Selon le principe général de comptabilisation de la Politique de capitalisation des immobilisations¹, le coût d'une immobilisation est capitalisé lorsque les conditions suivantes sont remplies : 

• Le bien répond à la définition d'une immobilisation énoncée au paragraphe 6 de la Politique de capitalisation des immobilisations;
• Une estimation raisonnable de la valeur de l'immobilisation peut être établie selon une base de mesure appropriée;
• Son coût est supérieur au seuil de capitalisation établi;
• L'établissement exerce un contrôle sur les avantages économiques futurs associés à cet actif.

Cependant, il peut être difficile de déterminer à quel moment il est probable que les coûts encourus dans le cadre d'un projet de développement informatique procurent des avantages économiques futurs contrôlés par l'établissement et qu'ils contribuent à la prestation de services, autrement dit qu'ils sotn capitalisables.

Cette note d'orientation a pour but de fournir un complément d'information aux dispositions de la Politique de capitalisation des immobilisations à l'égard de la comptabilisation d'un projet de développement informatique prévues aux paragraphes 132 à 150.

Prendre note qu'un établissement doit également consulter la note d'orientation de comptabilisation et de compilation (NOCC) 41 lorsque le projet de développement informatique concerne l'infonuagique, également appelé informatique en nuage.  

Elle est établie conformément au document Règles relatives à la planification et à la gestion des ressources informationnelles² adopté par le Secrétariat du Conseil du trésor en vertu des articles 16, 16.2, 16.6 et 18 de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (RLRQ, G‑1.03) (LGGRI) en vertu du C.T. 219062 le 26 mars 2018, et modifié ultérieurement par le C.T. 220521 le 12 mars 2019 et par le C.T. 222914 le 22 septembre 2020.

Entité visés

Cette NOCC s'adresse aux établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux, la Régie régionale de la santé et des servcies sociaux du Nunavik (RRSSS) ainsi qu'au Conseil cri de la santé et des services sociaux de la Baie‑James. En effet, ces entités sont toutes soumises à l'application de la LGGRI, conformément à l'alinéa 5 de son article 2.

Elle ne s'adresse pas aux établissements privés conventionnés puisque ces derniers ne sont pas assujettis au principe directeur 3.1.2 Fonds d'immobilisations du chapitre 01 du MGF. 

Pour la suite de ce document, le terme « établissement est utilisé pour désigner toutes ces entités, à moins d'une indication contraire.

La capitalisation des coûts d'un projet de développement informatique commence lorsque les deux critères suivants sont satisfaits : 

• La réalisation du projet est dûment autorisée par une autorité responsable;
• La solution informatique retenue est déterminée. 
  
  

Le cycle de vie d'un projet de développement informatique comporte généralement les trois étapes suivantes : 

• L'étape d'avant‑projet qui sert à déterminer l'opportunité de réaliser l'initiative et d'y répondre par un projet;
• L'étape de réalisation qui sert à mettre en oeuvre la solution informatique retenue. Elle se décline en deux phases : 
  • La phase de planification au cours de laquelle la solution informatique retenue est définie jusqu'à un niveau de détails suffisant pour démontrer la faisabilité et la rentabilité du projet;
  • La phase d'exécution qui vise à accomplir le travail déterminé durant la phase de planification afin de mettre en oeuvre la solution retenue et d'atteindre les objectifs du projet.
• L'étape d'exploitation.
   

• Autorisation par une autorité responsable
  
  Ce critère est satisfait après l'étape d'avant‑projet. En effet, à cette étape, il est probable que le projet soit accompli et utilisé pour la fonction prévue initialement.
  
  L'autorisation du projet est appuyée par un dossier d'opportunité.
  
  
• Détermination de la solution informatique retenue
  
  L'établissement doit avoir retenu une solution informatique parmi les options envisagées. Le choix doit être documenté et l'option choisie décrite. À cette étape, la faisabilité technique du projet est démontrée et la période de recherche est terminée.

L'atteinte de ce deuxième critère est essentielle avant de commencer la capitalisation des coûts, car ceux relatifs aux options non retenus sont considérés comme des coûts d'inefficacité, d'option, d'opportunité ou de renonciation reliés à la décision d'acquérir, de construire, de développer ou d'améliorer une immobilisation. Ils ne sont donc pas capitalisés.

À ce sujet, le paragraphe 35 de la Politique de capitalisation des immobilisations stipule que les coûts d'option, d'opportunité ou de renonciation reliés à la décision d'acquérir, de construier, de développer ou d'améliorer une immobilisation ne sont pas capitalisés dans son coût.

De plus, le paragraphe 136 indique que tous les coûts encourus lors de l'étape préalable du projet, également appelé étude d'opportunité, sont passés aux charges du fonds d'exploitation dans l'exercice au cours duquel ils sont engagés.

• Coût directs
  
  Tous les coûts directement liés aux activités de réalisation du développement informatique suivantes sont capitalisables : 
  • Conception : 
    conception administrative et cahier de charges;
    
  • Réalisation : 
    architecture de système, analyse fonctionnelle, réalisation technique incluant les essaies et la documentation systémique, et analyse détaillée des processus;
  • Implantation :
    environnement d'essais, implantation en milieu opérationnel et documentation; 
  • Rodage :
    support après implantation par l'équipe de projet pour une période pouvant varier selon la complexité du projet.
    
    
• Coûts indirects
  
  Les coûts indirects capitalisables comprennent les coûts différentiels spécifiquement liés à la réalisation du projet de développement informatique engagés pour les activités techniques ou administratives. Par exemple, le salaire d'un dirigeant affecté exclusivement au projet.
  
  

Les autres coûts engagés non directement attribuables au projet de développement informatique ou ne donnant lieu à aucun avantage économique futur sont constatés à titre de charges. Par exemple, les frais de fonctionnement, de soutien administratif et de formation des utilisateurs.

Un établissement a comme projet de détenir un système informatique assurant le suivi des dossiers de ses usagers.

Le 15 avril 20X1, les trois options suivantes sont alors envisagées : 

Option 1 : acquérir un logiciel commercial existant;
Option 2 : développer un logiciel à l'interne;
Option 3 :  confier le développement du logiciel à une firme de consultants externes.

Au 31 mai 20X1, l'établissement a engagé des coûts totalisant une somme de 30 M$ répartis entre les activités suivantes : 

Au cours de l'exercice 20X1-20X2, l'établissement a investi un montant de 25 M$ dans la conception et la réalisation de l'option 2. De ce montant, une somme de 15 M$ a été investie à compter du 1^er juin 20X1. 

• Traitement
  
  Le 1^er juin 20X1, les deux critères de capitalisation sont satisfaits, soit l'autorisation du projet par une autorité responsable et la détermination de la solution retenue. Comme mentionné précédemment, il faut que ces deux critères soient respectés avant que ne débute la capitalisation de coûts.
  
  Par conséquent, lorsque l'établissement produit son rapport financier annuel (formulaire AS-471) pour l'exercice clos le 31 mars 20X2, il devra : 
  • Constater dans les charges de l'exercice les coûts totalisant 30 M$ engagés avant le 1^er juin 20X1;
  • Capitaliser les coûts représentant 15 M$ directement attribuables à l'option 2 et engagés à partir du 1^er juin 20X1 (25 M$ - 10 M$).