, de transport, d’installation, les frais juridiques, les coûts de main-d’œuvre pour préparer l’immobilisation aux fins de son utilisation prévue.
Pour sa part, le coût d’une immobilisation développée11 inclut notamment :
- Les coûts directs de conception, de réalisation, d’implantation et de mise au point de l’immobilisation, tels la main-d’œuvre (par exemple, la rémunération et les charges sociales), les biens et services acquis et consommés (par exemple, les matériaux et la sous-traitance), les acquisitions exigées par la réglementation (par exemple, les permis de construction), les études techniques ainsi que les plans et essais;
- Les coûts indirects directement attribuables à la construction, au développement ou à l’amélioration de l’immobilisation et encourus à compter du début des travaux de développement ou d’amélioration, jusqu’à ce que l’immobilisation soit en état d’être utilisée pour la production de biens ou la prestation de services;
- Les frais financiers lorsqu’il est possible de les déterminer.
Les coûts d’une immobilisation acquise ou développée sont capitalisés, c’est-à-dire qu’ils sont inscrits à titre d’actif au lieu d’être imputés aux charges12 , s’ils atteignent ou dépassent le seuil de capitalisation de la catégorie d’immobilisations concernée.
Une amélioration13 à une immobilisation est constituée de coûts engagés subséquemment à son acquisition. Ces coûts sont capitalisables s’ils sont égaux ou supérieurs au seuil de capitalisation de la catégorie d’immobilisations concernée et s’ils en accroissent le potentiel de service, ce qui est atteint lorsqu’ils entraînent un des effets suivants :
- Une augmentation du niveau de service ou de la production physique d’une immobilisation;
- Une réduction considérable des frais de fonctionnement de l’immobilisation;
- Une prolongation de la durée de vie utile de l’immobilisation;
- Une amélioration de la qualité des services fournis.
Comme mentionnée dans la NOCC-40 - Moment de la capitalisation des coûts reliés à un projet de développement informatique, la mise en œuvre d’un projet de développement informatique comporte trois étapes14 :
- L’étape préalable (ou d’avant-projet),
- L’étape de réalisation,
- L’étape d’exploitation.
Finalement, la capitalisation des coûts reliés à un projet de développement informatique commence lorsque les deux critères suivants sont satisfaits15:
- La réalisation du projet est autorisée par une autorité responsable; cette autorisation a lieu après l’étape d’avant-projet;
- La solution informatique retenue est déterminée.
Pour plus de précision, l’établissement se réfère à la NOCC-40.
B. Application aux contrats de service infonuagique
Le traitement comptable varie selon le type de coût (coût d’introduction ou coût de
service) et la nature capitalisable ou non des coûts assumés par un établissement.
i. Coûts d’introduction (ou coûts supplémentaires)
Un établissement peut devoir supporter différents coûts d’introduction afin de :
- Pouvoir utiliser l’infonuagique pour une première fois, par exemple passer d’un modèle traditionnel (ressources informationnelles développées, déployées et exploitées dans le réseau propre de l’établissement) à un modèle infonuagique;
- Renouveler un contrat de service infonuagique;
- Changer de modèle de service infonuagique, par exemple passer du modèle PaaS au modèle SaaS;
- Changer de fournisseur de services infonuagiques lors du renouvellement d’un contrat.
Ces coûts d’introduction sont les suivants :
a. Coûts engagés lors de l’étape préalable (ou coûts d’avant-projet)
L’étape préalable d’un projet de développement informatique inclut toutes les
activités et les coûts engagés avant que l’établissement soit quasi certain que
la solution soit adoptée. Ce sont notamment des coûts pour l’analyse du
contexte organisationnel et des besoins de l’établissement et pour l’évaluation
de l’opportunité de réaliser une solution.
Les coûts d’avant-projet encourus ne peuvent pas être capitalisés, car les
critères de capitalisation mentionnés précédemment ne sont pas satisfaits à
cette étape, à savoir que le projet n’a pas encore été autorisé par une
personne responsable et la décision de retenir la solution informatique n’est
pas encore prise. En effet, l’étape préalable vise à déterminer l’opportunité de
réaliser une initiative. C’est pourquoi un établissement doit constater aux
charges de l’exercice tous les coûts engagés au cours de l’étape préalable,
peu importe leur nature, et ce dans l’exercice au cours duquel ils sont
encourus.
Exemple 2 :
Un établissement désire abandonner son modèle informatique traditionnel
pour un modèle de service SaaS dans l’optique d’une économie de coûts.
Il engage une firme pour la réalisation d’une étude visant à déterminer les
fonctionnalités requises pour lui permettre d’exploiter ses propres données et
identifier ses besoins en matière de stockage de données et de capacité du
processeur.
De plus, il fait l’essai de produits disponibles et engage des coûts d’utilisation
de service SaaS auprès de différents fournisseurs dans le but d’explorer les
nouvelles technologies disponibles sur le marché et de réaliser des preuves
de concept (démonstration de faisabilité).
Tous ces coûts sont reliés à l’étape préalable puisqu’ils visent l’analyse de ses besoins et de l’opportunité de réaliser une des options envisageables. La solution à réaliser n’étant pas encore identifiée et le projet n’ayant pas encore été autorisé par une personne responsable, l’établissement doit les constater à titre de charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
L’étape de réalisation d’un projet de développement informatique débute lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :
- L’étape préalable est terminée;
- Il est probable que le projet soit réalisé et utilisé pour la fonction prévue initialement.
À cette étape, la solution est retenue parmi les options envisagées, elle est
dûment documentée, sa faisabilité technique est démontrée et la période de
recherche est terminée. Le projet est dûment autorisé par une personne
responsable et l’établissement est quasi certain de le réaliser.
À partir de cette étape, les coûts peuvent être capitalisés s’ils répondent à la définition d’une immobilisation ou d’une amélioration d’une immobilisation, comme mentionné précédemment, et s’ils atteignent le seuil de capitalisation applicable16. Autrement, ils sont constatés dans les charges de l’exercice.
Les coûts d’introduction encourus lors de l’étape de réalisation incluent les suivants :
b. Coûts associés à l’adaptation de l’environnement technologique de
l’établissement
Un établissement peut devoir adapter son environnement technologique afin d’utiliser des services infonuagiques, notamment en acquérant de nouveaux équipements informatiques ou de télécommunications ou en réalisant des travaux de développement informatique pour répondre aux exigences minimales spécifiées par le fournisseur.
Il les capitalise s’ils répondent à la définition d’une immobilisation ou d’une amélioration à une immobilisation existante, et s’ils atteignent le seuil de capitalisation applicable à la catégorie concernée, selon les directives mentionnées dans la Politique de capitalisation des immobilisations. Puis, l’établissement les amortit en fonction de leur durée de vie utile.
- Acquisition de nouveaux équipements informatiques ou de
télécommunications
Ces équipements informatiques ou de télécommunications peuvent
comprendre des ordinateurs, des logiciels, de nouvelles versions de
logiciels existants acquis pour répondre aux exigences minimales
spécifiées par le fournisseur.
Un établissement inscrit ces coûts dans la sous-catégorie
« Équipement informatique » de la catégorie d’immobilisations « Matériel
et équipement ». Il traite également comme une disposition un logiciel
qu’il remplace par une nouvelle version.
- Réalisation de travaux de développement informatique
Le développement informatique peut inclure des travaux de conception,
de programmation, de réalisation, d’implantation et de rodage qui donnent
lieu à un nouveau logiciel ou une amélioration d’un logiciel existant, ou
ceux requis pour permettre la communication entre le système
informatique de l’établissement et celui du fournisseur.
Un établissement inscrit ces coûts dans la catégorie d’immobilisations
« Développement informatique ».
Exemple 3 :
Un établissement a conclu un contrat selon un modèle de service SaaS
afin de pouvoir utiliser un logiciel pour comptabiliser ses opérations.
Pour utiliser ces services infonuagiques, il supporte des coûts de 50 000 $
pour le développement d’une interface de programmation d’application
afin que ses logiciels puissent communiquer avec ceux du fournisseur. De
plus, il fait installer un nouveau câble de fibre optique au coût de 950 $
incluant les frais d’installation. Il prévoit continuer d’utiliser ce câble à
l’échéance du contrat.
L’établissement doit capitaliser les coûts reliés au développement
informatique et associés à l’adaptation de son environnement
informatique pour son contrat de services infonuagiques, car ils sont
nécessaires pour utiliser les services infonuagiques et qu’ils totalisent une
somme supérieure au seuil de capitalisation qui peut atteindre
jusqu’à 30 000 $ pour cette catégorie d’immobilisation. Ils répondent
adéquatement à la définition d’une immobilisation.
Cependant, l’établissement ne peut pas capitaliser les coûts reliés à
l’acquisition et à l’installation du câble de fibre optique. En effet, bien que
ceux-ci correspondent à une amélioration du fait qu’ils accroissent le
potentiel de service du système existant en augmentant l’efficacité de la
communication avec le fournisseur, le total de 950 $ ne dépasse pas le
seuil de capitalisation de la catégorie d’immobilisation « Matériel et
équipement » établi à 1 000 $. Il doit donc les constater aux charges de
l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
c. Coûts de programmation et de paramétrage
Les équipements d’un établissement peuvent devoir être programmés et
paramétrés afin de pouvoir utiliser les services infonuagiques. Ce sont des
coûts non récurrents et nécessaires engagés par l’établissement pour être en
mesure de communiquer avec les systèmes du fournisseur, pour améliorer
ses systèmes de sécurité informatique ou pour modifier les formats de ses
données afin de les rendre compatibles avec ceux du fournisseur.
Les coûts directement liés à la programmation et au paramétrage incluent les coûts initiaux pour notamment saisir les données de l’établissement, par exemple sa charte de comptes, les droits et les accès de chaque type d’employés qui utiliseront les services infonuagiques ainsi que la configuration des serveurs du fournisseur et d’adaptation des logiciels. À ces coûts s’ajoutent également les coûts indirects attribuables engagés lors de l’étape de la réalisation d’un projet de développement informatique. Ils sont capitalisables s’ils constituent une immobilisation ou une amélioration d’une immobilisation existante, comme mentionné précédemment.
Un établissement capitalise les coûts de programmation et de paramétrage dans la sous-catégorie « Développement informatique », puis les amortit sur la durée du contrat. En effet, au terme de celui-ci, ces coûts directement associés au contrat de services infonuagiques pourraient ne plus lui procurer d’avantages économiques futurs.
Rappelons que la durée du contrat correspond à la période pendant laquelle celui-ci est non résiliable. Cette période comprend toutes les périodes suivantes :
- Celle qui fait l’objet d’une option de renouvellement à un prix suffisamment inférieur à celui du marché pour qu’il paraisse raisonnablement certain que l’établissement l’exercera;
- Celle pour laquelle le non-renouvellement du contrat entraînera pour l’établissement une pénalité si élevée qu’à la date de son entrée en vigueur, il est raisonnablement certain qu’il exercera l’option de renouvellement;
- Celle pour laquelle le fournisseur a la possibilité de renouveler ou de prolonger le contrat.
Par ailleurs, lorsque le modèle de service PaaS est utilisé, l’établissement
devra généralement supporter des coûts de programmation pour développer
et déployer ses propres logiciels sur la plateforme du fournisseur. Il devra
alors les comptabiliser comme s’il les avait engagés pour développer un
logiciel, c’est-à-dire les inscrire dans la catégorie « Développement
informatique » s’ils correspondent à une immobilisation ou à une amélioration
d’une immobilisation et s’ils totalisent une somme supérieure ou égale au
seuil de capitalisation de cette catégorie. Par la suite, l’établissement les
amortira sur la période estimative sur laquelle il prévoit en retirer des
avantages économiques, soit la durée du contrat s’il pense ne plus l’utiliser à
son échéance, soit la durée de vie utile du logiciel, s’il pense continuer de
l’utiliser par la suite.
Exemple 4 :
Un établissement a conclu un contrat de trois ans pour des services
infonuagiques selon le modèle de service SaaS dans le but d’améliorer
l’efficacité de la réalisation de ses travaux et pour augmenter sa capacité de
stockage de ses données informatiques.
À la suite de la signature du contrat, il engage les coûts suivants :
Modification du format des dates dans ses systèmes : | 15 000 $
|
Saisie de sa charte de comptes dans le SaaS : | 35 000 $ |
Attribution des rôles et des responsabilités de ses employés
dans le SaaS : | 30 000 $ |
Analyse et saisie des droits et des accès de chaque catégorie
d’employés qui pourront utiliser le SaaS | 35 000 $
|
Configuration de ses serveurs | 100 000 $ |
Total | 215 000 $ |
Tous ces frais constituent des coûts de programmation et de paramétrage puisqu’ils contribuent au bon fonctionnement du service informatique. Ils répondent donc à la définition d’une amélioration du système de l’établissement puisqu’ils visent à améliorer l’efficacité de la réalisation de ses travaux et à augmenter la capacité de stockage. L’établissement doit donc les capitaliser dans la catégorie « Développement informatique » puisqu’ils sont supérieurs au seuil de capitalisation de cette catégorie d’immobilisation.
d. Coûts associés à la gestion du changement et à la formation du
personnel afin qu’il puisse utiliser le nouveau service infonuagique
Comme stipulé dans la Politique de capitalisation des immobilisations, les
coûts de gestion du changement et de formation des utilisateurs ne sont
jamais capitalisables puisqu’ils n’ajoutent aucune nouvelle fonctionnalité aux
services infonuagiques ou aux logiciels existants ni n’augmentent leur durée
de vie utile17
. Un établissement doit donc les constater aux charges de
l’exercice.
Exemple 5 :
Un établissement fait affaire avec une société privée pour utiliser son logiciel
comptable. Pour réduire ses coûts, il conclut un contrat pour l’utilisation d’un
logiciel comptable selon le modèle de service SaaS. Cependant, il doit
engager des coûts de 10 000 $ pour mettre fin au contrat avec la société
privée. De plus, il paie des frais de formation pour former son personnel pour
l’utilisation des services infonuagiques.
Tous ces coûts sont liés à la gestion du changement et à la formation des
employés de l’établissement. Les frais d’annulation ne lui apportent aucun
nouvel avantage futur économique, alors qu’il est difficile de quantifier ceux
émanant de la formation de son personnel. L’établissement doit donc les
constater dans ses charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
e. Coûts associés au processus d’acquisition de services infonuagiques
Un établissement peut devoir supporter des coûts concernant le processus
d’acquisition du service infonuagique, par exemple ceux liés aux processus
d’appel d’offres ou à la rédaction ou la signature du contrat.
Ces coûts sont associés à l’acquisition d’un service, et non pas d’une
immobilisation en elle-même. Un établissement doit donc constater aux
charges de l’exercice les coûts associés au processus d’acquisition
d’un service infonuagique.
Exemple 6 :
Un établissement a abandonné son modèle traditionnel pour un modèle
infonuagique. Le projet est autorisé et la solution est déterminée parmi les
différentes options qui ont été analysées.
Il engage une firme externe pour effectuer un appel d’offres afin de l’aider
dans la sélection du fournisseur et de s’assurer du respect de ses besoins
d’affaires et de ses exigences en matière de sécurité informatique ainsi que
pour la rédaction et la signature du contrat.
Tous ces coûts sont associés au processus d’acquisition et n’apportent aucun
avantage futur économique aux fonctionnalités du service infonuagique
retenu. L’établissement doit donc les constater à titre de charge de l’exercice
au cours duquel ils sont encourus.
f. Coûts de sortie d’un contrat de service infonuagique
Lorsqu’un contrat de service infonuagique vient à échéance, un établissement
peut devoir engager des coûts de sortie, notamment pour rapatrier ses
données stockées chez le fournisseur.
L’établissement doit alors les constater à titre de charge de l’exercice
puisqu’ils ne lui procureront pas d’avantages futurs économiques.
Exemple 7 :
Le contrat de service infonuagique selon le modèle de service PaaS d’un
établissement est échu. Une clause prévoyait que celui-ci détienne une
version de la programmation et des logiciels qu’il a développés sur la
plateforme de développement du fournisseur. Une autre clause stipulait que
l’établissement devrait supporter des coûts pour le rapatriement de ses
données et des logiciels qu’il a développés.
Ces coûts sont liés à la sortie du service infonuagique. Ils n’apportent aucun
avantage futur économique à l’établissement, le contrat de service étant
échu. De plus, ils n’entraînent aucune nouvelle fonctionnalité aux logiciels
développés. L’établissement doit donc les constater à titre de charge de
l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
ii. Coûts périodiques relatifs aux services infonuagiques
Un contrat en services infonuagiques génère des coûts périodiques qu’un
établissement doit constater à titre de charge de l’exercice au cours duquel ils
sont engagés.
Un tel contrat ne représente pas un actif, puisqu’il ne satisfait pas adéquatement
à la définition d’une immobilisation, notamment par le fait que l’établissement n’a
pas le contrôle sur les biens utilisés (équipements informatiques, logiciels ou
plateforme) du fournisseur qui assume toujours tous les risques associés à leur
possession. En effet :
- Dans un contrat SaaS, le fournisseur peut choisir d’héberger les données de
l’établissement sur plusieurs supports de stockage au lieu d’un seul.
Le fournisseur doit mettre à niveau un logiciel devenu désuet ou le changer
afin de pouvoir offrir le niveau de service prévu au contrat. - Dans un contrat PaaS, le fournisseur doit remplacer un système d’exploitation
désuet afin de soutenir le niveau de service précisé au contrat.
- Dans un contrat IaaS, le fournisseur doit remplacer un serveur devenu
obsolète utilisé pour offrir ses services.
De plus, les coûts périodiques ne constituent pas un contrat de location au sens
de la Politique de capitalisation des immobilisations18 puisqu’ils ne sont pas
associés à l’utilisation d’un équipement informatique ou d’un logiciel en particulier.
En effet, les immobilisations que le fournisseur utilise pour fournir les services ne
sont pas identifiées dans le contrat et elles peuvent être changées sur la durée du
contrat au gré du fournisseur. Par conséquent, le contrat ne concerne pas une
location d’un bien.