Lors de la comptabilisation des activités liées à la recherche, les établissements doivent s’assurer de respecter tous les principes directeurs du Manuel de gestion financière (MGF) dont, notamment, le principe directeur 1.5 qui mentionne que les opérations doivent être comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice.

Dans certains cas, il arrive que l’établissement mette en place une structure organisationnelle qui fait en sorte que les activités de recherche ne sont pas comptabilisées directement dans ses livres. Lorsque c’est le cas, l’établissement doit s’assurer de consolider ligne par ligne toutes les entités qu’il contrôle en vertu du principe directeur 1.4 ‑ Périmètre comptable et méthodes de consolidation. 

De plus, afin d’être en mesure d’identifier le surplus ou le déficit d’un projet lorsqu’il est terminé, et ainsi de respecter le principe directeur 2.2 sur la comptabilisation des revenus et revenus reportés ainsi que le principe 2.14 qui traite des affectations, il est préférable pour l’établissement d’effectuer le suivi des projets de recherche « projet par projet ».  

Ainsi, le fait de comptabiliser les revenus et charges des activités de recherche par chercheur plutôt que par projet, d’utiliser un code de projet unique pour les projets inférieurs à un seuil déterminé, ou de gérer les sommes reçues de façon consolidée sans égard à la provenance des fonds, ne permet pas de déterminer si le surplus relatif à un projet doit être utilisé selon les conditions soumises par l’apporteur des fonds ou encore comptabilisé dans les revenus de l’établissement.

La comptabilisation des revenus au niveau des centres d’activités doit s’effectuer en fonction de la source de financement (s‑c/a 0101 à 0108). Pour ce faire, il pourrait être nécessaire d’effectuer un suivi spécifique par source de financement dans le cadre du suivi des activités de recherche par projet.

De plus, l’établissement doit imputer la subvention reçue dans le centre d’activités associé à l’organisme qui a octroyé la subvention. Dans certains cas, un organisme peut octroyer une subvention à un établissement et celui‑ci doit en redistribuer une partie à un ou plusieurs autres établissements. Il agit donc à titre de fiduciaire pour une portion de la subvention qu’il a encaissée. 

Lorsqu’un établissement agit à titre de fiduciaire, il doit comptabiliser dans ses livres un revenu uniquement pour la portion de la subvention qui lui est attribuable. La portion qui est attribuable à l’autre établissement doit être comptabilisée uniquement dans les postes de l’état de la situation financière de l’établissement fiduciaire.

L’établissement qui reçoit sa part de la subvention en provenance de l’établissement fiduciaire devra alors comptabiliser un revenu dans le centre d’activités associé à l’organisme qui a initialement octroyé la subvention à l’établissement fiduciaire (en fonction de la source première).

Ainsi, lorsqu’un établissement qui agit à titre de fiduciaire transfère une partie d’une subvention à un autre établissement, il doit s’assurer de spécifier la provenance de la subvention à l’établissement qui recevra ultimement la subvention.

Voici un exemple à titre d’illustration :

L’établissement A reçoit une subvention du Fonds de recherche du Québec ‑ Santé (FRQS) d’un montant de 1 000 000 $. Une portion du projet sera effectuée par l’établissement B. Toutefois, l’établissement A ne connaît pas le montant initialement. Lors du déroulement du projet, il est en mesure de déterminer que 300 000 $ doivent être reversés à l’établissement B. 

Établissement A 

Établissement B

L’objectif d’une telle comptabilisation est d’éviter la comptabilisation des revenus en double et de faciliter l’identification des transactions avec les entités apparentées nécessaires aux travaux de consolidation.

2.1 Principales sources de revenus attribuables aux activités de recherche

Prendre note que les revenus comptabilisés dans les centres d’activités 0101 à 0107 doivent exclure les contributions au titre des coûts indirects de la recherche qui sont présentées dans le centre d’activité 0108.

2.1.1 Programmes financés par le Fonds de recherche du Québec — Santé (FRQS) (s-c/a 0101)

2.1.1.1 Infrastructure financée par le FRQS (s-c/a 0101-10) 

Cette subvention supporte les frais d’organisation scientifique et administrative du centre de recherche ainsi que les frais reliés au soutien, à la consolidation et au développement des activités communes essentielles.

2.1.1.2 Développement financé par le FRQS (s-c/a 0101-20)

Cette subvention supporte les frais reliés au rehaussement, au réaménagement ou au soutien des infrastructures de recherche. Elle comporte deux volets, l’un dédié au recrutement de nouveaux chercheurs et l’autre dédié aux infrastructures matérielles et humaines.

L’établissement doit prendre note que le financement reçu relativement aux infrastructures matérielles qui sont capitalisables doit être comptabilisé directement dans le fonds d’immobilisations. 

2.1.1.3 Autres programmes financés par le FRQS (s-c/a 0101-30) 

Subventions pour des projets de recherche, ainsi que des bourses de formation pour les étudiants gradués et des bourses de carrière pour les chercheurs.

2.1.2 Organismes à but non lucratif (s-c/a 0102)

Les revenus provenant des organismes à but non lucratif concernent les entités qui n’ont normalement pas de titres de propriété transférables (actions ou parts sociales) et dont l’organisation et le fonctionnement visent exclusivement des fins sociales, éducatives, professionnelles, religieuses, charitables, de santé, ou toute autre fin à caractère non lucratif. Les membres, les apporteurs (auteurs d’apports) et les autres pourvoyeurs de ressources ne reçoivent en leur qualité aucun rendement financier direct de l’organisme. 

2.1.3 Gouvernement fédéral (s-c/a 0103)

Ces revenus proviennent d’un ministère ou d’un organisme relevant du gouvernement fédéral. Par exemple :

• Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) 
• Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH)
• Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) 

Les revenus provenant de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) ne doivent pas être comptabilisés dans ce s-c/a. Généralement, les subventions reçues de la FCI sont destinées à financer des immobilisations et doivent donc être comptabilisées directement dans le fonds d’immobilisations et non dans les activités accessoires de l’établissement. 

Pour ce qui est des subventions reçues du volet Fonds d’exploitation des infrastructures (FEI) de la FCI, elles doivent être comptabilisées dans le s-c/a 0108 – Coûts indirects et contributions car elles sont destinées à financer une partie des coûts d’exploitation et de maintenance des immobilisations financées par la FCI et sont donc considérées comme une contribution au titre des coûts indirects de la recherche. Dans la situation où certains coûts seraient encourus par les activités principales, une portion correspondante aux dépenses engagées devra être inscrite aux autres revenus des activités principales dans le but d’assurer l’adéquation entre les revenus et les charges encourues. 

2.1.4 Établissements – RRSSS (s-c/a 0104) 

Ces revenus proviennent des établissements de la santé et des services sociaux. Le financement provenant de l’établissement peut être pourvu à même les revenus reportés relatifs aux projets de recherche terminés et des contributions de l’avoir propre de l’établissement.

Pour des fins de simplification, lorsqu’il existe dans de rares situations, des revenus reportés qui sont relatifs à des projets terminés et que les conditions de l’apporteur permettent d’utiliser le solde restant à d’autres fins précises, les soldes des projets terminés peuvent être regroupés plutôt que d’être répartis en fonction de la source première de l’octroi. Ainsi, les revenus devront être comptabilisés dans ce sous-centre d’activités lorsque les sommes relatives aux projets de recherche terminés seront utilisées. 

Lorsqu’un établissement finance des activités de recherche à même une contribution de son avoir propre, il est important de noter qu’aucun revenu n’apparaîtra dans le centre d’activités pour cette contribution. Le déficit du centre d’activités sera assumé par les surplus (déficits) cumulés du fonds d’exploitation de l’établissement. De plus, l’utilisation de l’avoir propre à l’égard des montants non affectés ou de ceux grevés d’affectations ne doit pas, distinctement, avoir pour effet de rendre le solde de ces derniers déficitaires.  

Exemple :

Surplus (déficit) cumulé au 31 mars 20X1
      Affectation d’origine interne                          75 000 $

État des résultats - exercice 20X2
      Déficit de l’exercice au s-c/a 0104               (50 000) $

Surplus (déficit) cumulé au 31 mars 20X2
      Affectation d’origine interne                          25 000 $

Pour ce qui est des montants versés par un autre établissement du réseau à titre de fiduciaire relativement à une subvention provenant d’un autre organisme, ils doivent être comptabilisés dans le sous-centre d’activités associé à l’organisme qui a octroyé la subvention (voir exemple au point 2). 

2.1.5 Autres organismes québécois (s-c/a 0105)

Ces revenus proviennent des ministères et organismes relevant du gouvernement du Québec. Ces revenus excluent les projets financés par le FRQS (s-c/a 0101) et les établissements (s-c/a 0104).

Les entités suivantes sont des exemples d’entités entrant dans cette catégorie : 

• Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) 
• Génome Québec 
• Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) 
• Les établissements d’enseignement québécois tels que les universités 
• Fonds de recherche du Québec – Société et culture  

2.1.6 Entreprises privées (s-c/a 0106) 

Ces revenus proviennent de l'entreprise privée (industrie ou société en commandite). En vertu de la circulaire codifiée 03.01.41.18, les octrois provenant des entreprises privées sont sujets à une contribution au titre des coûts indirects de la recherche. Afin d’éviter qu’une portion des revenus des entreprises privées ne soit comptabilisée en double, les portions respectives des revenus reliés à la contribution au titre des coûts indirects de la recherche sont présentées directement au sous-centre d’activités 0108, ainsi que dans les autres revenus des activités principales. En conséquence, les revenus comptabilisés au souscentre d’activités 0106 doivent exclure la contribution au titre des coûts indirects de la recherche. 

Exemple de comptabilisation d’une subvention provenant d’une entreprise privée et des coûts indirects de la recherche : 

L’établissement reçoit une subvention totale de 1 300 000 $ d’une entreprise privée incluant la contribution au titre des frais indirects de recherche de 30 %.

2.1.7 Autres organismes (s-c/a 0107) 

Ces revenus proviennent d’organismes qui diffèrent de ceux mentionnés ci-haut. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’organismes qui doivent être comptabilisés dans cette catégorie :

• National Institutes of Health (USA); 
• Organisation mondiale de la Santé (OMS); 
• Ministères et organismes relevant des gouvernements d'autres provinces canadiennes ou d'autres pays; 
• Institutions d’enseignement ou de santé hors Québec.

2.1.8 Contribution au titre des coûts indirects de la recherche (s-c/a 0108) 

L’octroi d’une subvention à un établissement pour un projet de recherche est généralement sujet à une contribution additionnelle destinée à couvrir les coûts indirects de la recherche. Cette contribution vise à couvrir 2 types de coûts indirects :

• Les coûts indirects de recherche reliés à l’organisation scientifique et administrative de la recherche et des dépenses reliées à la consolidation et au développement des activités communes essentielles à la réalisation des activités de recherche. 
  
  Ces revenus sont présentés à titre de revenus d’autres sources au niveau des activités accessoires (s-c/a 0108 « coûts indirects et contributions »). 
  
  
• Les coûts indirects de recherche reliés aux services administratifs, notamment le Comité d’éthique de la recherche, ainsi que les coûts reliés aux installations et aux équipements de recherche encourus par les activités principales du fonds d’exploitation.
  
  Ces revenus sont présentés dans les autres revenus des activités principales à titre de contribution au titre des coûts indirects de la recherche.

La contribution au titre des coûts indirects de recherche peut être reportée au même rythme que les revenus relatifs au financement des projets de recherche auxquels elle est rattachée, puisque ce financement sert à financer les coûts indirects de la recherche durant la durée du projet.

La contribution au titre des coûts indirects de la recherche en provenance de l’entreprise privée est prévue au point b) de la circulaire codifiée 03.01.41.18. Une contribution au titre des coûts indirects peut également provenir d’autres organismes subventionnaires tels le FRQS, les organismes à but non lucratif et les autres organismes. 

Comme il est mentionné au point 2.1.3, les subventions reçues du volet Fonds d’exploitation des infrastructures (FEI) de la FCI, doivent être comptabilisées dans le présent centre d’activités. Celles-ci sont destinées à financer une partie des coûts d’exploitation et de maintenance des immobilisations financées par la FCI et sont donc considérées comme une contribution au titre des coûts indirects de la recherche. 

Lorsqu’un établissement reçoit et gère une subvention dans le cadre d’un projet multicentrique, il doit prévoir le transfert de la contribution au titre des coûts indirects de la recherche lors du transfert des sommes à d’autres établissements à moins que ce ne soit spécifié autrement dans le contrat.

3.1 Coûts directs

Les coûts directs de la recherche sont spécifiquement engagés pour la réalisation d’un projet de recherche. On peut généralement les identifier de manière aisée et non arbitraire. 

Les coûts suivants, sans être nécessairement exhaustifs, peuvent être identifiés comme des coûts directs de recherche :

• Les honoraires, les salaires, les avantages sociaux et les autres charges sociales incluant la variation annuelle des frais courus pour les divers éléments salariaux (vacances, maladie, etc., et charges sociales afférentes) pour réaliser et pour coordonner le projet de recherche, incluant les chercheurs-boursiers et les honoraires professionnels payés aux chercheurs principaux directement par une entreprise ou un organisme pourvoyeur de fonds de recherche. Ces chercheurs travaillent dans les installations de l’établissement;
• Les coûts de déplacement, de séjour et de participation à des conférences des chercheurs et de l’équipe de recherche incluant la diffusion scientifique; 
• Les coûts de déplacement des collaborateurs externes (exemple : chercheurs associés ou de recrues potentielles) au projet de recherche;Les fournitures de bureau et de laboratoire de recherche; 
• Les fournitures de bureaux et de laboratoire de recherche; 
• Les médicaments, sauf ceux fournis gratuitement par une compagnie pharmaceutique pour la réalisation du projet;
• Les coûts d’acquisition de matériaux, sauf dans le cas où ils sont fournis gracieusement par l’entreprise ou l’organisme contractant; 
• Les coûts de financement ou d’acquisition d’immobilisations à des fins de recherche, sauf si ces coûts sont assumés par un tiers. En ce qui a trait à la présentation et à la comptabilisation des coûts relatifs aux immobilisations, il faut référer au chapitre 3, section A — Activités accessoires; 
• Les coûts de location, d’accès, d’utilisation, d’entretien et de réparation des équipements; 
• Les coûts d’examens pour des services diagnostiques et autres services médicaux, tels que laboratoires et radiologie; 
• Les coûts reliés aux technologies de l’information, à l’audiovisuel, la documentation, les communications, les publications et la publicité; 
• Achat et per diem des animaux de laboratoire;
• Les coûts reliés à l’organisation de colloques et de conférences; 
• Les coûts reliés à l’acquisition de licences de propriété intellectuelle requises pour la valorisation des résultats de la recherche (licences, brevets…); 
• Les coûts d’hospitalisation, les coûts de chirurgie et de médecine d’un jour et les coûts ambulatoires engendrés par le projet de recherche; 
• La compensation accordée aux usagers (sujets) pour participer au projet de recherche ainsi que les coûts de déplacement et de séjour des usagers (sujets) à l’extérieur de l’hôpital; 
• Tous les autres coûts directs engendrés par le projet de recherche.

3.2 Coûts indirects 

Les coûts indirects de la recherche sont des frais généraux engagés pour permettre d’accomplir des activités de recherche. Il s’agit de coûts communs à un ensemble d’activités de recherche ou à l’ensemble des missions de l’établissement, que l’on ne peut facilement imputer à un projet de recherche spécifique de manière non arbitraire.

Les coûts indirects comprennent les coûts de la recherche reliés :

3.2.1 Coûts reliés à l’organisation scientifique et administrative de la recherche et des dépenses reliées à la consolidation et au développement des activités communes essentielles à la réalisation des activités de recherche; 

3.2.2 Coûts reliés aux services administratifs, de même que les coûts reliés à l’accès, l’utilisation, l’entretien et les réparations des espaces, des installations et des équipements de recherche.  

Ces coûts incluent notamment : 

• Coûts reliés aux services administratifs
  • Les coûts reliés au comité d’éthique de la recherche; 
  • Les coûts d’administration incluant le soutien administratif; 
    Cela comprend notamment les coûts inhérents à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles, ainsi que les frais juridiques; 
  • Les coûts reliés à l’informatique et aux technologies de l’information; 
    Les besoins en informatique pour exécuter les travaux de recherches spécifiques à un projet sont des coûts directs du projet; 
  • Les coûts reliés aux activités de la bibliothèque; 
    Ces coûts incluent l’achat de documentation ainsi que les abonnements à des périodiques ou banques de données; 
  • Les coûts d’audiovisuels; 
  • Les coûts des assurances responsabilité, incendie et autres; 
  • Les coûts de publicité et de représentation défrayés par l’établissement pour l’ensemble des activités de recherche; 
  • Les coûts reliés aux activités de support relatives aux archives, aux télécommunications et aux communications (frais de poste, appels interurbains, télécopieur, papeterie, photocopie et reproduction de documents); 
  • Les coûts reliés aux autres services utilisés par la recherche. Par ailleurs, les coûts de valorisation des résultats de la recherche ne font pas partie des coûts indirects.
• Coûts reliés aux espaces², aux installations² et aux équipements² 
  
  Par exemple :
  • Les coûts d’entretien et de réparation reliés aux installations et aux espaces occupés par la recherche ainsi qu’aux équipements alloués aux activités de recherche. Ceci inclut les coûts reliés au génie biomédical, mais exclut évidemment les contrats de service d’équipement scientifique de pointe, exclusivement dédiés aux travaux de recherche d’un projet spécifique qui sont des coûts directs; 
  • Les coûts de fonctionnement (incluant les coûts de location) reliés aux installations et aux espaces occupés par la recherche ainsi que ceux reliés aux équipements alloués aux activités de recherche; 
  • Les coûts d’entretien ménager, des matières dangereuses et de gestion des déchets biomédicaux; 
  • Les coûts de sécurité des lieux où se déroulent les activités de recherche; 
  • Les coûts reliés à l’entretien des animaleries, des salles d’opération pour animaux et des salles de culture; 
  • Les coûts assumés pour la buanderie, la lingerie, les uniformes, la literie et pour les services alimentaires; 
  • Les coûts reliés à des dépenses de nature capitalisable financées par le budget de fonctionnement de l’établissement. Les règles relatives à la capitalisation des immobilisations sont décrites au chapitre 3, section A, point 3 « Immobilisations ».  
• Tous les autres coûts indirects de la recherche ne pouvant être rattachés spécifiquement à un projet de recherche. 

3.3 Coûts directs et indirects de recherche encourus à l’intérieur des différents centres d’activités des activités principales

Les coûts directs de recherche encourus à l’intérieur de différents centres d’activités des activités principales doivent être imputés aux sous-centres d’activités de recherche concernés. Puisqu’aucune facturation entre centres d’activités ne peut être réalisée, l’établissement procède alors par un transfert de frais généraux (voir chapitre 3, section A).

Tous les coûts indirects reliés à la recherche et qui sont supportés par les centres d’activités des activités principales demeurent dans ces centres d’activités et ne sont pas, par conséquent, transférés aux divers sous-centres d’activités des activités accessoires de la recherche. 

Les frais indirects de la recherche qui sont encourus à des fins exclusives de recherche (dépenses visées au point 3.2.2) sont imputés aux sous-centres d’activités des activités accessoires de la recherche selon les modalités décrites au chapitre 04 du MGF.  

Lorsque les sommes reçues excédent les coûts de la réalisation du projet (ou de l’activité) selon les fins prescrites à l’entente, cet excédent doit être inscrit comme revenu dans l’exercice au cours duquel le projet (ou l’activité) est terminé, sauf si l’entente prévoit l’utilisation du solde à d’autres fins prescrites. De même, si une nouvelle entente écrite est conclue entre les parties, il est possible de comptabiliser un revenu reporté, si cette entente prévoit les fins pour lesquelles le solde doit être utilisé.

Le solde des contributions d’origine externe à l’égard des projets de recherche terminés qui ne peuvent donner lieu à l’inscription d’un revenu reporté, peut être identifié à l’avoir propre de l’établissement à titre d’affectations d’origine interne. Ce solde ne doit être utilisé que dans le cadre de projets de recherche (démarrage de nouveaux projets et consolidation de projets en cours) en lien avec les activités de recherche de l’établissement.

De plus, lorsque des projets de recherche présentent des soldes déficitaires, ceux-ci ne peuvent être appliqués à l’encontre des revenus reportés d’autres projets car ces revenus reportés doivent généralement être destinés à des fins spécifiques.

On entend par infrastructure de recherche, les équipements, les collections scientifiques, les logiciels, les bases de données et les liens de communication qui sont ou qui seront utilisés principalement pour mener des activités de recherche. 

L’infrastructure est nécessaire et appropriée pour mener à bien les activités de recherche ou de développement technologique. L’utilisation de l’infrastructure est maximisée par sa mise en commun entre les établissements et les différents secteurs (privé, public et à but non lucratif) et peut l’être à travers la région, le pays et dans le monde. 

Les infrastructures font habituellement l’objet d’un financement partagé, entre autres, par la FCI et par l’établissement. Les coûts d'exploitation et d'entretien directement liés à l'utilisation des infrastructures peuvent faire l'objet d'une aide financière pour une période déterminée par le FEI. 

Les subventions reçues du FEI et qui sont destinées à financer les coûts d’exploitation et de maintenance peuvent généralement être reportées. L’établissement doit se référer au Guide des politiques et des programmes de la FCI concernant les modalités de versement relatives aux ententes de contribution financière du FEI. 

Toutefois, les revenus facturés à d’autres utilisateurs pour la fourniture de services en lien avec la plateforme, doivent être constatés aux résultats de l’exercice et ne peuvent faire l’objet d’un report, et ce, tant durant la période du projet que lorsque celui-ci a pris fin. 

Compte tenu de sa volonté d’encourager les initiatives en recherche, le ministère de la Santé et des Services sociaux accepte que les revenus nets découlant de l’opération des infrastructures de recherche (plateforme) fassent l’objet d’une affectation d’origine interne et soient identifiés à cette fin dans les surplus (déficits) cumulés de l’établissement. Cette affectation sera toutefois sujette au respect du principe directeur 2.14 traitant des affectations et des conditions suivantes :

• L’affectation doit être autorisée par le conseil d’administration de l’établissement; 
• Le montant grevé d’une affectation doit au maximum correspondre aux revenus annuels nets découlant de l’opération des infrastructures de recherche (plateforme). Toutefois, l’affectation ne peut excéder le surplus annuel de l’exercice du fonds d’exploitation; 
• L’affectation aux surplus (déficits) cumulés est possible uniquement si l’établissement respecte la Loi sur l’équilibre budgétaire du réseau public de la santé et des services sociaux (chapitre E‑12.0001) pour l’exercice en cours; 
• Les sommes ainsi affectées devront être utilisées pour financer l’exploitation et le maintien des plateformes ainsi que le remplacement éventuel des équipements liés à celles-ci.