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Manuel de gestion financière

Statut
En vigueur
Document révisé le Date de mise en vigueur
2019-04-01 1985-04-01
Chapitre 03 - Données financières et quantitatives, NOCC et programmes
Section C - Données sur les centres d'activités

Données sur les centres d'activités

Pour la comptabilisation des éléments présentés dans cette section, l’établissement doit également tenir compte des principes directeurs énoncés au chapitre 1. 

Rémunération

Comme mentionné au principe directeur 2.8 du chapitre 1 du Manuel de gestion financière (MGF), les montants gagnés par les employés sont constatés dans les résultats de l’année financière au cours de laquelle ils sont encourus, sans considération du moment où les opérations sont réglées par un décaissement. 

Par conséquent, les salaires, les avantages sociaux généraux et particuliers, le temps supplémentaire à compenser et à payer, les primes et les bonis doivent être comptabilisés dans l’année financière au cours de laquelle ils ont été encourus. Lorsque la paie chevauche deux années financières, on doit attribuer à chaque année financière les coûts qui lui sont rattachés.

Prendre note que les rétroactivités salariales associées à un ou des exercices antérieurs, incluant les charges sociales qui y sont rattachées, sont présentées dans les charges non réparties, comme stipulé au point 1.2.2.2 de la section A Données financières, du chapitre 3 du MGF.

1. Données sur les centres d'activités - 1er avril au 31 mars

Les données sur les centres d’activités (c/a) figurent aux pages 650-00 et 660-00 du rapport financier annuel (RFA) AS‑471 selon les directives suivantes ainsi que des notes figurant dans la fiche descriptive des c/a du chapitre 4 du MGF. Prendre note que les pages 650‑00 et 660‑000 sont reproduites à la fin de ce document. 


1.1. Salaires 

Ligne 01 - Personnel cadre

Inscrire le montant des salaires et des correctifs à la rémunération de certaines fonctions de cadre et de hors-cadre et les heures travaillées telles qu'elles sont prévues aux conditions de travail du personnel cadre et hors-cadre, permanent et par intérim. Le montant de tout forfaitaire au personnel cadre et hors-cadre s'inscrit à cet élément.

Ligne - Personnel - temps régulier

Inscrire le montant des salaires, incluant la rémunération additionnelle pour formation postscolaire, les primes d'ancienneté et les heures travaillées en temps régulier des salariés à temps complet et à temps partiel. Dans le cas d'accidents de travail, inclure les heures d'absence de la journée de l'accident et le salaire correspondant dont le paiement incombe à l'employeur. La majoration de 50 % du salaire régulier pour les salariés qui travaillent effectivement le jour de Noël ou le jour de l’An est présentée à cette rubrique. 

Ligne 03 - Temps supplémentaire

Inscrire le montant des salaires et les heures travaillées en temps supplémentaire et rémunérées au taux simple, au taux et demi, au taux double, et cela pour tout personnel de l'établissement. Les salaires et les heures pour rappel au travail doivent y être inclus.

Ligne 04 - Primes

Inscrire le montant des primes gagnées par tout personnel de l'établissement, à l'exception de la prime d'ancienneté qui doit être incluse aux salaires du « Personnel - temps régulier ». Inclure à cet élément :

  • Le montant supplémentaire pour les heures rémunérées en sus du taux régulier, effectuées à l'intérieur d'une période de seize heures lors d'un changement de quart de travail; 
  • Les indemnités de disponibilité de certains cadres intermédiaires;
  • L’indice de compensation pour la semaine de quatre jours;
  • L’allocation d’attraction et de rétention des hors-cadre.


Les récupérations pour les absences non prévues expressément aux conventions collectives (autres que celles relatives aux jours fériés, annuels, de maternité, de paternité, d'adoption et aux absences pour invalidité ou pour lésion professionnelle) relatives au pourcentage de compensation pour un poste à temps complet sur un quart stable de nuit, s'inscrivent à ce titre. 

Ligne 05 – Main-d’œuvre indépendante 

L’établissement fait appel, au besoin, à des travailleurs qui, sans faire partie de son personnel, s’engagent à fournir une certaine prestation pour assurer un remplacement ou parer à un surcroît de travail. Ces travailleurs sont désignés sous l’appellation main-d’œuvre indépendante (MOI). Les prêts de service ne doivent pas être considérés comme de la main-d’œuvre indépendante.

Inscrire à cette ligne le coût de la prestation fournie par la tierce partie en y ajoutant tous les frais afférents au travailleur, et les heures travaillées par cette MOI. Les frais afférents, en plus du salaire du travailleur, correspondant au total des coûts encourus pour la dispensation des services, ce qui peut inclure, le cas échéant, des frais lors d’un déplacement pour aller travailler dans la région de l’établissement ayant recours aux services. Toutefois, s’il s’agit d’un frais remboursable aux membres du personnel de l’établissement dans l’exercice de leurs fonctions, ces coûts doivent être imputés au même endroit que pour ce personnel.

Dans le cas où la facture du prestataire de services est répartie en plusieurs éléments, cela ne justifie pas l’imputation de ces éléments dans des rubriques autres que celle de la MOI.


1.2. Avantages sociaux

Ligne 08 - Avantages sociaux généraux

Inscrire le montant des salaires à titre d'avantages sociaux accordés de façon universelle au personnel cadre, hors-cadre et au personnel à temps régulier et les heures correspondantes. 

  • Le nombre d’heures utilisées à ce titre et non payées au 31 mars doit apparaître comme couru en fin d’exercice;
  • Les heures sont déterminées selon le taux horaire de l'employé dans le cas des temps partiels pour lesquels les montants sont calculés par pourcentage,  

À noter qu'aux pages de renseignements complémentaires du RFA AS-471, les avantages sociaux généraux, pour l'ensemble des c/a, sont exigés séparément pour le personnel cadre et hors-cadre ainsi que pour le personnel à temps régulier, selon les éléments suivants : 

  • Congés annuels
    • Montants et heures des vacances gagnés par tout le personnel au cours de l'exercice financier. 
    • Inclure les montants versés aux employés à leur départ de l'établissement, pour les jours accumulés en cours d'exercice. 
  • Jours fériés
    • Montants et heures des jours fériés gagnés au cours de l'exercice financier. 
    • Inclure les montants des congés des personnes absentes, mais qui y ont droit selon leurs conditions de travail. Le pourcentage du salaire inclus à ce titre, à chaque paye des employés à temps partiel, doit être affecté à cet élément.
  • Congés mobiles
    • Montants et heures des congés mobiles gagnés au cours de l'exercice financier, y compris la compensation monétaire versée à ce titre à chaque paye aux personnes salariées à temps partiel.  


Les montants présentés à cette rubrique concernent les salariés suivants :

  • Ceux qui travaillent dans un établissement psychiatrique ou dans un établissement possédant un département ou une aile psychiatrique structurée;
  • Ceux qui sont affectées à la surveillance ou à la réadaptation des jeunes placés en milieu de garde fermée en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour adolescents (L.C. 2002, ch. 1) ou dans les unités où s’applique un programme d’encadrement intensif, ainsi que les intervenantes psychosociales dont la tâche comporte une composante importante et régulière d’évaluation des signalements reçus en vertu de la Loi sur la protection de la jeunesse (RLRQ, chapitre P‑34.1).

  • Congés de maladie - délai de carence

    Montants et heures des congés de maladie payés pour combler les jours non indemnisés par les prestations d'assurance salaire. 
    • Ces jours sont pris par jour entier ou partie de jour ouvrable ou par période maximale de 5 jours consécutifs à même l'accumulation annuelle de 9,6 jours pour le personnel à temps régulier et par période maximale de 5 jours pour le personnel cadre. Exclure le déboursé pour les jours de maladie pris par anticipation au 31 mars de l'exercice financier.  

  • Congés de maladie - paiement du solde annuel
    • Montants et heures des jours accumulés.
    • Inclure les montants versés à ce titre lorsque l'employé quitte l'établissement.

  • Congés de maladie (%) - temps partiel
    • Montants et heures correspondant au pourcentage gagné à chaque paye des employés à temps partiel. 

  • Congés supplémentaires - quart stable de nuit
    • Montants et heures des congés gagnés, au cours de l'exercice, par les titulaires de postes à temps complet sur un quart stable de nuit. Les montants et les heures de jours fériés préétablis par les conventions collectives sont imputés à la rubrique « jours fériés ». 

Les ajustements aux montants versés en décembre s'inscrivent à ce titre, selon les modalités énoncées aux conventions collectives. Les récupérations pour les absences non prévues expressément aux conventions collectives sont imputées à la rubrique « prime ».  

Ligne 09 - Avantages sociaux particuliers

Inscrire le montant des salaires gagnés, à titre d'avantages sociaux, au personnel cadre et au personnel à temps régulier, les heures correspondantes. Cependant, il y a lieu de tenir compte des particularités suivantes : 

  • Le nombre d'heures à inscrire doit correspondre au nombre d'heures d'absence réelles lorsqu'un montant engagé à ce titre représente le salaire complet d'un employé ou un pourcentage de ce salaire 
  • La réduction des heures de cette banque et aux montants établis selon le taux horaire de l'employé concerné représentant l'utilisation de la banque de congés de maladie; 
  • Les montants correspondants au nombre d'heures utilisées à ce titre et non payées en fin d'exercice financier doivent apparaître comme courus au 31 mars; 
  • Les heures sont déterminées selon le taux horaire de l'employé, dans le cas du personnel à temps partiel; 
  • Les autres avantages sociaux s'y rattachant (congés annuels, jours fériés, droits parentaux, etc.,) sont inscrits aux articles appropriés pour le personnel bénéficiant d'un avantage social particulier décrit ci-dessous. 


À noter qu'aux pages de renseignements complémentaires du RF AS-471, les avantages sociaux particuliers, pour l'ensemble des centres d'activités, sont exigés séparément pour le personnel cadre et pour le personnel à temps régulier, selon les éléments suivants :

  • Congés sociaux

    Montants et heures des absences de tout personnel dans les cas de décès d'un parent, de mariage ou d'affaires judiciaires (juré, témoin). 

  • Droits parentaux

    Montants et heures des absences de tout personnel pour congés de maternité, congés de paternité et congés d'adoption. Sont inclus également à cette rubrique, les congés spéciaux prévus (maximum quatre jours) aux conventions collectives pour les visites reliées à la grossesse et effectuées chez un professionnel de la santé.

  • Prestations d'assurance salaire après délai de carence (auto-assurance)  

    Montants et heures des absences de tout personnel pour cause de maladie :
    • à compter de la 6e journée ouvrable d'absence continue pour le personnel cadre; 
    • à compter de la 6e journée ouvrable d'absence continue pour le personnel à « temps complet »; 
    • à compter de la 8e journée de calendrier d'absence du travail pour le personnel à temps partiel admissible aux prestations d'assurance salaire.

  • Différentiel Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST)

    Montant représentant la différence entre 90 % du salaire net et le remboursement de la CNESST dans le cas d'un employé dont le salaire brut excède le maximum assurable en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (RLRQ, chapitre A-3.001).  

  • Développement des ressources humaines

    Montant représentant le salaire du personnel lors de sa participation à des activités de développement des ressources humaines. Les heures correspondantes à ce salaire sont aussi comptées. Ces activités s'actualisent dans le cadre de la mise à jour, d'orientation du personnel ou de perfectionnement.

    Ces activités sont réalisées à l'intérieur ou à l'extérieur de l'établissement, à partir des propres ressources financières de l'établissement ou d'autres sommes octroyées selon des procédures et règles définies.

  • Personnel en disponibilité

    Montants et heures non travaillées payables au personnel à temps régulier bénéficiant de la sécurité d'emploi et mis en disponibilité à la suite d’une mise à pied autorisée par l’agence.

  • Maintien du contrat de travail

    Montants et heures représentant le salaire qu’un hors-cadre reçoit lorsqu'il opte pour le maintien de son contrat de travail pour sa période résiduelle conformément au Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux hors-cadre des agences et des établissements de santé et de services sociaux.

  • Conseiller-cadre à la direction générale

    Montants et heures représentant le salaire qu’un cadre ou un hors-cadre reçoit lorsqu'il opte pour un poste de conseiller-cadre à la direction générale pour un an chez son employeur conformément au Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux hors-cadre des agences et des établissements de santé et de services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2, r. 5.2). 

  • Replacement

    Montants et heures représentant le salaire, les indemnités ou les écarts salariaux du personnel cadre ou hors-cadre lorsqu'il opte pour une situation de replacement. Également, sont inscrits à cette rubrique, les écarts salariaux pour maintenir le salaire à son niveau antérieur et les autres montants que le personnel régulier reçoit lorsqu'il est replacé. Ces montants doivent être accordés selon les dispositions des règlements en vigueur pour les hors-cadre, cadres et selon les conventions collectives pour le personnel régulier. 

  • Congés de préretraite et indemnité de retraite

    Montants représentant les sommes versées à titre de congés de préretraite et d'indemnité de retraite que le personnel cadre, hors-cadre ou le personnel à temps régulier reçoit lorsqu'il choisit ces options. Ces montants doivent être accordés selon les dispositions des règlements en vigueur pour les hors-cadre, les cadres et selon les conventions collectives ou les circulaires en vigueur pour le personnel régulier. 

  • Indemnités de fin d'emploi 

    Montants accordés à titre d'indemnité de fin d'emploi au hors-cadre, au cadre ainsi qu'au personnel régulier (payes de séparation). La base de calcul de cette indemnité est le salaire de la personne à la date de l'abolition de son poste. À cette même date, il y a rupture du lien d'emploi entre la personne et l'employeur. Ces montants doivent être accordés selon les dispositions des règlements en vigueur pour les hors-cadre et les cadres et selon les conventions collectives pour le personnel régulier.

    Les montants accordés au regard d'un programme spécifique de départ doivent s'inscrire sous la présente rubrique. 

  • Libération patronale et syndicale

    Montants et heures des absences :
    • Personnel cadre libéré pour participer aux négociations provinciales;
    • Personnel à temps régulier libéré pour participer à des activités syndicales, incluant les comités de santé et sécurité au travail.

    Les libérations syndicales remboursées par les syndicats doivent être présentées en diminution des charges initialement inscrites dans les avantages sociaux. 

  • Banque de congés de maladie

    Montants représentant la variation annuelle des charges relatives aux banques de congés de maladie. La banque de maladie correspond aux crédits accumulés au 31 décembre 1973 pour le personnel hors-cadre et cadre et au 1er avril 1980 pour le personnel à temps régulier. Ces crédits sont utilisés aux fins :  
    • De préretraite;
    • De rachat d'années de service non cotisées au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics; 
    • De suppléer au délai de carence ou à la différence entre le salaire net du salarié en période d'invalidité et la prestation d'assurance salaire; 
    • Au moment du départ de l'employé de l'établissement.  

  • Indemnités de départ

    Montants des indemnités de départ accordées aux hors-cadre et cadres selon les dispositions des règlements en vigueur relativement au congédiement, non réengagement et résiliation d'engagement. 

  • Assignation temporaire

    Montants et heures représentant le salaire gagné que le personnel reçoit lorsqu'il est en assignation temporaire d'un travail et qu'il est affecté à un service en excédent de la structure de ce service. Ces heures et ces montants doivent être imputés aux centres d'activités où ce personnel produit sa prestation de travail. L'assignation temporaire d'un travail visée ici comprend, notamment, celle prévue à la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (RLRQ, chapitre A-3.001, article 179).  

    Au RFA AS-471, les heures et les montants devront être inclus à la ligne « Ajustement » de la page 650 afin d’y présenter la dépense pour cette situation résultant d’une affectation temporaire pour une période maximale d’un an.

    Cependant, lorsque le personnel en assignation temporaire d'un travail effectue un remplacement qui serait autrement réalisé, il convient de présenter son salaire et ses heures travaillées correspondantes à la rubrique des heures et des salaires réguliers du service où le remplacement est réalisé.


1.3. Charges sociales (part de l'employeur) 

Ligne 11 - Charges sociales 

Inscrire, à la colonne 4, les charges financières résultant de la contribution de l'employeur exigée par les lois sociales en vigueur et les obligations conventionnelles.

Comme stipulé au point 1.2.2.2 de la section A Données financières du chapitre 3 du MGF, les rétroactivités salariales associées à un ou des exercices antérieurs, incluant les charges sociales qui y sont rattachées, doivent être présentées dans les charges non réparties.

À noter qu'aux pages de renseignements complémentaires du RFA AS-471, les charges sociales pour l'ensemble des c/a sont exigées séparément pour le personnel cadre et hors-cadre et pour le personnel à temps régulier selon les contributions suivantes :

  • Régime des rentes du Québec);
  • Régime de pension (plan particulier);
  • Assurance emploi du Canada;
  • Régime d'assurance maladie – personnel régulier;
  • Régime d'assurance cadres; 
  • Régime québécois d’assurance parentale;
  • Autres régimes particuliers d’assurance;
  • Assurance salaire;
  • CNESST;  
    • Voir note d'orientation de comptabilisation et de compilation NOCC-04 Comptabilisation des cotisations de la CNESST, de la section D du chapitre 3 du MGF. 
  • Fonds des services santé. 


1.4. Autres charges directes  

Ligne 13 - Services achetés

Montant des services achetés d'autres établissements ou d'entreprises avec ou sans contrat comprenant à la fois de la main-d'œuvre et d'autres charges et fournitures. La méthode pour établir la facture peut se faire sur la base d'un prix unitaire incluant la maind'œuvre et les fournitures, sur la base du coût de la main-d'œuvre et des fournitures plus les frais de gérance et le pourcentage de profit, ou sur la base d'un prix forfaitaire. 

Il est entendu qu’un établissement achète des services pour les activités propres à un c/a, ceux-ci n’étant pas dispensés par le personnel du c/a.


Ligne 14 - Fournitures et autres charges  

Montant des fournitures et des charges directes dont la majorité des éléments sont listés dans la description de chaque c/a.


Ligne 15 - Allocations directes

Allocation financière accordée par un établissement à des personnes ou des familles admissibles, à la suite d’une évaluation de leurs besoins et de leur situation, leur permettant de s’acheter les services dont elles ont besoin en engageant l’employé de leur choix et en gérant elles-mêmes ou avec l’aide de leur réseau de soutien.

Les allocations directes constituent une alternative pour la prestation des services à domicile et s'inscrivent parmi d'autres modalités de prestation de services existants.


1.5. Déductions  

Ligne 18 - Ventes de services

Montant des ventes de services dont la description est à la section « revenus » de la section A du chapitre 3.


Ligne 19 - Recouvrements

Montant des recouvrements dont la description est à la section « revenus » de la section A du chapitre 3. 


Ligne 20 - Transferts de frais généraux

Part des frais généraux proportionnelle à l'importance des espaces utilisés, aux effectifs employés et aux services de soutien fournis aux différents centres d'activités accessoires. Il ne peut y avoir de transfert entre les centres d'activités des activités principales.


1.6. Ajustements

Ligne 23 - Heures et montant augmentant d'une façon importante le coût d'un c/a, soit parce qu'il n'est pas récurrent, soit parce qu'il est assumé par un seul établissement ou un petit groupe d'établissements. Les heures et les montants ainsi identifiés sont exclus des coûts afin d’éviter leur impact dans le calcul du coût unitaire.

De plus, les données à inscrire à cette ligne doivent être incluses aux différents éléments du coût direct brut et sont limitées aux dépenses suivantes :

  • Heures et montant du personnel en affectation temporaire en excédent de l’effectif prévu aux activités depuis moins d’un an;
  • Primes et frais de disparités régionales (selon les termes et conditions prévus aux conventions collectives en vigueur);
  • Approvisionnement d’organes;
  • Heures et salaires de services fournis sans compensation, à d’autres établissements, dans le cadre des services partagés. 

  • Centre d’activités 6350 – Inhalothérapie
    • La part du montant de l’oxygène et de gaz médicaux (ne comprend pas les anesthésiques généraux – 28 : 04) correspondant à l’oxygène et à l’air comprimé stockés en réservoirs ou en bouteilles de même que les gaz spéciaux dont le service d’inhalothérapie n’est qu’un intermédiaire des services utilisateurs afin d’éviter que cette somme interfère avec le coût unitaire. 

  • Centre d'activités 6600 - Laboratoires* 
    • Heures et montants reliés aux titulaires d'un doctorat non médecin ou d'une spécialité dans les laboratoires de biologie médicale. 
    • Montant relié à la fourniture sans frais, à d’autres établissements ou à des cliniques privées, du matériel nécessaire aux prélèvements (incluant celui relatif à la cytologie).  

  • Centre d’activités 6800 – Pharmacie
    • Montants des primes de recrutement et de maintien en emploi ainsi que des forfaits d’installations aux pharmaciens en établissements des régions éloignées ou des régions isolées (circulaire codifiée 02.01.34.04). 



1.7. Unités de mesure

Les achats de services étant compris dans les coûts, le nombre d’unités pour des services achetés est compris dans les unités de mesure servant au calcul du coût unitaire.  

Lignes 25 à 27 - Unité de mesure A

Donnée quantitative non financière décrite à chaque c/a du chapitre 4 ventilée entre l’établissement, les ventes de services et les transferts de frais généraux.

L’unité de mesure A sert au calcul du coût unitaire brut. Le coût unitaire brut est calculé sur les coûts bruts après déduction des ajustements. 

Ligne 26 – Ventes de services : Les unités de mesure compilées à titre de ventes de services ne comprennent pas celles fournies sans facturation ni celles qui sont relatives à une autre responsabilité de paiement (voir chapitre 3, section A). Pour des fins de compilation, ces unités de mesure sont regroupées avec celles de « l’établissement » (ligne 25) qui nécessitent une répartition du statut d’usager au rapport statistique annuel AS-478.

Depuis avril 2000, les coûts du personnel moniteur affecté aux activités de formation des stagiaires en laboratoires sont imputés au s-c/a 7202 – Coordination et soutien.


Ligne 30 – Unité de mesure B

Donnée quantitative non financière décrite à chaque c/a du chapitre 4.

L’unité de mesure B sert au calcul du coût unitaire net. Les coûts directs nets ne comprennent pas les ventes de services, les recouvrements, les transferts de frais généraux et les ajustements. Par conséquent, l’unité B n’est pas attribuable aux services vendus, recouvrés ou transférés. 


1.8. Données sur les centres d'activités principales - Exemplaire de la page 650

 

2. Activités accessoires

2.1. Données sur les centres d'activités - Exemplaire de la page 660

 




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