Les données financières se rattachent en premier lieu aux activités principales, soit la raison d'être de l'établissement. La notion d’activité principale est définie au principe directeur 3.2.1 du chapitre 1 du MGF.
Ces activités sont classifiées comme suit : revenus, charges et résultats annuels des opérations.
1.1 Revenus
Tous les revenus indiqués ci-après, répartis par source et découlant des opérations
reliées aux activités principales, sont applicables à tous les centres d’activités (c/a)
exploités par les établissements.
Les deux principes suivants doivent être considérés :
- Tous les revenus doivent être comptabilisés sur une base brute en tenant compte des réductions de revenus mentionnés au point 1.1.4.
- Les établissements qui utilisent plus de subdivisions que celles qui sont décrites ci-après doivent les intégrer aux regroupements apparaissant à cette section.
1.1.1 Financement parapublic
1.1.1.1 Subvention - MSSS
- Budget net - Incidence sur trésorerie et fonds affectés
C’est le financement en provenance de l’enveloppe régionale de
crédit alloué par le MSSS ou alloué à la Régie régionale de la
santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSS) par le MSSS
et transmis aux établissements par versements périodiques et il
couvre le montant du budget net de fonctionnement.
Les calendriers annuels des versements périodiques sont joints
en annexe à la circulaire codifiée 03.01.51.01.
- Rectificatifs post-budgétaires
Ce sont les différences entre les montants du budget approuvé
et les montants réels de revenus et de charges sujets à
rectification. L’établissement inscrit alors la contrepartie à titre
de Débiteurs - MSSS ou Créditeurs - MSSS.
Depuis l’exercice 2015-2016, seuls les établissements privés
conventionnés peuvent inscrire des Rectificatifs postbudgétaires selon les directives mentionnées dans l’annexe
applicable à leur égard jointe à la circulaire codifiée 03.01.61.03
relative à l’émission du rapport financier annuel (RFA) AS-471.
- (Diminution) ou augmentation du financement
Ces revenus comprennent les éléments suivants :
- Tous les montants confirmés et alloués par la RRSSS ou le MSSS ou qui doivent être déterminés selon des règles établies par le MSSS, pour des dépenses encourues au cours de l’exercice. Ces montants excluent ceux confirmés au formulaire budgétaire sous la rubrique du budget net (voir ci-dessus).
-Les montants du budget de l’établissement cédés (diminution) à d’autres établissements ou provenant d’autres établissements (augmentation).
- La différence, le cas échéant, entre le montant total des réclamations d’intérêts en vertu de la politique du financement temporaire par voie d’emprunts et le montant apparaissant au budget net de l’établissement.
- Les montants provenant d’un autre établissement.
- Budget sans incidence sur trésorerie - Produits sanguins
En avril de chaque exercice, un budget initial est accordé pour
l’approvisionnement en produits sanguins. Ces revenus sont
sans incidence sur la trésorerie de l’établissement puisque
le MSSS effectue le paiement directement à Héma - Québec, en
lieu et place des établissements.
Pour plus d’information, un établissement peut consulter les
documents suivants :
La note d’orientation de comptabilisation et de compilation NOCC 26 présentée à la section D de ce chapitre qui explique de façon détaillée les modalités de budgétisation, de comptabilisation et de présentation dans le RFA AS-471 relatives à l’approvisionnement en produits sanguins.
- La circulaire codifiée 01.02.40.11 qui décrit les activités des établissements serveurs des grappes relativement à l’allocation budgétaire pour l’approvisionnement en produits sanguins.
- Budget sans incidence sur trésorerie-Rénovations fonctionnelles mineures
Ces revenus sont réservés uniquement aux établissements privés conventionnés.
Ils représentent les paiements effectués par le MSSS en leur
nom pour le remboursement du capital et des intérêts pour des
emprunts contractés auprès d’une institution financière pour un
projet d’immobilisations ou pour des coûts non capitalisables.
1.1.2 Revenus provenant des usagers
1.1.2.1 Suppléments de chambre à un lit (chambre privée) ou à deux lits (chambre semi-privée).
Ce sont les revenus provenant des usagers, recevant des soins de courte durée, pour l'occupation d'une chambre à un lit ou à deux lits, selon les tarifs en vigueur exigibles en vertu de l'article 10 du Règlement d'application de la Loi sur l'assurance-hospitalisation (RLRQ, chapitre A-28, r.1) (RALAH).
1.1.2.2 Contribution des usagers
- Autres responsabilités
Il s'agit des revenus provenant d'usagers ou d'organismes, pour des soins ou des services qui ne sont pas de la responsabilité du MSSS, en vertu de la Loi sur l'assurance-hospitalisation (RLRQ, chapitre A-28) (LAH) ou de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2) (LSSSS).
Les contributions des usagers identifiées « autres responsabilités » doivent être réparties entre les catégories « usagers admis », « usagers inscrits » et « usagers enregistrés ». Ces termes sont définis à la section B du chapitre 3. En aucun temps, elles ne doivent être inscrites dans la section « déductions » d'un c/a.
Ces contributions sont classées selon la responsabilité de
paiement ou la nature des services :
- Gouvernement du Canada, notamment :
- Service correctionnel du Canada relevant du ministère de la Sécurité publique du Canada;
- Services aux Autochtones Canada;
- Fonds de santé et sécurité au travail (FSST);
- Fonds d’assurance automobile du Québec (FAAQ) (voir également le point 2.1.1 de la section A);
- Ministère de la Sécurité publique;
- Non-résidents du Québec;
- Non-résidents du Canada :
. Surcharges (200 %) pour les non-résidents du Canada
- Services non assurés.
- Usagers hébergés
Ces revenus sont constitués du montant des prix de journée
payables par les usagers hébergés, selon les tarifs établis en
fonction du logement fourni. Le montant de ces contributions est
réparti en fonction du type de ressources fournies par
l’établissement :
- Adultes hébergés en centres hospitaliers (CH);
- Adultes hébergés en centres d’hébergement et de soins de
longue durée (CHSLD) et CR;
- Adultes hébergés en ressources de type familial (RTF);
- Adultes hébergés en RI;
- Hébergement temporaire en CHSLD;
- Contributions parentales.
1.1.3 Revenus d'autres sources
1.1.3.1 Ventes de services
Ces revenus proviennent de la vente de services effectués à partir d'un centre d'activités. Ces services incluent dans leur prix des coûts de nature variée. Ces ventes de services sont notamment le produit d'examens, de traitements, d'interventions, etc., qui sont la raison d'être du centre d'activités. On peut ordinairement attribuer une unité de mesure à une vente de services.
À noter que le revenu provenant de la prestation de services à un usager ne peut en aucun cas être considéré comme une vente de services. Il s'agit d'une autre responsabilité de paiement (voir 1.1.2.2). Par conséquent, la répartition des unités de mesure entre les statuts d’usagers (admis, inscrits, etc.) au rapport statistique annuel AS-478 doit s’établir au même titre que celle de la clientèle régulière de l’établissement.
1.1.3.2 Locataires hébergés en CHSLD
Ces revenus proviennent de l'hébergement de personnes qui n'appartiennent pas aux catégories d'usagers qui, en raison de leur état physique, mental ou social, ont accès de droit aux services d'hébergement qu'un établissement est appelé à fournir.
1.1.3.3 Location d’espace (emplacement)
Ces revenus proviennent de la location d'espace, autre que la location de chambres, d’appartements ou de terrains à des fins autres que celles d’exploitation d’une activité accessoire de type commercial. Le locataire est un autre établissement, la RRSSS ou un organisme privé, à but lucratif ou non, un professionnel participant qui réalise des activités non couvertes par le régime d’assurance maladie du Québec, un professionnel non participant, un professionnel désengagé ou toute autre personne exerçant de façon individuelle ou au sein d’une entreprise ou d’une personne morale.
Des directives concernant la détermination des revenus de locations
sont incluses aux circulaires codifiées 03.01.42.03 et 03.01.42.41.
1.1.3.4 Recouvrements des centres d’activités
Ces revenus proviennent du recouvrement, en tout ou en partie, d'une charge incluse dans le coût direct brut assumé par un c/a. Ces revenus doivent être facilement identifiables à un ou plusieurs éléments de coûts du c/a.
Les recouvrements ne doivent comprendre aucun revenu provenant d'un usager pour des services ou des soins qu'un établissement est appelé à rendre, aucun revenu de ventes de services, ni aucun paiement provenant de la RRSSS.
Sans être exhaustive, la liste suivante donne des exemples de
recouvrements découlant des c/a :
- Appels interurbains;
- Copies de dossiers médicaux;
- Dépenses personnelles;
- Matériel d'ateliers thérapeutiques;
- Matériel d'ergothérapie;
- Photocopies;
- Sels d'argent et films;
- Subvention gouvernementale à l'embauche;
- Autres recouvrements
1.1.3.5 Revenus de placements
Les revenus de placements qui comprennent, entre autres, les revenus d'intérêt.
1.1.3.6 Donations
Les sommes reçues par don, legs ou autre forme de contribution sans
condition rattachée et celles reçues sous condition expresse de doter
l’établissement d’un capital, qui doit être préservé pour une période
indéterminée sont présentes dans les revenus de l’exercice. Les dons
reçus à des fins de dotation (avec durée déterminée) et spécifiques ne
sont pas inscrits à titre de revenus lors de leur réception, mais plutôt à
titre de revenus reportés jusqu’à leur utilisation.
1.1.3.7 Autres revenus
Les autres revenus proviennent de ventes diverses, de récupération ou de toute autre source dont les coûts, s'il y a lieu, ne peuvent être rattachés à un centre d'activités en particulier. Cette catégorie ne doit pas comprendre de revenus perçus pour des services ou des soins fournis à un usager en vertu de la LSSSS.
Les principaux autres revenus sont classifiés comme suit :
- Revenus de location (autre que location d'espace) : équipements, instruments, béquilles, téléavertisseurs, etc.;
- Revenus de stages d'enseignement, versés par des institutions d'enseignement pour supporter le coût des stages des étudiants des collèges d'enseignement général et professionnel, des commissions scolaires et des universités, à l'exception de ceux des résidents en médecine. Sont inclus à cet élément les remboursements par l'institution d'une partie de la rémunération des moniteurs de l'établissement;
Pour plus d’information sur les stages d’enseignement, un établissement peut consulter la circulaire codifiée 02.01.13.02.
- Ventes de rebuts et autres;
- Commissions sur les cabines téléphoniques, les téléphones publics, les appels interurbains, les ventes d'obligations d'épargne, les affiches publicitaires, les droits d'opération de commerces ou de services et les droits d'exposition, etc.;
- Revenus des activités du culte;
- Revenus de pension : aumôniers, communautés, etc.;
- Intérêts sur les comptes en souffrance;
- Surplus et déficits de caisse;
- Change sur monnaie étrangère;
- Chèques annulés des exercices antérieurs;
- Dépenses personnelles usagers de moins de 18 ans - recouvrement;
- Contributions au titre des coûts indirects de la recherche; Ce type de revenu fait l’objet de la circulaire codifiée 03.01.41.18. Il est également traité dans l’annexe 1H du chapitre 1 du MGF.
- Ventes de services post hospitaliers offerts en milieu institutionnel
appelé « vente de places »;
- Autres ventes de services d’hébergement et de soins offerts en milieu
institutionnel appelé « vente de places »;
- Tout autre revenu divers.
1.1.4 Réductions de revenus
Des réductions de revenus sont prévues dans certaines circonstances où l'établissement ne peut récupérer entièrement certains revenus inscrits à ses livres. Ces réductions doivent être réparties selon la catégorie des revenus auxquels elles s'appliquent. Les réductions autorisées sont les suivantes :
1.1.4.1 Déduction1
La déduction correspond aux sommes qui n'ont pu être facturées pour une chambre privée ou semi-privée pour les raisons suivantes :
- Lorsque l'état d'une personne ayant demandé son admission dans une salle est tel qu'elle doit être immédiatement hébergée et qu'il n'y a pas de place dans une salle;
- Lorsque l'état d'une personne hébergée en salle est tel que de l'avis de son médecin traitant, il est nécessaire, pour sa santé, sa sécurité ou celle d'autrui, de la loger dans une chambre privée ou semi-privée.
1.1.4.2 Exemption
L'exemption est la différence entre le prix mensuel exigé d'un usager hébergé et son revenu de contribution après impôt.
1.1.4.3 Exonération
L'exonération équivaut à la différence entre le montant pour lequel l'adulte serait exempté s'il n'avait à payer qu'une partie de son revenu de contribution en mensualité, et le montant pour lequel il jouit effectivement d'une exemption.
1.2 Charges
Les charges constituent des données financières de grande importance tant pour l'établissement, la RRSSS que pour le MSSS. Elles servent à mesurer principalement les coûts directs des c/a. Il est donc essentiel de les distribuer selon les prescriptions stipulées au chapitre 4.
1.2.1 Généralité
Toutes les charges brutes courantes, avant déduction de tout revenu ou de
transfert aux activités accessoires (voir le point 1.2.3 de cette section), sont
comptabilisées au cours de l’année financière où elles sont encourues aux
activités principales aux conditions suivantes :
- Elles sont réalisées pour la prestation des services que l'établissement est appelé à fournir;
- Elles sont reliées aux ventes de services;
- Elles sont faites à titre d'aide matérielle ou financière conformément à l'article 478 de la LSSSS.
1.2.2 Nature
Les charges sont classées en deux catégories : les charges affectées à un c/a
et les charges non réparties.
1.2.2.1 Charges affectées à un c/a
Les charges affectées à un c/a sont qualifiées de « charges directes » parce qu'elles sont facilement identifiables en regard des activités de ce centre.
Ces charges directes sont les suivantes :
- Salaires;
- Avantages sociaux généraux;
- Avantages sociaux particuliers;
- Charges sociales associées à l’exercice courant;
- Autres charges directes.
Les caractéristiques de ces charges sont décrites à la section C de
ce chapitre sous le titre « Données sur les centres d’activités ».
1.2.2.2 Charges non réparties
Les charges non réparties sont difficilement attribuables à un c/a, quoiqu’étant effectuées dans le cadre du fonctionnement des activités principales de l'établissement. Au rapport financier annuel, elles sont identifiées de manière spécifique et font quand même partie des charges totales du fonds d'exploitation.
Les principales charges non réparties sont les suivantes :
- Dépenses de transfert pour :
- Les organismes communautaires;
- Les services préhospitaliers d’urgence;
- Les groupes de médecine de famille (GMF);
- Le programme de services de santé assurés et non assurés (SSANA);
- Intérêts sur les emprunts autorisés par le MSSS ou la RRSSS et reliés aux dépenses courantes de fonctionnement des activités principales (circulaire 03.01.52.02);
- Achat de services post-hospitaliers en CHSLD, appelés achats de places);
- Achats de services d’hébergement et de soins en CHSLD, appelés achats de places;
- Créances douteuses :
Les créances douteuses sont constituées du montant requis pour ajuster la provision pour créances douteuses en fin d'exercice, afin de tenir compte des pertes anticipées sur les comptes débiteurs. Cet ajustement succède aux écritures relatives aux montants des comptes radiés et aux récupérations sur les comptes radiés au cours des exercices antérieurs. De plus, les créances douteuses doivent être catégorisées en tenant compte des pertes de recouvrement reliées aux revenus provenant des catégories « usagers admis », « usagers inscrits » et « usagers enregistrés », selon le cas; - Variation annuelle pour assurance salaire;
- Rétroactivités salariales associées à un ou des exercices antérieurs, ainsi que les charges sociales qui y sont rattachées.
- Ce traitement permet de ne pas affecter les coûts unitaires d’un exercice antérieur.
- Coût du matériel des produits pharmaceutiques fournis aux cabinets pour la dispensation de services assurés à un usager (frais accessoires) ainsi que le coût de leur transfert vers le bureau du cabinet.
1.2.3 Transferts de frais généraux
Le transfert de frais comprend la portion des coûts des activités principales,
représentant les frais généraux qui doivent être imputés aux activités
accessoires. Les montants de tout transfert sont déductibles du total des coûts
directs bruts des centres des activités principales. De plus, il ne peut être
question de transferts entre les centres des activités principales.
1.2.4 Cas particulier
Les déboursés effectués par certains établissements pour accommoder d'autres établissements ou divers organismes, en fournitures et en médicaments, doivent faire l'objet de traitement comptable aux comptes d'actifs seulement. Si lors de ces transactions, des frais d'administration, de stockage ou de manutention sont récupérés, l'établissement comptabilise ces montants au compte « Revenus d'autres sources - autres revenus - commissions ».
1.3 Résultats annuels des opérations
Les résultats annuels des opérations des activités principales sont présentés aux
surplus (déficits) cumulés de l’état des surplus (déficits) cumulés du fonds
d’exploitation.