Ce sous-centre regroupe les activités de confection d'un dossier unique et complet pour chaque usager desservi et traité dans un établissement et celles assurant la conservation, la communication et l’exploitation des données contenues dans ces dossiers.

• Gestion des activités;
• Réception, assemblage et classement des éléments des dossiers;
• Reproduction des éléments des dossiers;
• Analyse quantitative et qualitative;
• Codification des maladies et préparation des index;
• Traitement des dossiers;
• Soutien nécessaire aux demandes de données en recherche, études et évaluations cliniques;
• Protection de la confidentialité;
• Production, diffusion et interprétation des statistiques médicales et administratives;
• Surveillance et contrôle incluant la conception, le développement et l'implantation des méthodes et des procédés^{(Note 3)}.
  
  

Main-d'oeuvre

• Salaires;
• Avantages sociaux généraux;
• Avantages sociaux particuliers;
• Charges sociales.

Autres charges directes

• Services achetés;
• Fournitures et autres charges :
  • microfilms et autres supports pour communication du dossier;
  • fournitures et imprimés relatifs à la constitution des dossiers des usagers utilisés dans le service des archives;
  • frais de récupération des dossiers entreposés à l’extérieur;
  • papeterie, impression et articles de bureau;
  • frais de déplacement, de séjour et d'inscription du personnel;
  • location d'équipement;
  • fournitures et charges diverses.

Notes

1. Les données du c/a sont rapportées en tenant compte des règles et des définitions se retrouvant dans la section C – Données sur les centres d’activités (chapitre 03) et dans les instructions générales de comptabilisation (chapitre 04).
2. Les coûts de transcription des dictées médicales portant sur les résumés de dossiers, les feuilles sommaires, les protocoles opératoires et rapports de consultation ou note d’évolution pour des soins aux unités d’hospitalisation sont imputés au s-c/a 7536 – transcription des dictées médicales, alors que les autres sont imputées au c/a ou au s-c/a approprié.
3. Ce centre ne peut comprendre les activités dont la déclaration est prévue au centre d’activités 7340 – Informatique.
4. Les coûts de la distribution des dossiers sont imputés au s-c/a 7535- Télécommunications et ceux de l’entreposage au c/a 7700 – Fonctionnement des installations. 
   
   

A) L'admission, la visite et l'usager 

Définition et relevé
C'est la somme des admissions, des visites et des usagers, pour la période comprise entre le 1er avril et le 31 mars, et ce, en tenant compte des équivalences suivantes : 

Groupe A = 1
Groupe B = 1/2
Groupe C = 1/3

Groupe A 

1. L'admission 
   
   La direction de l'établissement obtient le renseignement de son registre d'admissions des usagers. C'est le total des admissions, y compris les situations où l’admission n’a pas été retenue à titre d’unité de mesure B, entre le 1^er avril et le 31 mars de l'exercice, des centres et sous-centres d'activités suivants : 6010, 6020, 6030, 6050, 6060, 6080, 6100, 6200, 6270, 6340, 6364, 6365, 6670 et les autres c/a appropriés des CR. 
   
   
2. L'usager, l'examen endoscopique, la visite à l’urgence ou la mise en traitement en radio-oncologie 
   
   C'est le total des unités de mesure énumérées ci-haut et apparaissant aux centres et sous-centres d'activités suivants : 6070, 6170, 6240, 6250, 6330, 6550, 6770, 6840, 6900, 7060 et les c/a appropriés des CR sauf s’ils ont déjà été considérés plus haut et ceux des CLSC. 
   
   
3. Communication de renseignements conservés au dossier de l’usager
   
   C’est le total des demandes de communication de renseignements contenues au dossier et nécessitant sa manipulation. Ces demandes sont reçues par courrier, télécopieur, signées sur place et comprennent les requêtes du coroner, les mandats de perquisition, la préparation de dossiers pour la cour, la consultation des dossiers sur place et le traitement des dossiers d’adoption.
   
   Parmi les demandes ne devant pas faire l’objet d’un décompte, on note :
   
   . les demandes téléphoniques sauf pour une demande d’information médicale par un médecin de l’extérieur n’ayant pas reçu le résultat d’examen qu’il aurait dû recevoir;
   
   . les demandes de dossiers faites dans un autre établissement du réseau. 
   
   
4. Recherche, études et registre provincial
   
   C’est le total des dossiers sélectionnés et sortis ou consultés à l’écran à ces fins par les archivistes. On compte au plus une unité de mesure par dossier, peu importe le nombre d’éléments le constituant, c’est-à-dire le nombre de tomes.
   
   Quand au registre devant constituer une banque de données provinciale, lorsqu’il s’agit du registre des traumatismes du Québec, on compte au plus une unité de mesure par enregistrement. Lorsqu’il est question du système d’information du programme québécois de dépistage du cancer du sein (SI-PQDCS), dans la mesure où la tâche est effectuée par le personnel des archives, on compte une unité de mesure pour tous les formulaires complétés et prévus à cette fin pour la participante ayant pour source le dossier de l’usager.
   
   Les coûts et les unités de mesure relatives au personnel associé à la saisie des données sur le cancer sont rapportés au c/a 7060 – hémato-oncologie.
   
   
   
5. Épuration de dossier
   
   C’est le total de dossiers dont on a détruit des documents selon le calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) On compte au plus une unité de mesure par dossier, peu importe le nombre d’éléments le constituant, c’est-à-dire le nombre de tomes.

Groupe B 

La visite, la présence, l'entrevue, le jour-soins, le traitement ou le jour-traitement

C'est le total des unités de mesure énumérées ci-haut et apparaissant aux centres et sous-centres d'activités suivants : 6280, 6290, 6300, 6680, 6791, 6792, 6861, 6862, 6870, 6880, 7090 et les c/a appropriés des CR. On y ajoute le nombre de chirurgies mineures faites au bloc opératoire (de l’accueil jusqu’au départ de l’usager). 

Groupe C – Classement, reproduction, conservation et sécurité 

1. Classement de rapports d’examens d’imagerie médicale (6830), de médecine nucléaire et TEP (6780) ou de laboratoire (6600) pour les usagers enregistrés
   
   C’est le total des examens en imagerie médicale ou en médecine nucléaire pour la clientèle enregistrée apparaissant au rapport statistique et des procédures en laboratoire pour la clientèle enregistrée dont la collecte est effectuée à partir du Système québécois de mesure de la production des laboratoires.
   
   On inclut, dans ce groupe C, le nombre d’examens ou de procédures pour les usagers enregistrés de ces centres d'activités dans le calcul de l’unité de mesure seulement lorsque le service des archives médicales classe ou numérise les rapports en format papier au dossier médical. 
   
   Dans le cas où un établissement maintient plus d’une installation et que les services des archives ont adopté des façons différentes de faire quant à ces éléments, on appliquera cette règle par installation.
   
   
   
2. Communication à l’extérieur de l’installation des feuilles sommaires, des résumés de dossier ou des AH-280 – urgence et consultation externe ou leur équivalent à la demande du médecin responsable du patient.
   
   On compte au plus une unité de mesure par demande, peu importe le nombre de documents la constituant et le mode de transmission.
   
   Il ne peut s’agir d’opération automatisée.
   
   
   
3. Conservation intégrale de dossiers lors d’une participation à un projet de recherche
   
   C’est le total des dossiers identifiés et conservés dans le cadre d’un projet de recherche clinique, peu importe le support et le nombre de tomes.
   
   
   
4. Attribution des accès
   
   C’est le total de profils d’utilisateurs attribués et qui donnent l’accès au dossier électronique. Le décompte comprend la formation à l’utilisation du dossier électronique par le Service des archives.

Notes

1. La direction de l’établissement doit prévoir les formulaires et les systèmes requis pour permettre la compilation de ces données et en permettre la vérification ; par exemple, conserver les listes de dossiers sortis ou les grilles de collecte de données
   
   
2. Afin de faciliter la compilation de l’unité de mesure, veuillez vous référer au supplément d’informations sous forme de questions et réponses classé ci-après.