La présente circulaire a pour but de transmettre aux établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) et à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik (RRSSS du Nunavik) la version 2023-2024 du formulaire « AS-471 - Rapport financier annuel » et de les informer de certains éléments à considérer lors de la préparation et la transmission du rapport financier annuel (formulaire AS-471) (RFA (AS-471)) au 31 mars 2024.

Afin d'alléger le texte, tout ce qui est applicable aux établissements publics est également applicable à la RRSSS du Nunavik. 

Les établissements publics et les établissements privés conventionnés (EPC) du RSSS doivent transmettre au ministre de la Santé et des Services sociaux leur RFA (AS-471) dûment complété selon la forme prescrite par celui-ci, et ce, en vertu :

• des articles 279, 295, 300 et 395 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS) (RLRQ, chapitre S-4.2);
• de l'article 141 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (RLRQ, chapitre S-5);
• de l’article 5 de la Loi modifiant l’organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l’abolition des agences régionales (2015, chapitre 1, RLRQ, chapitre O-7.2).

Ainsi, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) met à jour annuellement le RFA (AS-471) afin de tenir compte :

• de l’entrée en vigueur de nouvelles normes comptables canadiennes pour le secteur public émises par CPA Canada et applicables aux entités du RSSS;
• de nouveaux besoins d’information du MSSS, ainsi que ceux du Contrôleur des finances, aux fins de la préparation des états financiers consolidés du gouvernement du Québec.

De plus, à la suite de l’entrée en vigueur du deuxième alinéa de l’article 295 de la LSSSS, le 1^er février 2013, le RFA (AS-471) d’un établissement public du RSSS doit être publié sur son site Internet dans un délai de 30 jours suivant son adoption par son conseil d’administration. Cette obligation s’applique toujours pour le RFA (AS-471) au 31 mars 2024.

Préalablement, les établissements du RSSS doivent :

• obtenir, s’il y a lieu, le consentement de l’auditeur indépendant selon les directives de la lettre de mission convenue avec celui-ci;
• s’assurer que la version qui sera publiée sur le site Internet ne contienne que des renseignements personnels à caractère public (tels que le nom, le titre, la fonction, la classification et le traitement), notamment dans les informations contenues à l’annexe B.
  
  

Les établissements du RSSS complètent les informations requises au RFA (AS-471) en considérant tous les éléments mentionnés dans les documents suivants :

• Annexe 1 : Mise à jour 2023-2024 du rapport financier annuel (formulaire AS-471) - Liste des principales modifications

Prendre note qu'une version préliminaire de l'annexe 1 est publiée alors qu'une version finale sera transmise par voie de message à la présente circulaire.

• Annexe 2 : Rapport de l’auditeur indépendant sur les critères d’accréditation de l’application LPRG-Web et liste des modifications postérieures à l’audit

Prendre note que le rapport de l’auditeur indépendant sera transmis par voie de message à la présente circulaire.

• Annexe 3 : Éléments particuliers à considérer lors de la production du rapport financier annuel (formulaire AS-471) au 31 mars 2024

Prendre note qu'une version préliminaire de l'annexe 3 est publiée alors qu'une version finale sera transmise par voie de message à la présente circulaire.

• Annexe 4 : Éléments particuliers applicables aux établissements privés conventionnés

Prendre note que l'annexe 4 sera transmise par voie de message à la présente circulaire. 

• Annexe 5 : LPRG-WEB : Éléments à considérer lors de la production du rapport financier annuel (formulaire AS-471) au 31 mars 2024

Prendre note qu'une version préliminaire de l'annexe 5 est publiée alors qu'une version finale sera transmise par voie de message à la présente circulaire.

• Annexe 6 : Travaux demandés à l’auditeur indépendant

• Annexe 7 : Notes complémentaires modèles aux états financiers

Prendre note que l'annexe 7 sera transmise par voie de message à la présente circulaire.

• Annexe 8 : Livrables associés à la consolidation des états financiers du RSSS à ceux du gouvernement

Prendre note que l'annexe 8 sera transmise par voie de message à la présente circulaire. 

• Annexe 9 : Procédure de comptabilisation d’un engagement non assujetti au rectificatif post-budgétaire

Prendre note que cette annexe s’adresse seulement aux EPC.

Prendre note que l'annexe 9 sera transmise par voie de message à la présente circulaire.

• Annexe 10 : Informations complémentaires au rapport financier annuel (formulaire AS-471)

Prendre note que cette annexe s’adresse seulement aux EPC.

Prendre note que l'annexe 10 sera transmise par voie de message à la présente circulaire. 

• Annexe 11 : Précisions concernant le périmètre comptable du gouvernement du Québec

Cet outil présenté dans un fichier Excel vise à faciliter l’identification des opérations grâce à la fonction « Tri ».

Prendre note que l'annexe 11 sera transmise par voie de message à la présente circulaire. 

• Annexe 12 : Principales anomalies relevées au rapport financier annuel 2022-2023

Prendre note que l'annexe 12 sera transmise par voie de message à la présente circulaire.

Exception faite pour certaines informations ciblées à l’annexe 8, les établissements publics du RSSS doivent transmettre les documents requis au plus tard le 15 juin 2024.

Pour leur part, les EPC ont jusqu’au 30 juin 2024 pour les transmettre.

Les établissements publics du RSSS ont une échéance plus hâtive que les EPC dû au fait que leurs états financiers doivent être intégrés aux états financiers consolidés du gouvernement du Québec. 

Un établissement qui désire amender son RFA (AS‑471) audité après la transmission de sa version finale devra procéder de la façon suivante : 

Intervention du ministère de la Santé et des Services sociaux

L’établissement devra adresser une demande par l’entremise de la boîte courriel rapfin@msss.gouv.qc.ca pour obtenir l’accès au bouton « Amender un rapport » de l’application informatique LPRG‑Web. L’établissement sera alors en mesure d’effectuer les correctifs au RFA (AS‑471) qui aura le statut « en production » version 1.1.

Intervention de l’établissement

Une fois les correctifs apportés, l’établissement devra changer le statut du RFA (AS‑471) pour « en approbation » version 1.5. Un nouveau timbre valideur lui sera alors attribué.

L’établissement devra à nouveau obtenir les signatures requises et numériser toutes les pages de type « approbation » (pages 100, 119, 120 et 124) portant le nouveau timbre valideur et les nouvelles signatures avant de modifier le statut du RFA (AS‑471) pour « Final ».

La production du RFA (AS‑471) en statut « Final », version 2.0, génère la transmission électronique d’un nouveau fichier amendé en PDF à la bibliothèque de l’application informatique LPRG‑Web. Ainsi, l’établissement n’aura aucun document ou fichier à faire parvenir au MSSS.

Les corrections pertinentes devront être apportées également aux rapports statistiques annuels, le cas échéant. 

Date limite pour les modifications