La présente note d’orientation précise les modalités de budgétisation, de comptabilisation et de présentation à l’égard de l’approvisionnement en produits sanguins. 

En avril de chaque année, un budget initial est accordé pour l’approvisionnement en produits sanguins. Ces montants apparaissent au formulaire budgétaire des établissements dans une section sans impact sur la trésorerie. Les versements périodiques ne sont donc pas affectés. 

Durant l’année financière, les établissements commandent les produits sanguins et comptabilisent les achats, revenus et dépenses. Le paiement des produits sanguins s’effectue par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) en lieu et place des établissements. La saisie informatique, dans le logiciel TraceLine (banque de sang), de tous les mouvements de produits permet l’enregistrement de toutes les transactions aux livres comptables. Des rapports d’inventaire et de dépenses périodiques (voir exemple à l’annexe 1) sont fournis annuellement aux établissements par la Direction générale des technologies de l’information du MSSS.

De plus, les établissements doivent surveiller de près la péremption des culots globulaires et prévoir, le cas échéant, l’ajustement (le rectificatif) prévu dans la circulaire codifiée 01.02.40.09. Le calcul relatif à l’ajustement lié à la péremption des culots globulaires se retrouvera dans un fichier intitulé « Péremption installations établissement XYZ » et est fourni par la banque de sang en fin d’année.  

3.1 Allocation budgétaire

3.2 Ajustements découlant des achats de produits sanguins effectués en cours d’exercice financier

Cette écriture doit être adaptée dans le cas où la charge réelle est inférieure au montant alloué par le MSSS en début d’exercice financier.  

Cet ajustement vise à refléter l’écart entre le montant comptabilisé lors de l’allocation budgétaire et les achats réels effectués au cours de l’exercice financier. 

3.3 Ajustement des stocks en fin d’exercice financier 

Cette écriture doit être adaptée dans le cas où le stock de fin d’exercice financier est inférieur au stock du début de l’exercice financier.  

3.4 Ajustement de la subvention de l’exercice financier 

Cette écriture doit être adaptée dans le cas où le stock de fin d’exercice financier est inférieur au stock du début de l’exercice financier. 

Elle vise à ajuster le financement de l’exercice financier en fonction de la charge encourue par l’établissement. En effet, la subvention du MSSS vise à financer l’entièreté des acquisitions de produits sanguins, soit ceux utilisés et ceux toujours en stocks. Toutefois, la portion du financement inutilisé en fin d’exercice financier, qui correspond au montant en stocks de produits sanguins inscrit au bilan, devra être reportée à l’exercice financier ultérieur et sera constatée aux résultats au fur et à mesure de son utilisation.

À noter que pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2017, et les exercices financiers antérieurs, un compte à payer à l’égard du MSSS devait être inscrit à la page 390-00, L.8, C.5. Un ajustement devra donc être effectué au cours de l’exercice financier 2017‑2018 afin de reclasser le solde du début en revenu reporté. Cet ajustement devra être effectué manuellement par chacun des établissements, par le biais de la colonne 2, « Ajustements au solde du début » des pages 290‑02, ligne 1 et 390‑00, ligne 8. Les données comparatives devront également être ajustées afin de refléter la nature exacte du passif constaté.

À la page 290-02, ligne 1, le montant à inscrire à la colonne 3 « Sommes allouées au cours de l’exercice » correspond au financement alloué au budget initial de l’établissement, tel qu’inscrit à la page 362, ligne 3, plus ou moins l’ajustement des revenus et des dépenses présentés à la page 390-00, ligne 8. Le montant présenté à la colonne 4 « Revenus inscrits au cours de l’exercice » de la page 290-02, ligne 1, doit être équivalent au montant total des charges présentées à la page 200‑00, ligne 15, colonne 2.  

3.5 Comptabilisation des notes de crédit émises par Héma-Québec pour l’ajustement des tarifs 

La dépense totale de l’exercice financier devrait donc égaler :

Achat de l’exercice financier plus la variation des stocks moins la note de crédit reçue d’Héma-Québec

3.6 Ajustements dus à la cible de péremption 

Cet ajustement doit être comptabilisé par l’établissement afin de refléter l’écart entre le taux de péremption réel et attendu (cible) dans la situation où le taux réel est supérieur au taux attendu. Cet ajustement viendra, si l’établissement n’a pas atteint la cible, diminuer le financement global en provenance du MSSS. 

3.7 Présentation aux centres d’activités 

Les coûts des activités du système du sang sont répartis dans deux centres d’activités aux fins de la présentation à la page 650. Les coûts de laboratoire se retrouvent dans le sous-centre d’activités 6601 « Banque de sang » alors que ceux reliés à la sécurité transfusionnelle et aux produits sanguins sont classés dans le centre d’activités 6620. 

3.8 Présentation aux fins de la consolidation

Aux fins de la présentation au budget détaillé RR-446, au rapport périodique RR‑444 et aux rapports trimestriels AS‑617, les établissements doivent s’assurer que le montant inscrit en revenus est équivalent au montant des charges, lequel doit être établi pour la période visée par le rapport. 

Rapport d'inventaire et de dépenses (en $)

Établissement : X

Période 1 : 

Inventaire

Inventaire de départ ............................................................................    7 479,90 $

Produits reçus d'Héma-Québec .........................................................  12 966,58 $

Produits crédités par Héma-Québec .................................................     (394,32) $

Produits reçus d' ailleurs (Transfert inter établissement, SCS) ......       394,32 $

Produits expédiés aux autres établissements .................................     (494,43) $

Dépenses ..............................................................................................  15 132,28 $

Inventaire de fin ...................................................................................   4 837,77 $

Ajustement dû à la cible de péremption pour les culots globulaires allogéniques