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Manuel de gestion financière

Statut
En vigueur
Date de mise en vigueur
2005-11-28
Chapitre 03 - Données financières et quantitatives, NOCC et programmes
Section D - Notes d'orientation de comptabilisation et de compilation

NOCC-29 - Compilation des coûts supplémentaires reliés à un sinistre

Dans cette note, on entend par sinistre un événement exceptionnel qui engendre des coûts supplémentaires non récurrents et éventuellement des perturbations dans le fonctionnement d’un établissement. Des pluies diluviennes, des chutes importantes de verglas, une pandémie en sont des exemples. 

Le ministère de la Santé et des Services sociaux demande aux établissements qui engagent des coûts supplémentaires reliés à un sinistre de créer un dossier « Sinistre » où l’on retrouvera l’ensemble des informations relatives à cet événement, ceci afin d’être prêts à fournir l’information dès qu’elle leur est demandée.

Chaque événement pouvant engendrer des conséquences différentes avec des coûts de natures différentes, seules des considérations générales sont énoncées dans cette note.  

Les établissements doivent isoler seulement les coûts supplémentaires reliés au sinistre et ils doivent être en mesure de démontrer le lien entre les coûts et l’événement. Ils doivent conserver séparément toute correspondance, pièce justificative, facture, feuille de temps, constat des dommages ou tout autre document de support afin de bien étayer le dossier « Sinistre ».  

Dans la mesure du possible, les coûts supplémentaires doivent être répartis dans les centres d’activités appropriés.

En ce qui concerne la rémunération du personnel, le temps supplémentaire doit être isolé seulement s’il est payé. Les frais d’évaluation des dommages et des travaux à entreprendre pour remettre l’installation ou l’équipement dans l’état qu’il était avant l’événement doivent être isolés seulement si l’évaluation a été effectuée par une firme externe.

Les établissements ne doivent pas considérer comme coûts supplémentaires :

  • les coûts normalement remboursables par les assurances;
  • les coûts qui font partie de leurs risques d’exploitation;
  • les coûts effectués pour réduire ou atténuer les effets d’un sinistre futur, du même genre ou non;
  • les coûts d’aménagement paysager;
  • les coûts pouvant être considérés comme des frais de fonctionnement normaux, y compris le budget d’entretien des installations.


Aucun compte à recevoir ne doit être inscrit s’il n’est pas formellement confirmé par le Ministère.

Aucun changement dans la présentation des coûts au rapport financier ou à d’autres rapports ne doit être effectué avant que des directives spécifiques ne soient émises par le Ministère.




Politique d'accessibilité
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