Cette circulaire présente une révision de la politique ministérielle concernant la contribution de l’entreprise privée dans le cadre d’activités de recherche. Cette révision vise à apporter une clarification entourant les frais indirects de la recherche (FIR) générés par l’entreprise privée lors de la réalisation de projets de recherche dans les établissements de santé et de services sociaux publics, ainsi que dans les centres et instituts de recherche liés à un établissement de santé et de services sociaux.

En vigueur depuis le 1^er avril 2003 et mise à jour le 1^er avril 2023, cette circulaire s’applique aux contrats de recherche et aux subventions provenant de l’entreprise privée obtenus par un établissement de santé et de services sociaux incluant les centres et instituts de recherche liés à un établissement de santé et de services sociaux à compter de sa mise en vigueur. Les activités de recherche qui en découlent sont réalisées en tout ou en partie dans un établissement et sont effectuées par un ou des chercheurs ou un ou des cliniciens affiliés à cet établissement et y détenant un statut de chercheur ou des privilèges de recherche.

Dans le cas d’un montage financier, la partie du contrat de recherche ou de la subvention se rapportant à l’entreprise privée est assujettie à l’application de la présente politique.

a) Coûts de recherche

Le chapitre 1 du Manuel de gestion financière énumère les différents coûts directs découlant d’un contrat de recherche ou d’une subvention  devant être facturés à l’entreprise privée. Tous les coûts directs financés par un contrat de recherche ou une subvention doivent être prévus par l’établissement. Ces coûts doivent être établis sur la base des coûts anticipés des biens et services requis. Cependant, le contrat de recherche ou la subvention peut contenir une clause d'ajustement des prix, s'il y a lieu.  

b) Contribution au titre des coûts indirects de la recherche

Pour tout contrat de recherche  ou toute subvention  provenant des entreprises privées, une contribution aux coûts indirects doit être calculée en se basant sur l’ensemble des coûts directs de recherche identifiés au contrat ou à la subvention. Cette contribution est établie à un taux minimum de 30 % pour l’entreprise privée.    L'établissement peut décider de ne pas appliquer cette disposition aux contrats ou subventions pour lesquels l’établissement ou le chercheur ne cède pas la propriété intellectuelle à l’entreprise privée. 

Les frais engagés auprès d’un tiers et remboursés par l’entreprise privée n’entrent pas dans le calcul des frais indirects. Pour ces frais remboursés, la contribution à titre de coûts indirects s’applique uniquement aux frais de gestion chargés par l’établissement pour procéder au traitement de ces remboursements. 

Les sommes recueillies par les coûts indirects doivent être partagées en deux : 

• 18 % servent à couvrir prioritairement les coûts indirects d’infrastructure de recherche non financés directement par les pourvoyeurs de fonds de la recherche. Ces frais ne peuvent pas être imputés directement à un projet de recherche spécifique étant donné qu’ils sont des coûts communs reliés aux activités de recherche. Le solde, le cas échéant, peut servir à financer des activités de recherche non contractuelles, en fonction des priorités établies par le directeur scientifique ou le responsable de la recherche ;
• le reste des sommes recueillies (minimum 12 %) sert à couvrir les coûts indirects de recherche reliés aux services administratifs ainsi que les coûts reliés aux installations et aux équipements de recherche encourus par les activités principales du fonds d’exploitation.

Prendre note qu'un complément d'information en regard des contributions à titre de FIR provenant des ministères et organismes du gouvernement du Québec se retrouve dans l'annexe 1 de la circulaire 2023-015. 

c) Approbation

Conformément au « Cadre de référence ministériel pour la recherche avec des participants humains » d’octobre 2020, l’établissement doit s’assurer que le triple examen a été effectué pour chaque activité de recherche à réaliser sous ses auspices dont l’examen de convenance. Pour cela, le chercheur doit identifier tous les travaux qui se déroulent dans l’établissement, le centre ou l’institut dans le cadre de l’activité de recherche. L’établissement évalue ceux-ci lors de son examen de convenance. Il procède également à une évaluation financière des travaux réalisés dans le cadre de l’activité de recherche.

Tout contrat de recherche ou toute subvention provenant des entreprises privées doit être révisé par une instance préalablement identifiée par l’établissement, le centre ou l’institut de recherche.

Pour l’établissement, les contrats de recherche ou subventions doivent être signés  par le président-directeur général de l’établissement, ou son représentant.    

De plus, toute personne ou entité désignée par les parties présentes au contrat de recherche ou à la subvention devra également signer ces contrats. 

d) Comptabilisation et reddition de comptes

Toutes les règles relatives à la comptabilisation des activités de recherche, à l’identification des coûts de recherche et les règles relatives à la reddition de comptes, se retrouvent au Manuel de gestion financière (Vol. 1, Chap. 01 et 04, c/a 0100). Ces règles s’appliquent à tout établissement de santé et de services sociaux incluant les centres et instituts de recherche liés à un établissement de santé et de services sociaux.