La présente circulaire a pour but de transmettre aux établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) la version 2024-2025 du budget détaillé (formulaire RR-446), ci-après «budget détaillé», et de les informer de certains éléments à considérer lors de la préparation et de la transmission du budget détaillé 2024‑2025. 

En vertu des articles 3 et 4 de la Loi sur l’équilibre budgétaire du réseau public de la santé et des services sociaux (RLRQ, chapitre E-12.0001), ci-après la Loi, un établissement public du RSSS doit, en cours d'année financière, maintenir l’équilibre entre ses dépenses et ses revenus et ne doit encourir de déficit à la fin d'une année financière.  

Les établissements publics du RSSS doivent transmettre au ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) leur budget détaillé dûment complété selon la forme prescrite. Les établissements publics du RSSS doivent compléter les informations requises et établir un plan d’équilibre budgétaire (PEB), le cas échéant, en considérant tous les éléments mentionnés dans la présente circulaire et dans les documents suivants :

• Annexe 1 : Mise à jour 2024-2025 du budget détaillé (formulaire RR-446) - Liste des principales modifications 
• Annexe 2 : Lettre de déclaration type
• Annexe 3 : Exemple de résolution du conseil d’administration
• Annexe 4 : Guide du plan d’équilibre budgétaire (PEB)
• Annexe 5 : Grille d’analyse des mesures de redressement budgétaire 
• Annexe 6 : LPRG-Web : Éléments à considérer lors de la production du budget détaillé (formulaire RR-446) 2024-2025
• Annexe 7 : Suivi des mesures de redressement budgétaire

À la suite du discours du budget le 12 mars 2024, le MSSS signifiera à chaque établissement public du RSSS l’enveloppe budgétaire initiale lui étant consentie pour l’exercice financier 2024-2025.

En vertu de l’article 3 de la Loi, un établissement public du RSSS doit, en cours d’année financière, maintenir l’équilibre budgétaire entre ses dépenses et ses revenus. Cette exigence légale s’applique sur les résultats globaux de l’établissement (Manuel de gestion financière, Principe directeur 3.4 du chapitre 01). 

Également, aux articles 4 et 7 de la Loi, le conseil d’administration (C. A.) de l'établissement public du RSSS doit adopter un budget en équilibre, et ce, aux résultats combinés du Fonds d'exploitation et du Fonds d'immobilisations, dans les trois semaines suivant la date où le MSSS leur a fait connaître les sommes qu’il affecte à leur budget pour l’exercice financier concerné.

En vertu de l'article 10 de la Loi, le dirigeant d'un établissement public doit, s'il est d'avis que le maintien de l'équilibre budgétaire de l'établissement est menacé au cours d'une année financière, en informer sans retard le C. A. de l'établissement. 

Par conséquent, la préparation d'un PEB est requise lorsque le budget détaillé d’un établissement public du RSSS présente une perspective déficitaire au Fonds d’exploitation, au 31 mars de l’année financière concernée. Dans ce contexte, l’établissement public du RSSS doit élaborer et soumettre au MSSS un PEB dûment approuvé par son C. A., et ce, simultanément avec son budget détaillé. 

Dans le cas où un PEB est en cours d’approbation au moment où l’établissement public du RSSS produit son budget détaillé ou que des mesures de redressement sont nécessaires pour atteindre l’équilibre budgétaire, l’établissement doit présenter à la ligne 28 de la page 100-00 du budget détaillé le montant estimé des mesures à être approuvées par le MSSS.  

Dans le cas où l'établissement public du RSSS prévoit utiliser des surplus cumulés pour couvrir, en tout ou en partie, un déficit, il ne doit pas présenter cette utilisation à titre de mesure dans un PEB. Toutefois, il devra l'indiquer dans sa lettre de déclaration. Il devra également fournir l'information pour permettre au MSSS d'apprécier le respect de l'utilisation des surplus cumulés. 

Le dépôt ou non d'un PEB au MSSS ne soustrait en aucun temps le C. A. d'un établissement public du RSSS de son obligation de respecter l'article 3 de la Loi.

MSSS

Le MSSS est responsable de l'application de la Loi. Ainsi, conformément à l'article 11 et 14 de la Loi, lorsque la situation financière d'un établissement le justifie et que le maintien de l'équilibre budgétaire d'un établissement public du RSSS est menacé, il peut établir des mécanismes de contrôle afin de s'assurer de l'atteinte de l'objectif de la présente Loi. Il peut notamment pour un établissement public du RSSS :  

• exiger la mise en place d'un programme d'évaluation ou de vérification interne;
• émettre des directives sur la gestion des ressources humaines, budgétaires, matérielles ou informationnelles; 
• assumer l'administration provisoire de l'établissement. 

Les établissements publics du RSSS doivent obligatoirement produire un budget détaillé dans la forme et le format prescrits, lequel comprend : 

• une copie numérisée de la résolution du C. A. à l’égard de l’adoption du budget détaillé (annexe 3); 
• une copie numérisée de la lettre de déclaration (annexe 2) signée par le président-directeur général ou le directeur général de l’établissement attestant, notamment de :    
  • l’adoption du budget détaillé de l’exercice financier concerné en surplus ou en équilibre budgétaire, en précisant la date d’adoption par le C. A. ainsi que les résultats qui en découlent;
  • l’engagement de l’établissement à :    
    • respecter l’obligation d’équilibre budgétaire sur la base de résultats établis en conformité avec la Loi, et le référentiel comptable du secteur public applicable aux établissements du RSSS, pour l’exercice financier visé, parmi ses priorités de gestion;
    • présenter une information financière claire, fidèle et détaillée au budget, en faisant état, au besoin et par voie de notes, des sommes non distribuées dans les centres d’activités ainsi que des postes affectés par ces dernières;  
    • élaborer un budget détaillé sur la base d’un niveau de revenus autorisés formellement par le MSSS et de dépenses historiques; 
    • présenter par voie de note, les variations significatives des dépenses historiques; 
    • inscrire seulement les comptes à recevoir qui ont fait l'objet d'une autorisation formelle, soit par voie de lettre ou par le biais d'une circulaire/directive du MSSS; 
    • prendre les dispositions permettant d’assurer un suivi périodique rigoureux de la situation financière de l’établissement et en faire état, conformément aux circulaires en vigueur; 
    • aviser sans délai le C. A. et le MSSS de toute situation pouvant compromettre l’équilibre budgétaire et financier de l’exercice financier concerné; 
    • le cas échéant, assurer un suivi rigoureux de la réalisation de toutes les mesures de redressement budgétaire intégrées à la planification budgétaire; 
    • confirmer que les mesures approuvées précédemment n'ont pas d'effet défavorable sur l'accessibilité des services à la population ni sur la qualité en hygiène et salubrité de ses installations; 
    • confirmer qu’aucun événement n'est survenu ou n’est sur le point de survenir et qu’aucun fait n’a été découvert jusqu’à ce jour pouvant avoir un effet significatif sur les prévisions financières de l’établissement pour l’exercice financier en cours. 
• Le cas échéant, l'établissement public du RSSS doit produire un PEB présentant les mesures de redressement requises pour assurer l’équilibre budgétaire et financier au fonds d’exploitation au 31 mars 2025. Le PEB proposé doit notamment :    
  • être présenté sous la forme prescrite à l’annexe 5 « Grille d’analyse des mesures de redressement budgétaire » de la présente circulaire; 
  • faire état de l’impact potentiel de la réalisation de chacune des mesures de redressement sur l’accessibilité et la qualité des services à la population et sur le personnel. 
  • être dûment approuvé par le C. A. de l'établissement. Une copie de la résolution doit être transmise au MSSS. 

L'annexe 4 de la présente circulaire présente un guide détaillé, expliquant la marche à suivre pour remplir la grille d'analyse.

Bien que l'article 10 de la Loi prévoit que le PEB doit être soumis au MSSS et approuvé avec ou sans modification, les mesures de redressement établies n’ayant pas d’impact sur l’organisation des services, particulièrement sur l’accès aux soins et aux services et ne contrevenant pas à une norme ou aux directives ministérielles ou gouvernementales doivent être réalisées sans délai. 

Dans le cadre de la planification budgétaire, l'établissement public du RSSS doit transmettre au MSSS : 

• le budget détaillé pour l’exercice financier 2024-2025 avec l’application LPRG-Web située au https://www.lprg.rtss.qc.ca/;
• le cas échéant, un PEB dûment adopté par le C. A. ainsi qu’une copie de la résolution adoptant ce PEB à l’adresse : sfrp@msss.gouv.qc.ca, à l’attention de madame Kathleen Munger, sous-ministre adjointe. Une version en format Excel du PEB doit aussi être incluse dans l’envoi;
• le cas échéant, un suivi des mesures du PEB sous la forme prescrite à l'annexe 7 « Suivi des mesures de redressement budgétaire » de la présente circulaire. 

Les établissements publics du RSSS doivent transmettre les documents requis dans les trois semaines suivant la date où le MSSS leur a fait connaître leur budget.