3.1 Généralités
Pour qu’un bien soit constaté comme une immobilisation, il doit remplir toutes les conditions suivantes :
- Il doit répondre à la définition d’une immobilisation présentée à la section 2;
- Sa valeur peut être estimée raisonnablement selon une base de mesure appropriée;
- Son coût doit être supérieur au seuil de capitalisation figurant au tableau 1F.1 de la catégorie et la sous-catégorie à laquelle il se rapporte;
- L’établissement exerce un contrôle sur les avantages associés à l’actif ou sur l’accès à ceux-ci lorsque l’actif est utilisé par la collectivité.
3.2 Comptabilisation
Les immobilisations sont comptabilisées au coût. Le coût d’une immobilisation comprend tous les coûts directement rattachés à son acquisition, à sa construction, à son développement ou à son amélioration.
Le coût d’acquisition de chaque immobilisation comprend son prix d’achat incluant la partie non récupérable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec, ainsi que tous les coûts directs reliés à son acquisition ou pour sa mise en état de servir aux fins pour lesquelles elle est acquise, notamment les frais de conception, d’installation, de transport, d’arpentage, d’assainissement, d’aménagement d’un terrain, les frais juridiques, les frais de courtage, d’intermédiaires, de douanes.
Le coût des immobilisations construites ou développées comprend :
- Les coûts directs de conception, de réalisation, d’implantation et de mise au point de l’immobilisation, tels la main-d’œuvre (rémunération et charges sociales), les biens et services acquis et consommés (les matériaux de construction, la sous-traitance, etc.), les acquisitions exigées par la réglementation (les permis de construction, les œuvres d’art exigées par la Politique d’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux publics, etc.), les études techniques, ainsi que les plans et essais;
- Les frais financiers et les coûts indirects directement attribuables à la construction, au développement ou à l’amélioration de l’immobilisation, encourus à compter du début des travaux de construction, de développement ou d’amélioration jusqu’à ce que l’immobilisation soit en état d’être utilisée pour la production de biens ou la prestation de services, lorsqu’il est possible de les déterminer, par exemple, le salaire d’un dirigeant affecté exclusivement à un projet de construction.
La capitalisation des coûts de constructions, de développement ou d’amélioration d’une immobilisation commence lorsqu’il est certain qu’il y aura bel et bien une immobilisation, c’est-à-dire que l’étape préalable au projet est terminée.
L’objectif de l’étape préalable au projet est de rassembler toute l’information utile à la prise de décision, à savoir s’il y a lieu ou non de réaliser un projet de construction, de développement ou d’amélioration. Cette étape consiste notamment à :
- Définir la problématique;
- Préciser les besoins, les objectifs et les contraintes;
- Évaluer les bénéfices et les risques;
- Établir, décrire et évaluer les alternatives possibles.
De plus, le projet de construction, de développement ou d’amélioration doit avoir été dûment approuvé avant de pouvoir capitaliser les coûts. Par exemple, le coût d’une étude consistant à déterminer si le taux de naissance dans une région donnée est suffisant pour nécessiter l’ajout d’un nouveau centre hospitalier ne pourrait être capitalisé. En effet, on n’est qu’à la détermination des besoins et l’ajout d’un nouveau centre hospitalier n’a pas encore été approuvé par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS).
La capitalisation des frais financiers cesse lorsque les travaux de construction, de développement ou de mise en valeur sont arrêtés ou lorsque l’immobilisation se trouve en état d’utilisation pour la production de biens ou la prestation de services. Pour plus d’information, voir la section 5.3 - Moment du début et de la cessation de l’amortissement.
3.3 Coûts non capitalisables
Les coûts reliés à la rémunération, au fonctionnement et aux frais généraux relatifs à l’encadrement, à la planification, au suivi, à la recherche, au soutien administratif et physique qui ne sont pas associés directement à la construction, au développement ou à l’amélioration d’une immobilisation spécifique ou qui n’y ajoutent aucun avantage économique futur, ne sont pas inclus dans le coût de l’immobilisation.
Voici des exemples de coûts qui ne peuvent généralement pas être capitalisés : les frais de loyer, les frais d’électricité, les coûts associés aux services généraux comme les ressources humaines ou la comptabilité et les salaires des dirigeants. En général, ces coûts sont engagés, peu importe que le projet de construction, de développement ou d’amélioration, soit ou non entrepris. Ils ne sont donc pas directement attribuables à la construction, au développement ou à l’amélioration de l’immobilisation.
Les coûts relatifs à l’exploration, à la conservation ou à l’entretien d’une immobilisation ainsi qu’aux réparations effectuées pour la maintenir en bon état de fonctionnement ou pour maintenir son efficacité ou son potentiel de service, ne sont pas ajoutés à son coût, mais sont plutôt portés aux charges de l’exercice au cours duquel ils sont encourus. Par exemple, les coûts engagés pour préserver la capacité de production d’une immobilisation, la qualité de ses extrants ou sa durée de vie utile estimée à l’origine. Pour plus d’information, voir section 4.3 - Frais de fonctionnement.
Les coûts d’option, d’opportunité ou de renonciation reliés à la décision d’acquérir, de construire, de développer ou d’améliorer une immobilisation ne sont pas capitalisés dans son coût d’acquisition. Un coût d’option est un manque à gagner associé à la renonciation de réaliser une autre option.
3.4 Détermination du coût des immobilisations acquises pour un prix d’achat global
Les établissements peuvent faire l’acquisition de plusieurs immobilisations dans un même achat. Il faut alors attribuer, à chaque immobilisation achetée, une portion du prix d’achat global en se basant sur la juste valeur de chacune d’elle.
Par exemple, l’acquisition d’une propriété se composant à la fois d’un terrain et d’un bâtiment nécessiterait de répartir le prix d’achat global entre ces deux immobilisations. Si les justes valeurs du terrain et du bâtiment sont respectivement de 400 000 $ (40 %) et de 600 000 $ (60 %) et que le prix d’achat global est de 800 000 $, ce dernier est attribué à 40 % pour le coût du terrain (320 000 $) et à 60 % pour celui du bâtiment (480 000 $).
Si, au moment de son acquisition, une partie de l’immobilisation n’est pas destinée à être utilisée, le coût de cette partie, ainsi que les frais engagés pour s’en départir, net de son produit de disposition, doit être attribué à la partie de l’immobilisation qui est destinée à être utilisée. Par exemple, un établissement achète un terrain sur lequel se trouve un bâtiment devant être démoli. Le coût du terrain acquis comprend le coût du bien acquis et les frais de démolition du bâtiment.
3.5 Contributions reçues pour l’acquisition d’immobilisations
Les sommes reçues d’un tiers qui ne correspondent pas à un paiement de transfert, comme défini à l’annexe 1G - Revenus de subvention et dépenses de transfert du chapitre 01 du Manuel de gestion financière (MGF), et qui sont destinées à acquitter une partie ou la totalité du coût d’une immobilisation amortissable sont comptabilisées à titre de revenus reportés. Ces contributions ne doivent pas être présentées en déduction du coût de l’immobilisation acquise.
Les revenus reportés sont virés graduellement aux résultats, selon la même méthode et la même durée que celles utilisées pour amortir l’immobilisation acquise, de façon à assurer un rapprochement entre les avantages procurés par ces contributions et son utilisation.
Les contributions reçues pour assumer une partie ou la totalité du coût d’un terrain sont constatées aux revenus de l’exercice au cours duquel il est acquis, puisque les terrains ne sont pas amortis.
Les contributions correspondant à un paiement de transfert et qui sont reçues du Gouvernement, d’un autre gouvernement ou d’une entité incluse dans leur périmètre comptable doivent être constatées à titre de revenus reportés si elles répondent à la définition d’un passif, sinon, elles sont comptabilisées directement aux revenus. L’annexe 1G - Revenus de subvention et dépenses de transfert du chapitre 01 du MGF explique en détail la comptabilisation des paiements de transfert.
Ces revenus reportés sont virés aux revenus selon les modalités ayant créé le passif.
3.6 Immobilisation reçue à titre gratuit d’un tiers non apparenté
Le coût d’une immobilisation reçue d’un tiers non apparenté, à titre gratuit ou pour une valeur symbolique est réputé être égal à la juste valeur de l’immobilisation à la date de l’apport. Dans les rares cas où il est impossible d’estimer la juste valeur de l’immobilisation reçue, celle-ci est comptabilisée pour une valeur symbolique.
Pour les immobilisations amortissables, l’apport est comptabilisé à titre de revenu reporté, lequel est viré graduellement aux résultats, selon la même méthode et la même durée que celles utilisées pour amortir l’immobilisation concernée. Dans le cas d’un terrain, l’apport est constaté aux revenus de l’exercice. Si l’apport correspond à un paiement de transfert en immobilisation, provenant, par exemple, d’un autre gouvernement ou d’une entité incluse dans son périmètre comptable, le traitement est le même que celui décrit à la section 3.5.
3.7 Immobilisation reçue à titre gratuit d’une entité apparentée
Le coût d’une immobilisation reçue à titre gratuit ou pour une valeur symbolique d’une entité apparentée à l’établissement, c’est-à-dire d’une entité incluse dans le périmètre comptable du Gouvernement, est réputé correspondre à sa valeur comptable nette avant le don, conformément au principe directeur 1.6 - Opération avec un apparenté du chapitre 01 du MGF.
Ainsi, l’établissement comptabilise chaque composante de l’immobilisation, soit son coût et son amortissement cumulé.
L’écart entre la contrepartie et la valeur comptable nette est constaté à titre de paiement de transfert.