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Manuel de gestion financière

Statut
En vigueur
Document révisé le Date de mise en vigueur
2020-04-01 2018-04-01
Chapitre 03 - Données financières et quantitatives, NOCC et programmes
Section D - Notes d'orientation de comptabilisation et de compilation

NOCC-41 - Comptabilisation des coûts reliés aux services infonuagiques ou à l'informatique en nuage

1. Objet

Depuis quelques années, les entités du réseau de la santé et des services sociaux peuvent utiliser les technologies de l’information d’une nouvelle façon, soit l’infonuagique également appelée informatique en nuage. 

Les travaux entrepris en vue d’une utilisation future de services infonuagiques peuvent générer un projet de développement informatique au sens de la Politique de capitalisation des immobilisations du Manuel de gestion financière (MGF)1 .

Ce document ainsi que la note d’orientation de comptabilisation et de compilation (NOCC) 40 - Moment de la capitalisation des coûts reliés à un projet de développement informatique2 ne fournissant que des directives générales d’application, la présente NOCC‑41 constitue un complément d’information pour préciser leur application dans le cadre de l’utilisation de l’infonuagique.  

Lors de son émission initiale, cette NOCC ne traitait que de l’utilisation de l’infonuagique sous le modèle de services logiciel service ou software as a service (SaaS). La présente refonte introduit des directives applicables pour d’autres modèles couramment utilisés, soit l’infrastructure service ou infrastructure as a service (IaaS) et le plateforme service ou platform as a service (PaaS). Elle permet également l’inclusion d’exemples pour illustrer le traitement des différents types de coûts que peut générer un contrat pour des services infonuagiques. 

Cette refonte entraîne des changements suivants dans la pratique :

  • L’autorisation du projet par une autorité responsable mentionnée à la page 8 a lieu après l’étape d’avant-projet;
  • Les coûts de programmation et de paramétrage sont capitalisés dans la catégorie « Développement informatique », au lieu de la catégorie « Équipement informatique », comme stipulé la page 13;
  • Les coûts de programmation et de paramétrage capitalisés sont désormais amortis sur la période au cours de laquelle l’établissement s’attend à obtenir des avantages économiques; cette période peut dans certains cas excéder la durée du contrat (voir page 13).

Cette NOCC est inspirée du document Sujet particulier - Comptabilisation en infonuagique ou informatique en nuage, émis par le Contrôleur des finances dans le Manuel de comptabilité gouvernementale en juin 2020. 

2. Entités du réseau de la santé et des services sociaux visées

Cette NOCC vise les établissements publics et la Régie régionale de santé et de services sociaux du Nunavik (RRSSS) puisqu’ils sont soumis au principe directeur 3.1.2 - Fonds d’immobilisations3 , lequel comprend les activités reliées aux projets de développement informatique, contrairement aux établissements privés conventionnés. 

Par conséquent, pour la suite de ce document, le terme « établissement » désigne les établissements publics et la RRSSS, à moins d’indication contraire.

3. Généralités sommaires sur l'infonuagique et sur les principaux modèles de services utilisés

A. Infonuagique

L’infonuagique (ou cloud computing) est définie comme suit : 

« Modèle informatique qui, par l’entremise de serveurs distants interconnectés par Internet, permet un accès réseau, à la demande, à un bassin partagé de ressources informatiques configurables, externalisées et non localisables, qui sont proposées sous forme de services, évolutifs, adaptables dynamiquement et facturés à l’utilisation.

Elle fait référence à l’utilisation de la mémoire et des capacités de calcul des ordinateurs et des serveurs répartis dans le monde entier et reliés par Internet. Les ressources informatiques mises en commun et rendues ainsi disponibles à distance peuvent être, entre autres, des logiciels, de l’espace de stockage et des serveurs. »4

En fait, l’infonuagique désigne le fait d’externaliser l’utilisation des technologies de l’information. L’approvisionnement en services infonuagiques se fait de façon informatique et permet aux utilisateurs d’accéder à n’importe quelle ressource informatique configurable à la demande, par exemple des applications, des logiciels, des réseaux, des serveurs, de l’espace de stockage, etc., et ce rapidement, tout en pouvant générer des économies de coûts en matériel informatique.

Cette solution possède les cinq caractéristiques suivantes : 

  • Elle est utilisée en libre-service et sur demande. Ainsi, le client s’approvisionne en services liés aux technologies de l’information de façon informatisée, sans intervention humaine, selon ses propres besoins; 
  • Elle est accessible par un réseau informatique reposant sur des protocoles Internet; 
  • Elle comprend un regroupement de ressources informatiques exploitées de manière groupée et attribuées à un ou plusieurs clients, selon leurs besoins; 
  • Elle est élastique. Ainsi, les ressources informatiques sont adaptables rapidement à une variation de la quantité de services demandée ou à la charge sur un même service; 
  • Son utilisation est mesurable, la consommation des services étant surveillée, gérée et mesurée et généralement facturée au client. 


B. Modèle de service IaaS 

Un IaaS est une infrastructure pouvant comprendre le matériel, l’espace de stockage, les serveurs physiques et les ressources réseau loués à la demande chez un fournisseur de services prêts à l’emploi par son client, et configurés en temps réel pour répondre à ses besoins5.

Selon le modèle de service IaaS, un fournisseur met à la disposition d’un client les infrastructures nécessaires pour le traitement et le stockage de ses données, tels que des serveurs, des réseaux, de l’espace de stockage, des espaces au sein d’un centre informatique ou d’un centre de données (data center). Le client bénéficie donc de ressources informatiques virtualisées. 

Le client ne devient pas propriétaire de ces infrastructures, mais il peut y installer ses propres logiciels par le biais d’Internet afin de faire fonctionner son système informatique.

Ce modèle de service peut exister seul, c’est-à-dire sans la présence d’un autre modèle.

Les coûts facturés par le fournisseur sont notamment basés sur le nombre de serveurs ou sur la capacité utilisée. 


C. Modèle de service PaaS

Un PaaS est une plateforme pouvant comprendre un système d’exploitation, du matériel et un réseau loués à la demande chez un fournisseur qui rend accessible aux développeurs d’un client un environnement d’exécution leur permettant d’installer ou de créer leurs propres logiciels6.

Ainsi, selon le modèle de service PaaS, le fournisseur met à la disposition d’un client un environnement et des outils de développement, par exemple une méthodologie, un langage de programmation, permettant le déploiement de logiciels que ce dernier développe.

Ce modèle de service est utilisé dans un environnement de développement .Net ou Java ou à l’aide de serveurs applicatifs Windows ou Linux. Cependant, il ne peut exister sans le modèle de service IaaS.

Le client n’est pas propriétaire de l’environnement ni des outils et ne contrôle pas l’infrastructure sous-jacente. Cependant, il peut développer et déployer ses propres logiciels. Il peut disposer de quelques options standardisées pour leur déploiement. 

Les coûts facturés par le fournisseur sont récurrents et sont en fonction des services consommés (serveurs, bases de données, outils de développement, outils d’analyse et logiciels utilisateurs).  


D. Modèle de service SaaS 

Un SaaS est un logiciel standard hébergé sur les serveurs d’un fournisseur de services et qui est accessible par Internet moyennant un abonnement, utilisé par le client par exemple pour s’abonner à un logiciel de courrier électronique, à une suite bureautique, à un logiciel de gestion.7

Ainsi, selon ce modèle de service, le fournisseur met la disposition d’un client un logiciel commercial, par exemple Office 365, accessible à partir d’une interface Web. 

Au terme du contrat, le client n’a plus accès aux infrastructures ni aux logiciels, mais il récupère ses données stockées en infonuagique, le cas échéant. 

Ce modèle de service est utilisé principalement pour le courriel, la gestion de la relation client, la gestion de contenu, la gestion de projet et l’utilisation d’outils bureautiques.

Cependant, il ne peut exister sans les modèles de service IaaS et PaaS. En effet, afin qu’un client puisse utiliser un logiciel commercial selon ce modèle, le fournisseur doit également mettre à sa disposition un système d’exploitation et un espace de stockage.

Le client n’est pas propriétaire du logiciel et ne contrôle pas l’infrastructure sous-jacente ni le logiciel. Cependant, il a accès aux fonctionnalités de personnalisation de l’application.

Les coûts facturés par le fournisseur sont récurrents et peuvent être établis en fonction du nombre d’utilisateurs, du nombre de transactions ou du nombre d’unités consommées, par exemple le nombre de boîtes courriel.


Exemple 1 :
Le Centre de technologie infonuagique offre à un établissement un service de boîtes courriel déployé en infonuagique selon le modèle de service SaaS. 

En vertu du contrat, ce fournisseur doit rendre accessibles les logiciels, les infrastructures et les autres technologies nécessaires à l’exploitation des données de l’établissement et de l’envoi et de la réception de ses courriels.

L’accès aux services du fournisseur se fait par le biais de logiciels dont l’établissement est responsable, tels les fureteurs Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox et des applications sur appareil mobile, comme l’application Mail pour iPhone. De plus, il nécessite l’utilisation de logiciels spécialisés de courriel, tel Outlook. Ceux-ci sont soit sous la responsabilité de l’établissement lorsqu’ils sont directement installés sur ses postes de travail, soit sous la responsabilité du fournisseur lorsque l’accès est obtenu par le biais du modèle de service SaaS.

4. Traitement comptable

L’annexe A présente un tableau sommaire du traitement des différents types de coûts expliqués ci-après.

A. Généralités – Capitalisation des coûts d’un projet de développement informatique

Selon la Politique de capitalisation des immobilisations, un projet de développement informatique « consiste en des travaux de conception, de réalisation, de conversion, d’essais, de formation, d’implantation et de rodage jusqu’à la mise au point définitive d’une infrastructure technologique, d’une amélioration définie ou d’une nouvelle solution. » 8 

Un projet de développement informatique constitue une immobilisation s’il satisfait toutes les caractéristiques suivantes9 :

  • Le bien répond à la définition d’une immobilisation énoncée au paragraphe 06, à savoir que : 
    • C’est un actif matériel (c’est-à-dire qu’un potentiel de service ou des avantages économiques futurs y sont associés et que l’établissement contrôle les avantages ou l’accès à ceux-ci lorsqu’il est utilisé par la collectivité);
    • Il est destiné à être utilisé de façon durable par l’établissement pour la production ou la fourniture de biens, pour la prestation de services, pour l’administration, à être donné en location à des tiers, ou à servir pour le développement ou la mise en valeur, la construction ou l’amélioration d’autres immobilisations; il n’est pas censé être vendu dans le cours normal des activités;
    • Il a une durée de vie utile supérieure à un an.  
  • Une estimation raisonnable de la valeur de l’immobilisation peut être établie selon une base de mesure appropriée;
  • Son coût est supérieur au seuil de capitalisation établi. 


Soulignons qu’aux fins de la Politique de capitalisation des immobilisations, un développement informatique et un logiciel sont réputés avoir une existence physique.

Le coût d’acquisition d’une immobilisation10 comprend son prix d’achat et tous les coûts directs liés à son acquisition et à sa mise en service, tels que les frais de conception, de douane, de transport, d’installation, les frais juridiques, les coûts de main-d’œuvre pour préparer l’immobilisation aux fins de son utilisation prévue.

Pour sa part, le coût d’une immobilisation développée11 inclut notamment : 

  • Les coûts directs de conception, de réalisation, d’implantation et de mise au point de l’immobilisation, tels la main-d’œuvre (par exemple, la rémunération et les charges sociales), les biens et services acquis et consommés (par exemple, les matériaux et la sous-traitance), les acquisitions exigées par la réglementation (par exemple, les permis de construction), les études techniques ainsi que les plans et essais;
  • Les coûts indirects directement attribuables à la construction, au développement ou à l’amélioration de l’immobilisation et encourus à compter du début des travaux de développement ou d’amélioration, jusqu’à ce que l’immobilisation soit en état d’être utilisée pour la production de biens ou la prestation de services;
  • Les frais financiers lorsqu’il est possible de les déterminer.


Les coûts d’une immobilisation acquise ou développée sont capitalisés, c’est-à-dire qu’ils sont inscrits à titre d’actif au lieu d’être imputés aux charges12 , s’ils atteignent ou dépassent le seuil de capitalisation de la catégorie d’immobilisations concernée.

Une amélioration13 à une immobilisation est constituée de coûts engagés subséquemment à son acquisition. Ces coûts sont capitalisables s’ils sont égaux ou supérieurs au seuil de capitalisation de la catégorie d’immobilisations concernée et s’ils en accroissent le potentiel de service, ce qui est atteint lorsqu’ils entraînent un des effets suivants :  

  • Une augmentation du niveau de service ou de la production physique d’une immobilisation;
  • Une réduction considérable des frais de fonctionnement de l’immobilisation;
  • Une prolongation de la durée de vie utile de l’immobilisation;
  • Une amélioration de la qualité des services fournis. 


Comme mentionnée dans la NOCC-40 - Moment de la capitalisation des coûts reliés à un projet de développement informatique, la mise en œuvre d’un projet de développement informatique comporte trois étapes14 :  

  • L’étape préalable (ou d’avant-projet),
  • L’étape de réalisation,
  • L’étape d’exploitation.


Finalement, la capitalisation des coûts reliés à un projet de développement informatique commence lorsque les deux critères suivants sont satisfaits15:  

  • La réalisation du projet est autorisée par une autorité responsable; cette autorisation a lieu après l’étape d’avant-projet;
  • La solution informatique retenue est déterminée. 


Pour plus de précision, l’établissement se réfère à la NOCC-40. 

B. Application aux contrats de service infonuagique 

Le traitement comptable varie selon le type de coût (coût d’introduction ou coût de service) et la nature capitalisable ou non des coûts assumés par un établissement.

i. Coûts d’introduction (ou coûts supplémentaires)

Un établissement peut devoir supporter différents coûts d’introduction afin de : 

  • Pouvoir utiliser l’infonuagique pour une première fois, par exemple passer d’un modèle traditionnel (ressources informationnelles développées, déployées et exploitées dans le réseau propre de l’établissement) à un modèle infonuagique;
  • Renouveler un contrat de service infonuagique;
  • Changer de modèle de service infonuagique, par exemple passer du modèle PaaS au modèle SaaS;
  • Changer de fournisseur de services infonuagiques lors du renouvellement d’un contrat.


Ces coûts d’introduction sont les suivants :

a. Coûts engagés lors de l’étape préalable (ou coûts d’avant-projet)  

L’étape préalable d’un projet de développement informatique inclut toutes les activités et les coûts engagés avant que l’établissement soit quasi certain que la solution soit adoptée. Ce sont notamment des coûts pour l’analyse du contexte organisationnel et des besoins de l’établissement et pour l’évaluation de l’opportunité de réaliser une solution.

Les coûts d’avant-projet encourus ne peuvent pas être capitalisés, car les critères de capitalisation mentionnés précédemment ne sont pas satisfaits à cette étape, à savoir que le projet n’a pas encore été autorisé par une personne responsable et la décision de retenir la solution informatique n’est pas encore prise. En effet, l’étape préalable vise à déterminer l’opportunité de réaliser une initiative. C’est pourquoi un établissement doit constater aux charges de l’exercice tous les coûts engagés au cours de l’étape préalable, peu importe leur nature, et ce dans l’exercice au cours duquel ils sont encourus.

Exemple 2 : 
Un établissement désire abandonner son modèle informatique traditionnel pour un modèle de service SaaS dans l’optique d’une économie de coûts.

Il engage une firme pour la réalisation d’une étude visant à déterminer les fonctionnalités requises pour lui permettre d’exploiter ses propres données et identifier ses besoins en matière de stockage de données et de capacité du processeur. 

De plus, il fait l’essai de produits disponibles et engage des coûts d’utilisation de service SaaS auprès de différents fournisseurs dans le but d’explorer les nouvelles technologies disponibles sur le marché et de réaliser des preuves de concept (démonstration de faisabilité).

Tous ces coûts sont reliés à l’étape préalable puisqu’ils visent l’analyse de ses besoins et de l’opportunité de réaliser une des options envisageables. La solution à réaliser n’étant pas encore identifiée et le projet n’ayant pas encore été autorisé par une personne responsable, l’établissement doit les constater à titre de charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.


L’étape de réalisation d’un projet de développement informatique débute lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

  • L’étape préalable est terminée;
  • Il est probable que le projet soit réalisé et utilisé pour la fonction prévue initialement.


À cette étape, la solution est retenue parmi les options envisagées, elle est dûment documentée, sa faisabilité technique est démontrée et la période de recherche est terminée. Le projet est dûment autorisé par une personne responsable et l’établissement est quasi certain de le réaliser.  

À partir de cette étape, les coûts peuvent être capitalisés s’ils répondent à la définition d’une immobilisation ou d’une amélioration d’une immobilisation, comme mentionné précédemment, et s’ils atteignent le seuil de capitalisation applicable16. Autrement, ils sont constatés dans les charges de l’exercice. 

Les coûts d’introduction encourus lors de l’étape de réalisation incluent les suivants :


b.  Coûts associés à l’adaptation de l’environnement technologique de l’établissement

Un établissement peut devoir adapter son environnement technologique afin d’utiliser des services infonuagiques, notamment en acquérant de nouveaux équipements informatiques ou de télécommunications ou en réalisant des travaux de développement informatique pour répondre aux exigences minimales spécifiées par le fournisseur. 

Il les capitalise s’ils répondent à la définition d’une immobilisation ou d’une amélioration à une immobilisation existante, et s’ils atteignent le seuil de capitalisation applicable à la catégorie concernée, selon les directives mentionnées dans la Politique de capitalisation des immobilisations. Puis, l’établissement les amortit en fonction de leur durée de vie utile.

  • Acquisition de nouveaux équipements informatiques ou de télécommunications  

    Ces équipements informatiques ou de télécommunications peuvent comprendre des ordinateurs, des logiciels, de nouvelles versions de logiciels existants acquis pour répondre aux exigences minimales spécifiées par le fournisseur. 

    Un établissement inscrit ces coûts dans la sous-catégorie « Équipement informatique » de la catégorie d’immobilisations « Matériel et équipement ». Il traite également comme une disposition un logiciel qu’il remplace par une nouvelle version. 

  • Réalisation de travaux de développement informatique 

    Le développement informatique peut inclure des travaux de conception, de programmation, de réalisation, d’implantation et de rodage qui donnent lieu à un nouveau logiciel ou une amélioration d’un logiciel existant, ou ceux requis pour permettre la communication entre le système informatique de l’établissement et celui du fournisseur.

    Un établissement inscrit ces coûts dans la catégorie d’immobilisations « Développement informatique ».

    Exemple 3 :
    Un établissement a conclu un contrat selon un modèle de service SaaS afin de pouvoir utiliser un logiciel pour comptabiliser ses opérations. 

    Pour utiliser ces services infonuagiques, il supporte des coûts de 50 000 $ pour le développement d’une interface de programmation d’application afin que ses logiciels puissent communiquer avec ceux du fournisseur. De plus, il fait installer un nouveau câble de fibre optique au coût de 950 $ incluant les frais d’installation. Il prévoit continuer d’utiliser ce câble à l’échéance du contrat.

    L’établissement doit capitaliser les coûts reliés au développement informatique et associés à l’adaptation de son environnement informatique pour son contrat de services infonuagiques, car ils sont nécessaires pour utiliser les services infonuagiques et qu’ils totalisent une somme supérieure au seuil de capitalisation qui peut atteindre jusqu’à 30 000 $ pour cette catégorie d’immobilisation. Ils répondent adéquatement à la définition d’une immobilisation. 

    Cependant, l’établissement ne peut pas capitaliser les coûts reliés à l’acquisition et à l’installation du câble de fibre optique. En effet, bien que ceux-ci correspondent à une amélioration du fait qu’ils accroissent le potentiel de service du système existant en augmentant l’efficacité de la communication avec le fournisseur, le total de 950 $ ne dépasse pas le seuil de capitalisation de la catégorie d’immobilisation « Matériel et équipement » établi à 1 000 $. Il doit donc les constater aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.

c. Coûts de programmation et de paramétrage 

Les équipements d’un établissement peuvent devoir être programmés et paramétrés afin de pouvoir utiliser les services infonuagiques. Ce sont des coûts non récurrents et nécessaires engagés par l’établissement pour être en mesure de communiquer avec les systèmes du fournisseur, pour améliorer ses systèmes de sécurité informatique ou pour modifier les formats de ses données afin de les rendre compatibles avec ceux du fournisseur. 

Les coûts directement liés à la programmation et au paramétrage incluent les coûts initiaux pour notamment saisir les données de l’établissement, par exemple sa charte de comptes, les droits et les accès de chaque type d’employés qui utiliseront les services infonuagiques ainsi que la configuration des serveurs du fournisseur et d’adaptation des logiciels. À ces coûts s’ajoutent également les coûts indirects attribuables engagés lors de l’étape de la réalisation d’un projet de développement informatique. Ils sont capitalisables s’ils constituent une immobilisation ou une amélioration d’une immobilisation existante, comme mentionné précédemment.

Un établissement capitalise les coûts de programmation et de paramétrage dans la sous-catégorie « Développement informatique », puis les amortit sur la durée du contrat. En effet, au terme de celui-ci, ces coûts directement associés au contrat de services infonuagiques pourraient ne plus lui procurer d’avantages économiques futurs. 

Rappelons que la durée du contrat correspond à la période pendant laquelle celui-ci est non résiliable. Cette période comprend toutes les périodes suivantes :

  • Celle qui fait l’objet d’une option de renouvellement à un prix suffisamment inférieur à celui du marché pour qu’il paraisse raisonnablement certain que l’établissement l’exercera;
  • Celle pour laquelle le non-renouvellement du contrat entraînera pour l’établissement une pénalité si élevée qu’à la date de son entrée en vigueur, il est raisonnablement certain qu’il exercera l’option de renouvellement;
  • Celle pour laquelle le fournisseur a la possibilité de renouveler ou de prolonger le contrat.


Par ailleurs, lorsque le modèle de service PaaS est utilisé, l’établissement devra généralement supporter des coûts de programmation pour développer et déployer ses propres logiciels sur la plateforme du fournisseur. Il devra alors les comptabiliser comme s’il les avait engagés pour développer un logiciel, c’est-à-dire les inscrire dans la catégorie « Développement informatique » s’ils correspondent à une immobilisation ou à une amélioration d’une immobilisation et s’ils totalisent une somme supérieure ou égale au seuil de capitalisation de cette catégorie. Par la suite, l’établissement les amortira sur la période estimative sur laquelle il prévoit en retirer des avantages économiques, soit la durée du contrat s’il pense ne plus l’utiliser à son échéance, soit la durée de vie utile du logiciel, s’il pense continuer de l’utiliser par la suite.  

Exemple 4 :  
Un établissement a conclu un contrat de trois ans pour des services infonuagiques selon le modèle de service SaaS dans le but d’améliorer l’efficacité de la réalisation de ses travaux et pour augmenter sa capacité de stockage de ses données informatiques. 

À la suite de la signature du contrat, il engage les coûts suivants :

 Modification du format des dates dans ses systèmes :

15 000 $  

 Saisie de sa charte de comptes dans le SaaS :

35 000 $

 Attribution des rôles et des responsabilités de ses employés dans le SaaS :

 30 000 $

 Analyse et saisie des droits et des accès de chaque catégorie d’employés qui pourront utiliser le SaaS

 35 000 $

 Configuration de ses serveurs

 100 000 $

 Total

 215 000 $

 

Tous ces frais constituent des coûts de programmation et de paramétrage puisqu’ils contribuent au bon fonctionnement du service informatique. Ils répondent donc à la définition d’une amélioration du système de l’établissement puisqu’ils visent à améliorer l’efficacité de la réalisation de ses travaux et à augmenter la capacité de stockage. L’établissement doit donc les capitaliser dans la catégorie « Développement informatique » puisqu’ils sont supérieurs au seuil de capitalisation de cette catégorie d’immobilisation.


d. Coûts associés à la gestion du changement et à la formation du personnel afin qu’il puisse utiliser le nouveau service infonuagique 

Comme stipulé dans la Politique de capitalisation des immobilisations, les coûts de gestion du changement et de formation des utilisateurs ne sont jamais capitalisables puisqu’ils n’ajoutent aucune nouvelle fonctionnalité aux services infonuagiques ou aux logiciels existants ni n’augmentent leur durée de vie utile17 . Un établissement doit donc les constater aux charges de l’exercice. 

Exemple 5 :
Un établissement fait affaire avec une société privée pour utiliser son logiciel comptable. Pour réduire ses coûts, il conclut un contrat pour l’utilisation d’un logiciel comptable selon le modèle de service SaaS. Cependant, il doit engager des coûts de 10 000 $ pour mettre fin au contrat avec la société privée. De plus, il paie des frais de formation pour former son personnel pour l’utilisation des services infonuagiques. 

Tous ces coûts sont liés à la gestion du changement et à la formation des employés de l’établissement. Les frais d’annulation ne lui apportent aucun nouvel avantage futur économique, alors qu’il est difficile de quantifier ceux émanant de la formation de son personnel. L’établissement doit donc les constater dans ses charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.


e. Coûts associés au processus d’acquisition de services infonuagiques

Un établissement peut devoir supporter des coûts concernant le processus d’acquisition du service infonuagique, par exemple ceux liés aux processus d’appel d’offres ou à la rédaction ou la signature du contrat. 

Ces coûts sont associés à l’acquisition d’un service, et non pas d’une immobilisation en elle-même. Un établissement doit donc constater aux charges de l’exercice les coûts associés au processus d’acquisition d’un service infonuagique. 

Exemple 6 :
Un établissement a abandonné son modèle traditionnel pour un modèle infonuagique. Le projet est autorisé et la solution est déterminée parmi les différentes options qui ont été analysées.

Il engage une firme externe pour effectuer un appel d’offres afin de l’aider dans la sélection du fournisseur et de s’assurer du respect de ses besoins d’affaires et de ses exigences en matière de sécurité informatique ainsi que pour la rédaction et la signature du contrat.

Tous ces coûts sont associés au processus d’acquisition et n’apportent aucun avantage futur économique aux fonctionnalités du service infonuagique retenu. L’établissement doit donc les constater à titre de charge de l’exercice au cours duquel ils sont encourus. 


f. Coûts de sortie d’un contrat de service infonuagique 

Lorsqu’un contrat de service infonuagique vient à échéance, un établissement peut devoir engager des coûts de sortie, notamment pour rapatrier ses données stockées chez le fournisseur. 

L’établissement doit alors les constater à titre de charge de l’exercice puisqu’ils ne lui procureront pas d’avantages futurs économiques.

Exemple 7 : 
Le contrat de service infonuagique selon le modèle de service PaaS d’un établissement est échu. Une clause prévoyait que celui-ci détienne une version de la programmation et des logiciels qu’il a développés sur la plateforme de développement du fournisseur. Une autre clause stipulait que l’établissement devrait supporter des coûts pour le rapatriement de ses données et des logiciels qu’il a développés.

Ces coûts sont liés à la sortie du service infonuagique. Ils n’apportent aucun avantage futur économique à l’établissement, le contrat de service étant échu. De plus, ils n’entraînent aucune nouvelle fonctionnalité aux logiciels développés. L’établissement doit donc les constater à titre de charge de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.

 

ii. Coûts périodiques relatifs aux services infonuagiques

Un contrat en services infonuagiques génère des coûts périodiques qu’un établissement doit constater à titre de charge de l’exercice au cours duquel ils sont engagés.

Un tel contrat ne représente pas un actif, puisqu’il ne satisfait pas adéquatement à la définition d’une immobilisation, notamment par le fait que l’établissement n’a pas le contrôle sur les biens utilisés (équipements informatiques, logiciels ou plateforme) du fournisseur qui assume toujours tous les risques associés à leur possession. En effet :

  • Dans un contrat SaaS, le fournisseur peut choisir d’héberger les données de l’établissement sur plusieurs supports de stockage au lieu d’un seul. 

    Le fournisseur doit mettre à niveau un logiciel devenu désuet ou le changer afin de pouvoir offrir le niveau de service prévu au contrat.
  • Dans un contrat PaaS, le fournisseur doit remplacer un système d’exploitation désuet afin de soutenir le niveau de service précisé au contrat.
  • Dans un contrat IaaS, le fournisseur doit remplacer un serveur devenu obsolète utilisé pour offrir ses services.


De plus, les coûts périodiques ne constituent pas un contrat de location au sens de la Politique de capitalisation des immobilisations18 puisqu’ils ne sont pas associés à l’utilisation d’un équipement informatique ou d’un logiciel en particulier. En effet, les immobilisations que le fournisseur utilise pour fournir les services ne sont pas identifiées dans le contrat et elles peuvent être changées sur la durée du contrat au gré du fournisseur. Par conséquent, le contrat ne concerne pas une location d’un bien. 

Annexe - Sommaire du traitement des coûts liés à un contrat de service infonuagique

 Type de coût Traitement comptable 
Coûts d’introduction (ou coûts supplémentaires) :
a. Coûts engagés lors de l’étape préalable à la réalisation du projet (pages 9 à 11)  Constatés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
  • Pour la réalisation d’études ou l’analyse des besoins.
b. Coûts associés à l’adaptation de l’environnement technologique (pages 11 à 12)  Capitalisés s’ils répondent adéquatement à la définition d’une immobilisation, sinon constatés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus
  • Pour l’acquisition de nouveaux équipements informatiques, pour le développement informatique requis pour communiquer avec les logiciels du fournisseur ou pour adapter ses propres logiciels.
c. Coûts de programmation et de paramétrage (pages 13 à 15)  Capitalisés s’ils constituent une amélioration d’une immobilisation, sinon constatées aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
  • Pour saisir la charte de comptes et pour modifier certains formats, pour allouer les rôles et les responsabilités de chaque type d’employés dans le modèle infonuagique, pour la saisie des droits d’accès ou pour configurer l’équipement.
d. Coûts associés à la gestion du changement et à la formation du personnel afin d’être en mesure d’utiliser le service infonuagique (page 15) Constatés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
  • Pour annuler un contrat ou pour former le personnel.
e. Coûts associés au processus d’acquisition du service infonuagique (page 16) Constatés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
  • Pour l’appel d’offres et la rédaction et la signature de contrat.
 f. Coûts de sortie du contrat de service (pages 16 à 17) Constatés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
  • Pour la récupération des données stockées chez le fournisseur.
Coûts périodiques relatifs aux services (pages 17 à 18) Constatés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus.
  • Pour l’utilisation du modèle infonuagique

_________________________________
  1. MGF, chapitre 01 - Principes directeurs, annexe 1F - Politique de capitalisation des immobilisations, pages 27 à 31. 
  2. Ibid., chapitre 03, section D - Notes d’orientation de comptabilisation et de compilation. 
  3. Ibid., chapitre 01, page 44. 
  4. Office québécois de la langue française. 
  5. Ibid. 
  6. Ibid. 
  7. Ibid. 
  8. MGF, chapitre 01 - Principes directeurs, annexe 1F - Politique de capitalisation des immobilisations, page 27. 
  9. Ibid., page 06. 
  10.  Ibid.
  11. Ibid., pages 6 et 7. 
  12. Ibid. page 05.
  13. Ibid., page 10.
  14.  Ibid., chapitre 03, section D, page 03.
  15. Ibid., pages 02 et 03.
  16. Ibid., chapitre 01, annexe 1F - Politique de capitalisation des immobilisations, page 38 et tableau 1 F.1 - Liste des catégories d’immobilisations, des seuils de capitalisation et des périodes d’amortissement, pages 40 à 44. 
  17. Ibid., page 30.
  18.  Ibid., pages 23 à 27.



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