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Manuel de gestion financière

Statut
En vigueur
Document révisé le Date de mise en vigueur
2020-04-01 2006-04-01
Chapitre 03 - Données financières et quantitatives, NOCC et programmes
Section D - Notes d'orientation de comptabilisation et de compilation

NOCC-30 - Compilation des coûts reliés à une pandémie

Dans le cadre de la lutte contre une pandémie, les modalités de compilation des coûts additionnels doivent se faire en fonction des phases d’actions suivantes :

  • La préparation;
  • L’intervention;
  • Le rétablissement.


La présente note d’orientation précise les modalités de compilation des coûts additionnels reliés dans la phase de préparation et d’intervention. 

Ces phases vont exiger de la part des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (établissement) des dépenses non capitalisables de façon à assurer l’efficience des soins et la sécurité des usagers ainsi qu’à favoriser le respect des budgets qui leur sont alloués. L’identification des coûts additionnels pour réaliser les activités nécessaires afin de se préparer et d’intervenir en période d’une pandémie se veut un outil de gestion et d’analyse. Cette identification ne doit pas avoir pour effet pour un établissement de créer des attentes spécifiques au niveau d’un financement additionnel correspondant.

Les principaux objectifs qui sous-tendent cette compilation sont les suivants :

  • de connaître l’ensemble des coûts additionnels d’opération pour réaliser les activités nécessaires afin de se préparer et d’intervenir lors d’une pandémie. Ces coûts seront compilés à l’intérieur d’un cadre précis, standardisé et connu de tous, et feront l’objet d’une reddition de comptes;
  • d’isoler les coûts additionnels encourus par l’établissement;
  • de favoriser la comparabilité des coûts d’une année à l’autre dans l’ensemble des centres d’activités;
  • d’uniformiser la comptabilisation et la présentation de ces coûts pour l’ensemble des établissements;
  • de permettre une piste d’audit adéquate de ces coûts.


Les établissements doivent présenter les coûts additionnels d’opération non capitalisables dans les centres ou sous-centres d’activités existants (habituels). Ces coûts additionnels doivent découler d’activités spécifiques et exclusivement dédiées à la préparation et à l’intervention reliées à une pandémie. Dans la situation où un coût additionnel ne peut être rattaché à un centre d’activités existant, il est imputé au sous‑centre d’activités « 7995 ‑ Lutte à une pandémie ». Ces coûts additionnels feront l’objet d’une reddition de comptes spécifique.

Pour qu’un coût soit considéré comme additionnel, il faut :

  1. que le lien entre celui-ci et les activités concernant la préparation et l’intervention reliées à une pandémie soit démontrable et vérifiable;
  2. qu’il constitue un coût supplémentaire non capitalisable qui n’aurait pas été encouru n’eut été la préparation et l’intervention reliées à une pandémie;
  3. qu’il s’ajoute aux coûts normalement encourus par l’établissement dans le cadre de ses activités régulières.


Les coûts suivants constituent des exemples de coûts additionnels :

  1. le coût du temps supplémentaire gagné (incluant celui qui pourrait être accumulé dans une banque) et des primes gagnées du personnel permanent et occasionnel qui travaille à temps plein dans l’établissement pour des travaux effectués à l’égard de la préparation et de l’intervention reliées à une pandémie;
  2. le coût du temps régulier additionnel, du temps supplémentaire et les primes gagnées du personnel permanent ou des occasionnels à temps partiel à qui l’établissement a demandé de faire plus d’heures que la normale pour des travaux effectués à l’égard de la préparation et de l’intervention reliées à une pandémie (à titre d’exemple, un permanent ou un occasionnel qui, en temps normal, travaille trois jours par semaine et à qui on a demandé de travailler six jours par semaine);
  3. le coût du temps régulier, du temps supplémentaire et des primes gagnées du personnel à la retraite rappelé, ainsi que du personnel occasionnel embauché pour réaliser des travaux indispensables concernant la préparation et l’intervention reliée à une pandémie ou pour remplacer temporairement le personnel régulier affecté à ces travaux;
  4. le coût des avantages sociaux et des charges sociales rattaché à l’ensemble des coûts ci-dessus énumérés;
  5. le coût des services achetés en sus de ceux des activités régulières et dédiés spécifiquement à la préparation et l’intervention reliées à une pandémie;
  6. le coût du matériel, des fournitures et autres charges en sus de ceux des activités régulières et dédiées spécifiquement à la préparation et à l’intervention reliées à une pandémie tel que le coût associé au déploiement de sites non traditionnels, les frais d’entreposage de produits essentiels entreposés dans une réserve régionale ou autre, les frais de transport, ainsi que les coûts de formation du personnel. 


Par conséquent, le salaire de base des effectifs réguliers de l’établissement, affectés à la préparation et l’intervention reliées à une pandémie, ne peut être considéré comme des coûts additionnels.

Dans la situation où des effectifs sont déplacés d’un centre d’activité ou sous-centre d’activités à un autre, les heures et les coûts correspondants doivent être comptabilisés au centre ou sous-centre receveur.

Dans les centres et sous-centres d’activités qui comportent des coûts additionnels et non additionnels associés à la préparation et à l’intervention reliée à une pandémie, alors que vous ne pouvez pour diverses raisons, attribuer des unités de mesure correspondante, vous devez, au prix d’un effort raisonnable, identifier ces coûts et ajuster le total des imputations effectuées à ces centres ou sous-centres d’activités. Vous devrez utiliser la ligne « ajustement » (ligne 23 des pages 650 du rapport financier annuel (formulaire AS‑471)). On obtiendra ainsi une meilleure présentation des coûts unitaires annuels de l’établissement. 




Politique d'accessibilité
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